KIO 2558/21 WYROK dnia 27 września 2021 r.

Sygn. akt: KIO 2558/21 

WYROK 

z dnia 27 września 2021 r. 

Krajowa Izba Odwoławcza - w składzie: 

Przewodniczący:  

Katarzyna Odrzywolska  

Członkowie:   

Anna Osiecka 

Andrzej Niwicki 

Protokolant:   

Adam Skowroński 

po  rozpoznaniu  na  rozprawie  w  dniu  21  września  2021  r.  w  Warszawie,  odwołania 

wniesionego  do  Prezesa  Krajowej  Izby  Odwoławczej  w  dniu  30  sierpnia  2021  r.  przez 

wykonawcę: Poczta Polska S.A. z siedzibą w Warszawie  

w postępowaniu prowadzonym przez zamawiającego: Sąd Apelacyjny w Krakowie 

orzeka: 

umarza  postępowanie  w  zakresie  naruszenia  art.  99  ust.  1  i  ust.  4  ustawy  Prawo 

zamówień  publicznych  w  części  dotyczącej:  zapisów  załącznika  nr  5  do  Specyfikacji 

W

arunków  Zamówienia  (Opis  Przedmiotu  Zamówienia)  pkt  17  (oznaczanie  przesyłek  

indywidulanym kodem nadawczym), zapisów załącznika nr 5 do Specyfikacji Warunków 

Z

amówienia  (Opis  Przedmiotu  Zamówienia)  pkt  5.3.  i  5.4.  (metoda  obsługi  korekty 

zmieniającej), zapisów załącznika 5B do Specyfikacji Warunków Zamówienia - pkt 3.2.6  

i załącznika 5C do Specyfikacji Warunków Zamówienia - pkt 8 oraz zapisów §7.4 wzoru 

umowy 

(dotyczący 

Jednostek 

prowadzących 

Elektroniczne 

Postępowanie 

Upominawcze)

;  naruszenia  art.  95  ust.  1  i  ust.  2  ustawy  Prawo zamówień  publicznych  

w zw. z art. 99 ust. 1 i ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych (wymóg zatrudnienia 

na  podstawie  stosunku  pracy  osób  wykonujących  czynności  w  zakresie  sortowania 

przesyłek  pocztowych);  art.  99  ust.  1  i  ust.  4  ustawy  Prawo  zamówień  publicznych  

w zw. z art. 4 pkt 7 i 8 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz art. 28 Rozporządzenia 

parlamentu europejskiego rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony 

osób  fizycznych  w  związku  z  przetwarzaniem  danych  osobowych  i  w  sprawie 

swobodnego  przepływu  takich  danych  oraz  uchylenia  dyrektywy  95/46/WE  (zapisy 

załącznika 

nr 

do  Specyfikacji  W

arunków  Zamówienia),  w  związku  z  wycofaniem  zarzutów  przez 

odwołującego; 

oddala odwołanie; 

3.  koszt

ami postępowania odwoławczego obciąża odwołującego, i: 

zalicza w poczet kosztów postępowania odwoławczego kwotę 15 000 zł 00 gr 

(słownie:  piętnaście  tysięcy  złotych  zero  groszy)  uiszczoną  przez  odwołującego, 

tytułem wpisu od odwołania; 

zasądza  od  odwołującego  na  rzecz  zamawiającego  kwotę  4  205  zł  12  gr 

(słownie:  cztery  tysiące  dwieście  pięć  złotych  dwanaście  groszy),  stanowiącą 

uzasadnione  koszty  strony

,  poniesione  z  tytułu  wynagrodzenia  pełnomocnika  oraz 

dojazdu na rozprawę.  

Stosownie  do  art.  579  i  580  ustawy  z  dnia  11  września  2019  r.  -  Prawo  zamówień 

publicznych  (Dz.  U.  z  2021  r.,  poz.  1129 ze zm.)  na  niniejszy  wyrok -  w  terminie  14  dni  od 

dnia  jego  doręczenia  -  przysługuje  skarga  za  pośrednictwem  Prezesa  Krajowej  Izby 

Odwoławczej  

do Sądu Okręgowego w Warszawie. 

Przewodniczący:  

………………………………………. 

Członkowie:    

………………………………………. 

………………………………………. 

Sygn. akt: KIO 2558/21 

UZASADNIENIE 

Sąd  Apelacyjny  w  Krakowie  (dalej:  „zamawiający”),  prowadzi  postępowanie  

o  udzielenie  zamówienia  publicznego  na  usługi  społeczne  o  wartości  zamówienia  powyżej 

równowartości  kwoty  750  000  euro,  na  podstawie  przepisów  ustawy  z  dnia  11  września  

2019  r.  - 

Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.)  - zwanej dalej 

"ustawa  Pzp" 

pn.:  „Świadczenie  usług  pocztowych  w  obrocie  krajowym  i  zagranicznym  

w  zakresie przyjmowania,  przemieszczania i  doręczania przesyłek  pocztowych oraz  zwrotu 

przesyłek  niedoręczonych”;  znak  sprawy  WZP-421-1/2021  (dalej  „postępowanie”  

lub „zamówienie”). 

Ogłoszenie  o  zamówieniu  zostało  opublikowane  w  dniu  18  sierpnia  2021  r.  

w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej pod pozycją 2021/S 159-420615. 

W  dniu  30  sierpnia 

2021  r.  przez  wykonawcę:  Poczta  Polska  S.A.  z  siedzibą  

w Warszawie, do 

Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej, zostało wniesione odwołanie wobec 

czynności  dokonanej  przez  zamawiającego,  a  polegającej  na  sformułowaniu  postanowień 

Specyfikacji  Warunków  Zamówienia  (dalej  „SWZ”)  oraz  ogłoszenia  o  zamówieniu  (dalej: 

„Ogłoszenie”) w postępowaniu, w sposób sprzeczny z ustawą Pzp.  

Odwołujący zarzucił zamawiającemu naruszenie następujących przepisów:  

art.  99  ust.  1  ustawy  Pzp  poprzez  zaniechanie  sporządzenia  opisu  przedmiotu 

zamówienia  w  sposób  jednoznaczny  i  wyczerpujący,  za  pomocą  dostatecznie 

dokładnych, spójnych i zrozumiałych określeń, uwzględniających wszystkie wymagania i 

okoliczności  mogące  mieć  wpływ  na  przygotowanie  i  złożenie  kompletnych  i 

porównywalnych  ofert,  spełniających  w  całości  wymagania  zamawiającego,  przy 

jednoczesnym 

uniemożliwieniu  wykonawcom  ustalenia  zakresu  swojego  zobowiązania 

przez  cały  okres  realizacji,  ryzyka  biznesowego  oraz  przede  wszystkich  nakładów  i 

kosztów, 

które 

będą 

musieli 

ponieść  

na jego realizację, a tym samym prawidłowo ustalić ceny jednostkowe poszczególnych 

zobowiązań;  

art.  99  ust.  1  i  ust.  4  ustawy  Pzp  poprzez  opisanie  przedmiotu  zamówienia  w  sposób, 

który  utrudnia  uczciwą  konkurencję,  nieproporcjonalny  do  założonych  celów  i 

chronionych  dóbr  oraz  dyskryminujący  wykonawców  poprzez  określenie  wymagań,  jak 

również  niektórych  terminów  w  sposób  uniemożliwiający  wykonawcom  prawidłową 

realizację przedmiotu zamówienia;  

3.  art. 99 ust. 1 i ust. 4 ustawy Pzp oraz art. 353

oraz art. 487 § 2 Kodeksu cywilnego oraz 

art.  87-89  Prawa  pocztowego  w  zw.  z  art.  8  ust.  1  ustawy  Pzp  poprzez  wprowadzenie 

nieprecyzyjnych  i  niejednoznacznych  postanowień  wzoru  umowy  w  zakresie  kar 

umownych, uniemożliwiające prawidłowe skalkulowanie w cenie ofertowej ryzyka z tym 

związanego,  jak  również  wprowadzenie  postanowień  w  zakresie  kar  umownych 

sprzecznych  z  bezwzględnie  obowiązującymi  przepisami  prawa  pocztowego,  

co  w  konsekwencji  prowadzi  do  naruszenia  równowagi  między  stronami  umowy  

i  nadużycia  przez  zamawiającego  prawa  podmiotowego  w  tym  zakresie;  takie 

postanowienia SWZ utrudni

ają nadto konkurencję, tworząc po stronie wykonawców stan 

niepewności, który może skutkować złożeniem nieporównywalnych ofert;  

art. 95 ust. 1 i 2 ustawy Pzp poprzez określenie w pkt II.2.4) ppkt 2. Ogłoszenia oraz § 5 

ust  5.2  wzoru  umowy  stanowiącego  załącznik  nr  6  do  SWZ,  wymagań  zatrudnienia 

przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących 

czynności  sortowania  przesyłek  będących  przedmiotem  zamówienia  w  sytuacji,  gdy 

wykonanie tych czynności nie musi polegać na wykonywaniu pracy w sposób określony 

w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy; 

5.  art.  99  ust.  1  i  ust. 

4 ustawy  Pzp w  zw.  z  art.  4  pkt  7 i  8 oraz  art.  28  Rozporządzenia 

Parlamentu  Europejskiego  Rady  (UE)  2016/679  z  dnia  27  kwietnia  2016  r.  w  sprawie 

ochrony  osób  fizycznych  w  związku  z  przetwarzaniem  danych  osobowych  i  w  sprawie 

swobodnego  przepływu  takich  danych  oraz  uchylenia  dyrektywy  95/46/WE  -  dalej 

„RODO”  poprzez  przyjęcie  we  wzorze  umowy  konstrukcji  prawnej  w  myśl  której,  w 

zakresie  przetwarzani

a  danych  osobowych  zamawiający,  jako  administrator  danych, 

powierza wykonawcy przetwarzanie danych osobowych pomimo, że w świetle przepisów 

ustawy Prawo pocztowe, 

administratorem danych klientów (nadawców i adresatów) jest 

operator pocztowy; w konsekwencji 

taka konstrukcja uniemożliwia realizację przedmiotu 

zamówienia  każdemu  wykonawcy  zgodnie  z  przepisami  prawa  powszechnie 

obowiązującego;  

art. 439 ust. 2 pkt 2 oraz pkt 3 ustawy Pzp poprzez brak określenia w SWZ w tym we 

wzorze umowy sposobu ustalania zmia

ny wynagrodzenia oraz nieokreślenie we wzorze 

umowy  sposobu  określenia  wpływu  zmiany  ceny  materiałów  lub  kosztów  na  koszt 

wykonania zamówienia. 

Zarzucając  powyższe  odwołujący  wniósł  o  uwzględnienie  odwołania  i  nakazanie 

zamawiającemu  dokonania  zmiany  treści  SWZ  i  Ogłoszenia  w  sposób  opisany  

w uzasadnieniu. 

Zamawiający,  działając  na  podstawie  art.  521  ust.  1  ustawy  Pzp  złożył  odpowiedź  

na odwołanie, wnosząc o jego oddalenie w całości jako bezzasadnego. 

Odwołujący  w  dniu  17  września  2021  r.  złożył  do  akt  sprawy  pismo  procesowe,  

w  którym  poinformował,  iż  wprowadza  zmiany  do  treści  odwołania,  celem  sprostowania 

oczywistych  omyłek  w  treści  uzasadnienia,  których  dokonanie  nie  zmienia  treści  oraz 

zakresu postawionych w odwołaniu zarzutów.  

Odwołujący  na  rozprawie oświadczył,  że  cofa  zarzuty  w  zakresie naruszenia art.  99 

ust. 1 i ust. 4 ustawy Pzp w części dotyczącej: zapisów załącznika nr 5 do SWZ (OPZ) pkt 17 

(oznaczanie przesyłek indywidulanym kodem nadawczym), zapisów załącznika nr 5 do SWZ 

(OPZ) pkt 5.3. i 5.4. (metoda obsługi korekty zmieniającej), zapisów załącznika 5B do SWZ - 

pkt 3.2.6 i załącznika 5C do SWZ - pkt 8 oraz zapisów §7.4 wzoru umowy; naruszenia art. 95 

ust.  1  i  ust.  2  ustawy 

Pzp  w  zw.  z  art.  99  ust.  1  i  ust.  4  ustawy  Pzp  (wymóg  zatrudnienia  

na podstawie stosunku pracy osób wykonujących czynności w zakresie sortowania przesyłek 

pocztowych); art. 99 ust. 1 i ust. 4 ustawy Pzp w zw. z art. 4 pkt 7 i 8 ustawy Pzp oraz art. 28 

Roz

porządzenia  parlamentu  europejskiego  rady  (UE)  2016/679  z  27  kwietnia  2016  r.  

w  sprawie  ochrony  osób  fizycznych  w  związku  z  przetwarzaniem  danych  osobowych  

i  w  sprawie  swobodnego  przepływu  takich  danych  oraz  uchylenia  dyrektywy  95/46/WE 

(zapisy załącznika nr 6 do SWZ). Z uwagi na powyższe Izba umorzyła postępowanie w tym 

zakresie, orzekając w pkt 1 sentencji.  

Krajowa  Izba  Odwoławcza,  po  przeprowadzeniu  rozprawy  w  przedmiotowej 

sprawie,  na  podstawie  zebranego  materiału  dowodowego,  po  zapoznaniu  

się z dokumentacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, złożoną przez 

zamawiającego do akt sprawy, po zapoznaniu się z odwołaniem, jak też odpowiedzią  

na  nie,  a  także  po  wysłuchaniu  oświadczeń,  jak  też  stanowisk  stron  postępowania, 

złożonych ustnie do protokołu w toku rozprawy ustaliła i zważyła, co następuje 

Izba 

ustaliła,  że  nie  zaszła  żadna  z  przesłanek,  o  których  stanowi  art.  528  ustawy  

Pzp, s

kutkujących odrzuceniem odwołania.  

Ponadto  Izba  stwierdziła,  że  odwołującemu  przysługiwało  prawo  do  skorzystania  

ze  środka  ochrony  prawnej,  gdyż  wypełniono  materialnoprawną  przesłankę  interesu  

w uzyskaniu zamówienia, określoną w art. 505 ust. 1 ustawy Pzp, kwalifikowaną możliwością 

poniesienia szkody, będącej konsekwencją zaskarżonej w odwołaniu czynności. Odwołujący 

jest  zainteresowany  uzyskaniem  przedmiotowego  zamówienia  i  zamierza  złożyć  ofertę  

w  postępowaniu.  Zamawiający  ustalił  treść  SWZ  oraz  Ogłoszenia  w  sposób  naruszający 

przepisy  ustawy  Pzp,  w  szczególności  poprzez  niedokonanie  kompleksowego, 

jedno

znacznego  i  niebudzącego  wątpliwości  oraz  wewnętrznie  spójnego  opisu  przedmiotu 

zamówienia,  co  umożliwia  wykonawcom,  w  tym  odwołującemu,  przygotowanie  i  złożenie 

kompletnych i porównywalnych ofert.  

Izba  dopuściła  w  niniejszej  sprawie  dowody  z  dokumentacji  postępowania  

o zamówienie publiczne, nadesłanej przez zamawiającego do akt sprawy. 

Przy  orzekaniu  Izba  pominęła  treść  pisma,  które  odwołujący  złożył  do  akt  sprawy  

w  dniu  17  września  2021  r.  Zmiany,  które  odwołujący  zamierzał  wprowadzić  do  treści 

złożonego  odwołania  nie  miały  na  celu  wyłącznie  dokonanie  sprostowania  oczywistych 

omyłek  w  treści  uzasadnienia,  ale  stanowiły  uzupełnienie  i  zmianę  treści  podnoszonych 

zarzutów.  

Te z kolei winny został podniesione i opisane w terminie wynikającym z  art. 515 ustawy Pzp. 

W  konsekwencji,  orzekając  Izba  wzięła  pod  uwagę  wyłącznie  treść  zarzutów 

sformułowanych w treści złożonego odwołania, a także zapisy przez odwołującego cytowane 

jako fragmenty pochodzące z dokumentacji postępowania. 

Krajowa Izba Odwoławcza ustaliła i zważyła, co następuje 

W  pierwszej  kolejności  Izba  ustaliła,  że  przedmiotem  zamówienia,  zgodnie  

z  opisem  zawartym  w  pkt  II  specyfikacji 

warunków  zamówienia  (dalej  „SWZ”)  jest 

świadczenie  usług  pocztowych  w  obrocie  krajowym  i  zagranicznym  dla  Jednostek 

wskazanych  

w  Załączniku  nr  10  do  SWZ,  w  zakresie  przyjmowania,  przemieszczania  i  doręczania 

przesyłek pocztowych oraz zwrotu przesyłek niedoręczonych, w rozumieniu ustawy z dnia 23 

listopada 2012 r. Prawo pocztowe (tj. Dz. 

U. z 2020 r., poz. 1041 z późn. zm.), zwanej dalej 

„Prawo  pocztowe”,  również  z  wykorzystaniem  narzędzi  informatycznych.  Szczegółowy  opis 

przedmiotu  zamówienia  zawarty  został  w  Załączniku  nr  5  do  SWZ  -  Opis  przedmiotu 

zamówienia  oraz  Załączniku  nr  6  do  SWZ  -  Wzór  umowy.  Szczegółowy  wykaz  przesyłek 

oraz  ich  szacowane  ilości  znajdują  się  w  Formularzu  cenowym  -  Załącznik  nr  2  do  SWZ. 

Zamawiający zastrzegł, że podane ilości poszczególnych rodzajów przesyłek mają charakter 

szacunkowy,  w  konsekwencji  z

amawiający  zastrzegł  sobie  prawo  do  zmiany  ilości 

wskazanych rodzajów przesyłek w zależności od potrzeb Jednostek.  

Odwołujący  zarzucał,  że  zamawiający  zaniechał  sporządzenia  opisu  przedmiotu 

zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, uniemożliwiając wykonawcom ustalenie 

zakresu  swojego  zobo

wiązania  przez  cały  okres  realizacji,  skali  ryzyka  biznesowego  oraz 

przede wszystkich nakładów i kosztów, które będą musieli ponieść na jego realizację, a tym 

samym  prawidłowo  ustalić  ceny  jednostkowe  poszczególnych  zobowiązań.  W  jego  ocenie 

przedmiot  zamówienia  został  opisany  w  sposób,  który  utrudnia  uczciwą  konkurencję,  

nieproporcjonalny  do  założonych  celów  i  chronionych  dóbr  oraz  dyskryminujący 

wykonawców  poprzez  określenie  wymagań,  jak  również  niektórych  terminów  w  sposób 

uniemożliwiający wykonawcom prawidłową realizację przedmiotu zamówienia. 

Odwołujący  podkreślał,  że  pomimo  tego,  że  aktualnie  świadczy  tożsame  usługi  

na rzecz zamawiającego (umowa nr WZP-43-46/2018 z 14 grudnia 2018 r., zawarta na okres 

36  miesięcy  -  dowód  złożony  przez  zamawiającego  na  rozprawie),  nie  będzie  w  stanie, 

mając  na  uwadze  warunki  opisane  przez  zamawiającego  w  SWZ  świadczyć  je  w  sposób 

prawidłowy  i  zgodny  z  obowiązującymi  przepisami.  Zamawiający  zwracał  z  kolei  uwagę  na 

niezasadność podnoszonych zarzutów wobec faktu, że odwołujący jako obecny wykonawca 

umowy, świadczy usługi na zasadach tożsamych do tych, które zostały ustalone w obecnym 

projekcie  umowy,  a  w  niektórych  przypadkach  nawet  dalej  idących  od  tych,  ustalonych  w 

obecnym post

ępowaniu. Odwołujący argumentował z kolei na rozprawie, że szereg aktualnie 

obowiązujących  zapisów  umownych,  które  znalazły  się  w  aktualnie  obowiązującym 

kontrakcie budzą, z uwagi na swoją nieprecyzyjność, dowolność w zakresie ich interpretacji. 

Przypomniał,  że  usługi  pocztowe  świadczone  są  na  rzecz  sądów  powszechnych  i 

powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, które to jednostki w dowolny sposób 

interpretują poszczególne zapisy umowne. 

W  pierwszej  kolejności  zauważyć  należy,  że  art.  99  ust.  1  ustawy  Pzp  ustanawia 

nakaz  takiego  opisania  p

rzedmiotu  zamówienia,  aby  był  on  jednoznaczny  i  wyczerpujący, 

uwzględniający wszelkie wymagania i okoliczności, które mogą mieć wpływ na sporządzenie 

oferty. 

Nie ulega zatem wątpliwości, że zamawiający powinien opisać przedmiot zamówienia 

w  sposób  jasny,  zrozumiały  i  kompletny,  zachowując  zasady  uczciwej  konkurencji.  Ich 

poszanowanie  nie  oznacza  jednak,  że  ma  nabyć  w  ramach  postępowania  o  udzielenie 

zamówienia przedmiot  o  niskiej  jakości,  niezaspokajający  jego  potrzeb.  Ma  zatem  prawo 

wymagać nie tylko odpowiedniej jakości, ale również tak określić przedmiot zamówienia aby 

odpowiadał  celom  dla  których  ma  służyć,  wykazując  się  również  szczególną  dbałością  

o racjonalne wydatkowanie środków publicznych (por. m.in. wyrok KIO z dnia 8 maja 2017 r., 

sygn. akt KIO 729/17, wyrok KIO z dnia 15 czerwca 2016 r., sygn. akt KIO 969/16).  

Powyższe  oznacza,  że  zamawiający  ma  prawo  opisać  przedmiot  zamówienia  w 

sposób  uwzględniający  jego  osobiste  potrzeby,  biorąc  pod  uwagę  specyficzne 

uwarunkowania  świadczonych  usług.  W  niniejszej  sprawie  oznacza  to,  że  nie  można 

odebrać  zamawiającemu  prawa,  jako  gospodarzowi  postępowania  do  wskazania  swoich 

szczególnych  wymagań,  które  w  tym  przypadku  związane  są  z  faktem,  że  nie  mamy  do 

czynienia  ze  standardową  usługą  pocztową,  ale  z  uwagi  na  to,  że  jednostkami,  na  rzecz 

których  prowadzone  jest  postępowanie  są  sądy  powszechne  i  jednostki  organizacyjne 

prokuratury a przedmiotem przetargu p

rzede wszystkim doręczanie przesyłek pocztowych w 

postępowaniu 

sądowym 

i 

prokuratorskim  

szczególnie  istotnego  znaczenia  nabiera  kwestia  standardów  świadczenia  tych  usług, 

terminowość i sposób w jaki przedmiotowa korespondencja jest doręczana. Izba zgadza się  

z  zamawiającym,  że  w  tym  przypadku  skutki  nienależytego  wykonywania  świadczonych 

usług są daleko idące i mogą mieć nieodwracalne skutki procesowe i społeczne. Na wagę, 

jaką ma przedmiotowe zamówienie, zamawiający zwrócił uwagę w preambule przewidzianej 

w  ramach  wzoru  umowy,  wskazując,  że  doręczanie  korespondencji  będącej  przedmiotem 

projektowanej  umowy  stanowi 

istotny  komponent  funkcjonowania  wymiaru  sprawiedliwości  

w Rzeczpospolitej Polskiej

. Dlatego też projektowana umowa określa obowiązki wykonawcy 

znacznie powyżej standardów, przewidzianych dla zwykłej korespondencji pocztowej, w tym 

przesyłek  rejestrowanych,  również  powyżej  standardów  przewidzianych  ustawą  z  dnia  

23  listopada  2012  r.  Prawo  pocztowe  (Dz.U.  z  2020  r.,  poz.  1041  ze  zm.)  -  dalej 

„Prawo 

pocztowe” dla operatora wyznaczonego. 

W  konsekwencji 

zadaniem  Izby  było  ustalenie  i  ocena  czy  opis  przedmiotu 

zamówienia  został  skorelowany  z  rzeczywistymi,  faktycznymi  potrzebami  zamawiającego. 

Przepisy  ustawy  Pzp  nie  definiują  pojęcia  „uzasadnionych  potrzeb  zamawiającego”. 

Ukształtowane  ono  zostało  jednak  w  orzecznictwie  Krajowej  Izby  Odwoławczej,  która  jako 

zobiektywizowane  potrzeby  traktuje  rzeczywiste,  faktyczne  potrzeby  zamawiającego, 

zarówno  co  do  oczekiwanych  funkcjonalności,  jak  i  wyspecyfikowanych  parametrów  oraz 

jakości.  Określenie  zatem  wysokich,  ale  możliwych  do  spełnienia  wymagań  przedmiotu 

zamówienia, 

które 

pozostają  

w  związku  z  samym  zamówieniem  i  celem,  jaki  poprzez  dane  zamówienie  zamierza 

osiągnąć zamawiający, nie niweczy realizacji zasady uczciwej konkurencji. 

Poniżej Izba odniesie się do poszczególnych, kwestionowanych przez odwołującego 

zapisów, w zakresie naruszenia art. 99 ust. 1 i ust. 4 ustawy Pzp. 

Zarzut  nieprecyzyjnego  opisania  wymagań  w  §  3  ust.  3.1,  ust.  3.2  oraz  §  9  ust.  3.1 

wzoru umowy - 

zarzut podlegał oddaleniu 

Odwołujący  zarzucał,  że  zamawiający  zawarł  postanowienia  dotyczące  uprawnienia 

jednostek do wskazania punktów odbioru przesyłek pocztowych (co najmniej 1), centralnego 

punktu  wydruku  (przy  jednoczesnym  niedookreśleniu  w  SWZ  dokładnej  liczby  i  miejsc 

punktów odbioru) oraz do wskazania innych zasad odbioru przesyłek obejmujących godzinę i 

liczbę  odbiorów  przesyłek  w  ciągu  dnia  z  danych  punktów,  co  w  jego  ocenie  uniemożliwia 

precyzyjne  określenie  zakresu  zobowiązania  w  zakresie  odbiorów  przesyłek,  a  w 

konsekwe

ncji  precyzyjne  określenie  kosztów  takich  odbiorów  i  doliczenia  ich  do  ceny 

przesyłek.  W  ocenie  odwołującego  nieuwzględnienie  tych  pozycji  w  kosztorysie  powoduje 

przerzucenie 

nadmiernego 

ryzyka  

na wykonawcę, który nie jest w stanie oszacować wielkości kosztów, które musi wkalkulować 

do oferty. Powyższe odwołujący odniósł do postanowień SWZ dotyczących zwrotu przesyłek 

pocztowych. 

Mając  na  uwadze  powyższe  odwołujący  wniósł  o  modyfikację  formularza  cenowego 

poprzez  dodanie  pozycji  rozliczeniowej  z  ceną  jednostkową  za  usługę  w  zakresie  odbioru 

przesyłek oraz zwrotu przesyłek listowych i zwrotu paczek.  

Izba  uznała,  że  przedmiotowy  zarzut  nie  zasługiwał  na  uwzględnienie.  Nie  sposób 

zgodzić  się  z  odwołującym,  że  brak  wyodrębnienia  w  formularzu  cenowym  (załącznik  nr  2  

do  SWZ)  odrębnej  pozycji  dla  odbioru  przesyłek  i  zwrotów  przesyłek  listowych  i  paczek 

powoduje,  że  przedmiot  zamówienia  stał  się  niedookreślony  czy  też,  że  powoduje 

przerzucenie  na  wykonawcę  nadmiernego  ryzyka  związanego  z  realizacją  umowy. 

Okoliczn

ość,  iż  zamawiający  wskazał  w  §  9  ust  3  wzoru  umowy,  iż  „Wykonawcy  nie 

przysługuje  dodatkowe  wynagrodzenie  za  odbiór  przesyłek  pocztowych  krajowych  i 

zagranicznych  i  zwrot 

przesyłek  pocztowych  krajowych”  nie  powoduje  jednocześnie,  że 

koszty z tym związane zostały przerzucone na wykonawcę.  

Jak  wyjaśnił  zamawiający,  oczekuje  jedynie,  że  wykonawca  wliczy  przedmiotowe  

w  cenę  pozostałych  usług,  wyszczególnionych  w  formularzu  cenowym,  świadczonych  

w  ramach  umowy. 

Zamawiający  oczekuje  bowiem  kompleksowej  usługi  polegającej  

na  odbiorze  przesyłki  od  nadawcy  (Jednostki),  jej  dostarczenia  do  odbiorcy,  a  następnie 

przekazania 

Jednostce potwierdzenia odbioru lub zwrotu niepodjętej przesyłki. Tym samym 

ani  odbieranie  przesyłek  (masowej  ich  ilości)  z  Jednostek,  ani  dostarczanie  im  zwrotnych 

potwierdzeń  odbioru/przesyłek  niepodjętych,  nie  stanowi  dla  zamawiającego  szczególnej, 

odrębnej  usługi  (z  osobną  stawką  podatku  VAT),  lecz  stanowi  wyłącznie  jeden  z  jej 

elementów  składowych.  Zamawiający  wypełnił  ciążący  na  nim  obowiązek,  wynikający  z 

treści art. 99 ustawy Pzp tj. precyzyjnego opisania przedmiotu zamówienia, gdyż określił co 

należy uwzględnić w cenie świadczonych usług, nie przewidział jedynie odrębnej wyceny za 

element  w  posta

ci  odbioru  czy  też  zwrotu  przesyłek.  Co  należy  podkreślić,  na  co  zwracał 

uwagę  zamawiający,  z  żadnych  przepisów  ustawy  Pzp  nie  wynika  obowiązek  żądania 

wyceny  przez  w

ykonawcę  każdej  usługi  składowej,  która  jest  jedynie  jednym  z  elementów 

składających  się  na  przedmiot  zamówienia.  Bez  znaczenia  przy  tym  jest  również 

argumentacja, że w przypadku usługi odbioru, która jest usługą transportową, stosowana jest 

inna  stawka  podatku  VAT.  Okoliczność  ta  nie  powoduje  automatycznie,  że  ową  składową 

należy  wydzielić  z  całego  zakresu  zamówienia  i  odrębnie  kalkulować.  Zauważyć  również 

należy,  że  odwołujący  świadczy  obecnie  tożsamą  usługę  na  mocy  umowy  zawartej  w  roku 

2018  przy  dokładnie  takich  samych  założeniach  tj.  w  sytuacji  gdy  cena  odbioru 

korespondencji 

wkalkulowana 

z

ostała  

w cenę usług pocztowych.  

Z  kolei  odnosząc  się  do  zarzutów  odwołującego,  że  nie  jest  znany  dokładny  zakres 

tego rodzaju zleceń, Izba wzięła pod uwagę, że zamawiający w toku postępowania dokonał 

zmiany wzoru umowy w zakresie §3 ust. 1, w odpowiedzi na pytanie jednego z wykonawców. 

Obecna treść tego zapisu brzmi: „Wykonawca zobowiązuje się odbierać przesyłki pocztowe 

nadawane  przez  Jednostki  w  punktach  wskazanych  przez  te  Jednostki,  przy  czym  każda 

Jednostka będzie uprawniona do wskazania więcej niż jednego punktu nadawania przesyłek 

pocztowych oraz wskazania Wykonawcy punktu centralneg

o wydruku, z którego Wykonawca 

będzie  zobowiązany  odbierać  masowo  korespondencję.  Strony  wyrażają  zgodę  na 

zwiększenie  liczby  punktów  nadania  przesyłek  (w  tym  punktów  centralnego  wydruku)  w 

czasie trwania Umowy, co nie wpływa na wynagrodzenie Wykonawcy, z tym zastrzeżeniem, 

że  ilość  punktów  nadania  nie  wzrośnie  o  więcej  niż  5%  w  stosunku  do  ich  ilości  na  dzień 

wszczęcia  postępowania  o  udzielenie  zamówienia  publicznego  wskazanej  w  Załączniku  nr 

11  do  SWZ”.  Tym  samym  wykonawca,  który  ma  wiedzę  jaka  jest  aktualna  ilość  punktów 

nadania  (co  wynika  z  załącznika  nr  11),  wiedząc  również,  że  ich  ilość  w  toku  realizacji 

przedmiotowej  umowy  może  wzrosnąć  o  maksymalnie  5%  -  jest  w  stanie  z  łatwością 

skalkulować  cenę  za  realizację  zamówienia,  posiadając  niezbędne  w  tym  celu  dane.  Nie 

sposób 

stwierdzić 

zatem,  

że zamawiający opisał przedmiot zamówienia w sposób nieprecyzyjny, ogólny, czy też taki, 

który  nie  pozwala  na  precyzyjne  skalkulowanie  ceny  ofertowej.  Zgodzić  się  należy  

z  odwołującym,  że  pewne  ryzyka,  wynikające  z  takiej  konstrukcji  zapisów  musi  on 

uwzględnić  w  cenie,  jednakże  nie  jest  to  takie  ryzyko,  którego  nie  da  się  oszacować, 

przekraczające poziom wynikający z ryzyka prowadzenia działalności gospodarczej.  

Co istotne zamawiający wyjaśnił i w sposób wyczerpujący uzasadnił z czego wynika 

taki  właśnie  sposób  opisania  przez  niego  przedmiotu  zamówienia.  Struktura  organizacyjna 

sądów  powszechnych  i  prokuratur  obejmuje  niemal  stałą  liczbę  jednostek  i  lokalizacji,  z 

których  wykonawca  będzie  zobowiązany  odbierać  korespondencję  nadawaną  przez  te 

jednostki.  

W  strukturze  sądów  powszechnych  i  prokuratur  znajdują  się  również  jednostki  zajmujące 

różne  budynki,  w  obrębie  tej  samej  gminy  lub  miasta,  a  także  centra  wydruku,  będące 

fizycznym  nadawcą  korespondencji  nadawanej  przez  większą  liczbę  sądów.  Z  przyczyn  

od  zamawiającego  niezależnych,  struktura  ta  ulega  nieznacznym  zmianom  w  miarę 

przenoszenia  lokalizacji  sądów  i  prokuratur  do  nowych  budynków  lub  podziału  jednostek  

na  więcej  lokalizacji  oraz  w  miarę  powstawania  centrów  wydruku.  Tym  samym  niemożliwe 

byłoby  na  dzień  zawierania  przedmiotowej  umowy,  a  jednocześnie  sprzeczne  z  celem 

jakiemu  ma  to  zamówienie  służyć,  sztywne  określenie  struktury  punktów  nadawania 

korespondencji.  Jednocześnie  trudno  jest  przewidzieć  jakie  zmiany  w  tym  zakresie  mogą 

nastąpić w toku realizacji umowy, która obowiązywała będzie przez okres 36 miesięcy.  

Izba podziela tym samym pogląd, wyrażony przez zamawiającego, że z jednej strony 

opis  zawarty  w  projekcie  umowy  jest  podyktowany  jego  specyficznymi,  uzasadnionymi 

po

trzebami,  z  drugiej  zaś  stwierdzić  należy,  że  w  świetle  aktualnych  zapisów  §3.1  wzoru 

umowy 

wskazane  w  ramach  SWZ  dane  dotyczące  ilości  obecnie  funkcjonujących  punktów 

nadawczych  będą  podlegały  jedynie  ograniczonym  zmianom,  co  umożliwia  wykonawcy 

skalkulowanie ceny oferty. 

Izba podziela również pogląd zamawiającego w zakresie interpretacji zapisu § 3 ust. 

3.2  projektu  umowy  w  zakresie,  w  jakim  ten  traktuje  o  konieczności  odbioru  przesyłek  

„co najmniej dwukrotnie w każdym dniu roboczym, przy czym Jednostka może zdecydować, 

że przesyłki będą przekazywane do odbioru tylko raz dziennie”. Nie sposób jest tego zapisu 

odczytywać  w  sposób,  w  jaki  rozumie  to  odwołujący,  a  zatem  dający  prawo  Jednostce  

do  żądania  odbiorów  w  większej  ilości  niż  dwa  dziennie.  Sformułowanie  „co  najmniej 

dwukrotnie”, z dodatkowym zastrzeżeniem, że Jednostka może oczekiwać, że odbiór będzie 

następował  wyłącznie  raz  dziennie  oznacza,  że  wykonawca  będzie  zobowiązany  

do  dokonania  maksymalnie  dwóch  odbiorów  w  ciągu  dnia,  a  w  wyjątkowych  przypadkach, 

jeśli  Jednostka  uzna,  że  nie  jest  to  konieczne  -  ograniczy  zobowiązanie  wykonawcy  do 

jednego odbioru

. Powyższa treść postanowienia umownego nie daje zatem Jednostce prawa  

do żądania większej ilości odbiorów niż dwa dziennie, czego wykonawca się obawia. Izba nie 

uznała  zatem,  że  zapis  ten  należy  uznać  za  nieprecyzyjny,  dający  pole  do  interpretacji  

i powodujący, że zakres zobowiązania wykonawcy jest niedookreślony. 

Nie sposób też uznać za zasadny zarzutu odwołującego, że zamawiający w § 9 ust. 

3.1  wzoru  umowy  przewidział,  że  wykonawcy  nie  przysługuje  dodatkowe  wynagrodzenie  

za zwrot przesyłek pocztowych krajowych. Postuluje, aby ten dokonał modyfikacji formularza 

cenowego  w  taki  sposób,  aby  dodana  została  w  nim  odrębna  pozycja  rozliczeniowa  

w  zakresie:  zwrotów  przesyłek  listowych  rejestrowanych  krajowych  -  odpowiednio  dla 

przesyłek  niebędących  przesyłkami  najszybszej  kategorii  (zwykłe)  oraz  przesyłek 

najszybszej  kategorii  (priorytetowe),  zwrotów  paczek  pocztowych  krajowych  -  odpowiednio 

dla  paczek  niebędących  paczkami  najszybszej  kategorii  (zwykłe)  oraz  paczki  najszybszej 

kategorii  (priorytetowe)  z  uwzględnieniem  odpowiedniej  kategorii  wagowej.  Swoją 

argumentację jednak sprowadza wyłącznie do kwestii konieczności zachowania spójności w 

umowie  (w  zakresie 

zwrotu  przesyłek  zagranicznych,  zarówno  przesyłek  listowych  jak  i 

paczek  pocztowych  z

amawiający przewidział  w  formularzu  cenowym  pozycję rozliczeniową 

obejmującą 

opłaty  

w  ww.  zakresie

),  jak  też  niezgodnością  zapisu  z  normą  zawartą  w  art.  32  ust.  1  ustawy 

Prawo  pocztowe. 

Tym  samym  odwołujący  nie  wykazał  sprzeczności  przedmiotowych 

zapisów  

z żadnym z przepisów ustawy Pzp.  

Nie  uzasadnił  też  w  jaki  sposób  taka  konstrukcja  opisu  przedmiotu  zamówienia 

miałaby powodować, że niemożliwym stanie się dokonanie wyceny przedmiotu zamówienia. 

Z 

kolei  

w zakresie, w jakim odwołujący powołuje się na przysługujące mu prawo do wynagrodzenia 

za  dokonanie  zwrotu  przesyłki  pocztowej,  wynikające  z  treści  art.  32  ust.  1  ustawy  Prawo 

pocztowe,  czyni to  w sp

osób nieuzasadniony treścią wskazywanej normy. Zgodnie bowiem  

z  powołanym  przepisem:  Za  czynności  związane  ze  zwrotem  przesyłki  operator  ten  może 

żądać uiszczenia opłaty w wysokości określonej w cenniku usług pocztowych albo w cenniku 

usług  powszechnych  albo  w  umowie.  Jeżeli  zatem  umowa  nie  przewiduje,  jak  w  tym 

przypadku,  wynagrodzenia  odrębnego  za  czynności  związane  ze  zwrotem  przesyłki,  nie 

oznacza  to,  że  takiego  wynagrodzenia  nie  otrzyma  w  ogóle.  Brak  wydzielenie  odrębnej 

pozycji  w formularzu  cenowym  n

ie zamyka możliwości do żądania wynagrodzenia, poprzez 

jego  uwzględnienie  w  cenie  pozostałych  usług.  W  tym  kontekście  aktualne  pozostają 

rozważania  Izby  odnoszące  się  do  sposobu,  w  jaki  zamawiający  może  skonstruować 

formularz 

cenowy,  

w  którym  nie  ma  konieczności  specyfikowania  wszystkich  składowych  związanych  

z przedmiotowym zamówieniem. 

Zarzut  dotyczący  zmian  w  systemach  informatycznych  -  brak  zakresu,  zbyt  krótkie 

terminy  zmian  (

§  6  ust.  6  wzoru  umowy,  pkt  11.1  Załącznika  nr  5  do  SWZ)  -  zarzut 

podlegał oddaleniu 

Zarzut podlegał oddaleniu na podstawie art. 513 pkt 1 ustawy Pzp, w zw. z art. 515 

ust.  2  pkt  1  ustawy  Pzp.  Przedmiotem  zarzutu  może  być  bowiem  wyłącznie  czynność 

zamawiającego podjęta w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego.  

Odwołujący,  uzasadniając  przedmiotowy  zarzut  przytoczył  zapis,  który  nie  jest 

zgodny  z  aktualnym  brzmieniem 

§6  ust.  6  oraz  pkt  11.  2  Załącznika  nr  5  do  SWZ.  Jak 

zauważył  zamawiający,  odwołujący  formułuje  w  tym  przypadku  zarzuty,  które  podnoszone 

były  wobec  postanowień  nawet  nie  tyle  umowy  łączącej  obecnie  zamawiającego  z  Pocztą 

Polską 

S.A.,  

co  jej  pierwotnego  projektu,  zmienionego  w  tr

akcie  poprzedniego  postępowania.  Zapisy  

te  stały  są  nieaktualne,  nie  są  zatem  zarzutami  dotyczącymi  treści  OPZ  i  wzoru  umowy  

w ramach przedmiotowego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.  

Tym  samym  przedmiotowy  zarzut,  jak  też  cała  argumentacja  w  tym  zakresie, 

odnosząca  się do  zapisów,  które w  dokumentacji  postępowania nie znajdują potwierdzenia  

nie  może  zostać  przez  Izbę  wzięta  pod  uwagę  i  poddana  ocenie  w  świetle  cytowanych 

wcześniej przepisów. 

Zarzut  dotyczący  wymagań  w  zakresie  odbioru  przesyłek  (§  5  ust.  4  pkt  6  wzoru 

umowy,                        pkt 10.6 Załącznika nr 5 do SWZ) - zarzut podlegał oddaleniu 

Odwołujący  kwestionował  wyżej  cytowane  zapisy  wzoru  umowy  oraz  OPZ,  zgodnie  

z  którym  „we  wszystkich  placówkach  pocztowych,  w  których  wykonawca  zapewnia  odbiór 

przesyłek  pocztowych  będących  przedmiotem  zamówienia,  wydawanie  przesyłek 

pocztowych  b

ędących  przedmiotem  zamówienia  musi  być  przeprowadzone  przy  specjalnie 

wyznaczonym do tego stanowisku, oddzielonym od wszelkich innych niż świadczenie usług 

pocztowych  czynności  wykonywanych  w  takiej  placówce  odbiorczej,  w  sposób  wyraźny  i 

jednoznaczny, za

pewniający bezpieczeństwo tajemnicy korespondencji oraz powagę odbioru 

korespondencji”.    Odwołujący  wniósł  o  modyfikację  ww.  postanowień,  twierdząc,  iż  jest  

to wymóg zbyt daleko idący, nieproporcjonalny i brak jest podstaw do przyjęcia, że sprzedaż 

opakow

ań przesyłek (koperty, kartony) czy materiałów piśmienniczych ma negatywny wpływ 

na  zapewnienie  bezpieczeństwa  tajemnicy  korespondencji  oraz  powagi  odbioru 

korespondencji.  

W  ocenie  Izby  zarzut  ten  podlegał  oddaleniu  z  uwagi  na  to,  że  odwołujący  nie 

uzasad

nił w jaki sposób i naruszenia którego przepisu ustawy Pzp zamawiający się dopuścił. 

Opisywał wprawdzie na jakich zasadach i w jaki sposób funkcjonują poszczególni operatorzy 

pocztowi,  opisując  zasady  wydawania  korespondencji  wykazując,  że  możliwe  jest 

zap

ewnienie warunków do zachowania tajemnicy korespondencji, obok świadczenia innych 

usług  pocztowych,  jednak  nie  wskazał  w  jaki  sposób  określone  przez  zamawiającego  i 

precyzyjnie  opisane  wymaganie, 

miałoby  naruszać  cytowane  przez  odwołującego  przepisy 

ustawy Pzp.  

Z  kolei  zamawiający  w  sposób  dostateczny  wykazał  z  jakich  powodów  oczekiwanie 

takie  sformułował  w  treści  SWZ.  Izba  podziela  argumentację  przez  niego  prezentowaną,  

że  mamy  do  czynienia  ze  specyficznym  zamówieniem,  jakim  jest  świadczenie  usług 

dostarczania (w tym wydawania) przesyłek korespondencji sądowej i prokuratorskiej, a więc 

mających  szczególne  znaczenie  dla    jej  adresatów.  Stąd  nie  sposób  uznać,  że  nie  jest 

uzasadn

ione a wręcz nadmierne wymaganie, aby wydawanie takich przesyłek, odbywało się 

w  miejscach  przeznaczonych 

do  świadczenia  usług  pocztowych  tj.  takich  w  których  nie 

odbywa się jednocześnie sprzedaż innych artykułów: spożywczych czy przemysłowych. Taki 

wymóg  należy  zatem  uznać  za  społecznie  uzasadniony,  gdyż  obywatel  odbierający  tego 

rodzaju  korespondencję  ma  prawo  oczekiwać,  aby  odbywało  się  to  w  warunkach 

gwarantujących  zachowanie  właściwej  powagi  i  odpowiednich  standardów,  związanej  z 

wydawaniem  tego  rodzaju  korespondencji.  Izba 

w  pełni  podziela  stanowisko  wyrażone  w 

wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 15 czerwca 2015 r., która rozpoznając odwołanie 

w sprawach o sygn. akt KIO 1040/15 i KIO 1043/15, 

w zakresie tożsamego zarzutu uznała, 

że  wymaganie  takie  znajduje  uzasadnienie  w  potrzebach  zamawiającego,  w  tym  potrzebie 

zapewnienia  bezpieczeństwa  korespondencji  sądowej,  sprawnego  przebiegu  procesu  ich 

doręczania  

i  zachowania  wymogów  dotyczących  tajemnicy  tej  korespondencji.  Izba  te  wartości  uznała  

za  fundamentalne  dla  z

amawiającego  i  nie  stwierdziła,  że  zamawiający  winien  od  tak 

sformułowanych  wymagań  odstąpić    tylko  po  to,  by  wykonawca  mógł  w  sposób  bardziej 

elastyczny prowadzić swoją działalność, przykładowo, by dla własnych korzyści biznesowych 

mógł  prowadzić  na  tym  samym  stanowisku  czy  to  działalność  bankową,  ubezpieczeniową 

czy  handlową.  Jak  słusznie  zauważono  w  cytowanym  wyroku  KIO  zamawiający  nie 

sformułował  wymagań  w  taki  sposób,  który  zakazywałby  w  ogóle  wykonawcy  prowadzenia 

tego  rodzaju  działalności  w  danej  placówce,  a  wymaga  jedynie  by  nie  łączyć  jej  ze 

stanowiskiem  

do  wydawania  korespondencji

.  Stąd  należy  stwierdzić,  że  jest  to  wymaganie  możliwe  

do  spełnienia,  a  jednocześnie  wynikające  z  charakteru  i  specyfiki  przedmiotu  zamówienia.  

Co równie istotne, przedmiotowy wymóg finalnie znalazł się w § 5 pkt 5.4.6 umowy zawartej  

z odwołującym 14 grudnia 2018 r. i, co stwierdził zamawiający, jest realizowany przez niego 

należycie.  

Z  uwagi  na  powyższe  zarzut  ten  nie  zasługuje  na  uwzględnienie.  Zamawiający  

w  sposób  świadomy  oczekuje  od  przyszłych  wykonawców  świadczenia  usług  w  sposób 

opisany  w  SWZ,  tożsamy  w  tym  zakresie  z  obecnym  standardem  ich  realizacji,  swoje 

wymagania  opisał  precyzyjnie  i  jednoznacznie,  w  sposób  umożliwiający  odwołującemu 

skal

kulowanie oferty. Nie sposób też uznać, że opis ten jest nieproporcjonalny do przedmiotu 

zamówienia i oderwany od celu, któremu ma służyć, a którym niewątpliwie jest świadczenie 

usług pocztowych i doręczanie specyficznego rodzaju korespondencji. 

Zarzut  dot

yczący  opóźnień  w  przesyłaniu  Elektronicznej  Książki  Nadawczej  (§  7  ust. 

7.5. wzoru umowy, sprzeczność z §5.2 i 5.3 OPZ) - zarzut podlegał oddaleniu 

Zarzut  odwołującego  odnosił  się  do  zapisów  §  7  ust.  7.5  wzoru  umowy,  w  którym 

zamawiający  zastrzegł,  że  w  przypadku  opóźnienia  w  przesłaniu  Elektronicznej  Książki 

Nadawczej  (dalej  „EKN”),  wykonawca  za  datę  nadania  przyjmuje  datę  faktycznego 

p

rzekazania przesyłki pocztowej wykonawcy.  Podnosił, że taki wymóg powoduje, że istnieje 

duże  ryzyko  obarczenia  go  karami  umownymi,  zwłaszcza  z  tytułu  przyjęcia  do  dalszego 

procedowania przesyłek bez EKN. Dodatkowo w ocenie odwołującego zachodzi sprzeczność 

tego uregulowania 

z §5.2 i 5.3 OPZ.  Odwołujący w konsekwencji wniósł o zmianę zapisów, 

gdyż  w  jego  ocenie  postanowienie  to  narusza  zasadę  uczciwej  konkurencji  i  równego 

traktowania  wykonawców,  w  konsekwencji  żaden  wykonawca  nie  będzie  w  stanie  złożyć 

oferty i prawidłowo realizować przedmiotu umowy.  

Izba  oddalając  przedmiotowy  zarzut  wzięła  pod  uwagę,  że  kwestionowane 

postanowienie jest niezbędne dla prawidłowej realizacji umowy. Jako przykład zamawiający 

wskazywał  przesyłki  prokuratorskie,  których  nadanie  w  postępowaniu  sądowym  w 

określonym  dniu  przesądza  o  dochowaniu  terminu  zawitego.  W  takim  przypadku 

decydującym o nadaniu przesyłki w terminie nie może być dzień w którym przekazany został 

plik  EKN,  ale  fizyczne  przekazanie  wykonawcy  danej  przesyłki.  Zgodzić  się  należy  z 

zamawiającym,  że  mamy  do  czynienia  ze  specyficznym  rodzajem  korespondencji,  gdzie 

kluczowym niejednokrotnie jest termin 

przekazania przesyłek.  

Dodatkowo,  dostrzec  należało,  że  odwołujący  nie  tyle  podnosił  brak  zgodności  tego 

zapisu z określonymi przepisami ustawy Pzp, co wskazywał na ryzyka obarczenia go karami 

umownymi  w  przypadku  procedowania  przesyłek  bez  EKN.  W  tym  zakresie  Izba  podzieliła 

stanowisko zamawiającego, że w tym przypadku zastosowanie znajdą  zapisy § 7 ust. 7.6 i 

ust. 7.7 wzoru umowy, z których wynika, że w braku EKN w systemach wykonawcy znajdzie 

zastosowanie  procedura  awaryjna,  a  ta  z  kolei  wyłącza  obowiązki  wykonawcy  w  zakresie 

wymiany informacji systemowych, a tym samym również wszelkie kary z tego tytułu.   

Również  z  przywołanego  przez  zamawiającego  §  10.37  wzoru  umowy  wynika,  

że  bezpodstawne  są  obawy  odwołującego  co  do  możliwości  naliczenia  kar  umownych  

we  wskazanych  przypadkach.  P

recyzuje  on,  że  kary  umowne  określone  w  ustępach  10.2., 

10.3.,  10.4.,  10.5.,  10.6.,  10.7.,  10.8.  oraz  10.10.  przewidują  odpowiedzialność  niezależną  

od  winy  w

ykonawcy,  który  w  odniesieniu  do  wskazanych  tam  zobowiązań  przyjmuje  na 

siebie odpowiedzialność na zasadzie ryzyka. Powyższe nie dotyczy jednak tych przypadków,  

w  których  do  naruszenia  dochodzi  z  przyczyn,  za  które  wyłączną  odpowiedzialność  ponosi 

z

amawiający  lub  Jednostka/Jednostki.  Jeżeli  zatem  zamawiający  przekaże  nieterminowo 

EKN - 

wyłączona jest w tym przypadku wina wykonawcy, a zatem ryzyko naliczenia kar nie 

ma miejsca. 

Z 

powyższych  powodów  zarzuty  odwołującego  w  tym  zakresie  należało  uznać  

za niezasadne.   

Zarzut  odnoszący  się  do  zapisów  w  zakresie  zastępczej  procedury  awaryjnej  

w przypadku braku EKN (

§ 7 ust. 7.6. wzoru umowy) - nie zasługiwał na uwzględnienie 

Przedmiotowy zarzut nie został uwzględniony z uwagi na treść art. 513 pkt 1 ustawy 

Pzp,  w  zw.  z  art.  515  ust.  2  pkt  1  ustawy  Pzp.  Przedmiotem  zarzutu  może  być  bowiem 

wyłącznie  czynność  zamawiającego  podjęta  w  postępowaniu  o  udzielenie  zamówienia 

publicznego.  

Odwołujący,  uzasadniając  przedmiotowy  zarzut  przytoczył  zapis,  który  nie  jest 

zgodny  z  aktualnym  brzmieniem 

§7  ust.  7.6  wzoru  umowy.  Przywołana  argumentacja  nie 

uwzględniała również dalszych zapisów projektu umowy tj. §7 ust. 7.7.  

Mając  na  uwadze  powyższe  przedmiotowy  zarzut,  jak  też  cała  argumentacja  w  tym 

zakresie,  odnosząca  się  do  zapisów,  które  w  dokumentacji  postępowania  nie  znajdują 

odzwierciedlenia - 

nie może zostać przez Izbę wzięta pod uwagę i poddana ocenie w świetle 

cytowanych wcześniej przepisów. 

Zarzuty  dotyczące  konieczności  przekazywania  zestawienia  ilustrującego  wolumen  

i wartość przesyłek (§ 8 ust. 8.3. wzoru umowy, § 9.2.6 wzoru umowy) - zarzut podlegał 

oddaleniu 

Odwołujący  wskazał,  że  zgodnie  z  §  9.2.6  wzoru  umowy  zamawiający  wymaga  dla 

każdej  z  Jednostek  przygotowania  i  przekazywania  zestawienia  wszystkich  wykonanych 

usług na podstawie Umowy na uzgodniony z daną Jednostką adres e-mail, w terminie do 3 

dnia  roboczego  kolejnego  miesiąca  po  miesiącu  rozliczanym.  Przedmiotowe  zestawienie  

ma zawierać podobny zakres danych co zestawienie, o którym mowa w par. 8.2. i 8.3. wzoru 

umowy.  Ponadto  zgodnie  z  §  8.2  wzoru  umowy  zestawienie  wykonanych  usług  w  danym 

miesiącu  kalendarzowym,  w  ogólnodostępnej  edytowalnej  formie,  ma  być  przekazywane  

do  20  dnia  następnego  miesiąca  kalendarzowego.  Niniejsze  umożliwia  zebranie 

wymaganych  danych  po  wystawieniu  faktury  VAT.  Natomiast  zgodnie  z  par.  9.2.5  i  9.2.6. 

umowy  z

amawiający  wskazuje  zdecydowanie  krótszy  termin  tj.  3  dni  robocze  od  dnia 

wystawienia  faktury,  co  powoduje  zdaniem  odwołującego,  że  wymagane  jest  przekazanie 

tego  samego  zakresu  danych  w  dwóch  różnych  terminach.  Zgodnie  z  §  9.2.5  umowy 

z

amawiający  wymaga  kolejnego  zestawienia  z  tożsamym  zakresem  danych.  W  ocenie 

o

dwołującego  powielanie  konieczności  wytwarzania  tych  samych  danych,  dostępnych  w 

udostępnianym  zamawiającemu  narzędziu  informatycznym,  prowadzi  do  powstania 

niewspółmiernie  wysokich  kosztów  realizacji  zamówienia  z  uwagi  na  pracochłonność 

procesów.   

Wymagania stawia

ne przez zamawiającego są w ocenie odwołującego bezzasadne,  

a  jako  wygórowane  i  nadmierne  stanowią  o  naruszeniu  art.  99  ust  1  i  ust  4  ustawy  Pzp. 

Biorąc powyższe pod uwagę, odwołujący wnosił o usunięcie postanowień § 8.3. oraz § 9.2.6 

wzoru umowy. 

Zarzut 

sformułowany przez odwołującego nie zasługiwał na uwzględnienie. W ocenie 

składu  orzekającego  odwołujący  nie  wykazał  w  sposób  dostateczny  w  jaki  sposób 

przedmiotowe  zapisy  naruszając  cytowane  przepisy  ustawy  Pzp.  Argumentacja 

odwołującego sprowadza się do kwestii konieczności uwzględnienia w cenie oferty wymagań 

zamawiającego  odnoszących się do  sposobu i  zakresu prezentowanych danych.  Nie ulega 

wątpliwości,  

że  każde  wymaganie  opisane  w  SWZ  będzie  wiązało  się  z  określonymi  obowiązkami,  

a w konsekwencji kos

ztami po stronie wykonawcy. Kluczowe jest wyłącznie to, aby były one 

możliwe  do  przewidzenia  na  etapie  składania  ofert,  a  wymogi  zamawiającego  opisane  

w  sposób  na  tyle  precyzyjny  i  jednoznaczny,  aby  możliwe  było  skalkulowanie  ceny  oferty. 

Odwołujący  nie  wskazywał,  że  wymóg  określony  przez  zamawiającego  jest  niemożliwy  

do  zrealizowania 

ale,  że  będzie  to  generowało  dodatkowe  koszty.  Jeśli  tak,  to  powinien 

koszty te przewidzieć w kalkulacji ceny ofertowej, a skoro, jak twierdzi, zakres wymaganych 

danych  jest  w  obydwu  przypadkach  tożsamy  -  to  konieczność  przekazania  po  raz  kolejny, 

tych  samych  już  raz  przygotowanych  informacji,  nie  spowoduje  powstania  po  stronie 

odwołującego dodatkowych, istotnych kosztów. Odwołujący nie uzasadnił też jakie koszty i z 

jakiego  tytułu  miałyby  powstać  w  związku  z  koniecznością  przekazywania  ich 

zamawiającemu. 

Ponadto,  Izba  wzięła  pod  uwagę  wyjaśnienia  zamawiającego,  że  w  istocie  zakres 

żądanych danych i zestawień wynika z dokładnej analizy potrzeb zamawiającego i służyć ma 

między  innymi  precyzyjnemu  kontrolowaniu  wydatkowania  środków  publicznych  w  ramach 

zamówienia.  

Ponadto,  co  wynika  z  cytowanych  zapisów,  inny  jest  zakres  i  cel  żądania  danych 

wynikających  z  §  8  ust.  8.3  wzoru  umowy,  inny  w  związku  z  wymaganiami  określonymi  

w §9.2.5 oraz 9.2.6 wzoru umowy.  

Na  podstawie  pierwszego  z  zapisów  zamawiający  wymaga,  aby  wykonawca 

przekazywał  zestawienie  ilustrujące  wolumen  i  wartość  w  zł.  brutto  przesyłek  doręczonych 

lub  awizowanych  w  terminach,  o  których  mowa  w  §  4  ust.  1  i  2  oraz  ust.  3  pkt  2  wzoru 

umowy,  

za  każdy  miesiąc  kalendarzowy  jej  wykonywania  Umowy,  w  rozbiciu  na  poszczególne 

Jednostki  i  ich  unikalne  identyfikatory, 

które  zostaną  przedstawione  przez  Wykonawcę  

na etapie wdrożenia Umowy oraz terminy doręczenia lub awizowania, o których mowa w § 4 

ust.  1  i  2  oraz  ust.  3  pkt  2  Umowy,  w  ogólnodostępnej  edytowanej  formie  (np.  xml,  xls),  

w  terminie  do  końca  następnego  miesiąca  kalendarzowego,  zgodnie  ze  wzorem 

stanowiącym  Załącznik  nr  11  do  Umowy.  Dane  te  mają  na  celu  określenie  wskaźników 

terminowości  doręczenia  według  poszczególnych  przedziałów  terminowości  doręczeń  i 

pozwalają  weryfikować  dane  z  informacjami  dostępnymi  w  systemach  informatycznych 

z

amawiającego.  Ma  to  być  narzędzie  do  wyciągnięcia  należytych  konsekwencji  w 

odniesieniu 

do 

naruszeń  

w  przedmiotowym  zakresie, 

a  jednocześnie  zabezpieczyć  wykonawcę  na  wypadek 

dochodzenia niezasadnych roszczeń przez Jednostki.   

Z  kolei  wymagania, 

o  których  mowa  w  §  9  wzoru  umowy,  mają  na  celu  wymianę 

informacji  o  ilościach  i  wartościach  zrealizowanych  usług  na  rzecz  poszczególnych 

Jednostek a celem ich sporządzania jest pomoc w wyjaśnianiu ewentualnych rozbieżności w 

zakresie  wy

stawianych  przez  wykonawcę  faktur  za  zrealizowane  usługi  i  to,  aby  dane  na 

wystawionych  przez  wykon

awcę  fakturach  były  bezsporne.  Ma  to  pozwolić  na 

zminimalizowanie 

ryzyk  

w  postaci 

wystawiania  korekt.  Zestawienia te  nie  obejmują  danych  o  terminach  doręczenia 

przesyłek  nadanych  w  danym  miesiącu,  ponieważ  ich  istotna  część  nadal  jest  jeszcze  w 

trakcie doręczenia.   

Zamawiający,  w  ocenie  Izby,  w  sposób  dostateczny  wyjaśnił  i  uzasadnił  z  jakich 

powodów i w jakim celu przedstawione wyżej wymagania zostały przez niego wprowadzone 

do  dokumentacji  postępowania.  Odwołujący  z  kolei  nie wykazał  w  jaki  sposób  oczekiwania  

te miałyby naruszać przepisy ustawy Pzp. Z uwagi na powyższe zarzut ten należało oddalić.  

Odwołujący  podnosił  ponadto  zarzuty  naruszenie  art.  99  ust.  1  i  ust.  4  ustawy  Pzp 

oraz art. 353

oraz art. 487 § 2 Kodeksu cywilnego oraz art. 87-89 Prawa pocztowego w zw. 

z art. 8 ust. 1 ustawy Pzp, ponownie argumentując, że szereg zapisów SWZ zostało przez 

zamawiającego  sformułowanych  w  sposób  niejednoznaczny,  nieprecyzyjny,  który 

jednocześnie uniemożliwia odwołującemu złożenie oferty. 

Poniżej Izba odniesie się do poszczególnych, kwestionowanych przez odwołującego 

zapisów w zakresie wskazanych wyżej naruszeń. 

Zarzuty  dotyczące  liczby  punktów  nadawania  przesyłek  i  częstotliwość  oraz  godziny 

odbioru  przesyłek  (§  3  ust.  3.1,  3.2  i  3.3  wzoru  umowy),  punktów  zwrotu  ZPO  i 

przesyłek  niedoręczonych  (§  3  ust.  3.4  wzoru  umowy)  -  zarzuty  nie  zasługiwały  na 

uw

zględnienie 

Odwołujący,  do  katalogu  takich  postanowień  które  naruszają  przepisy  ustawy  Pzp 

zaliczał  §  3  ust.  3.1  i  3.3,  z  których  w  jego  ocenie  wynika,  iż  zamawiający  ma  prawo 

jednostronnie  kreować  stosunek  zobowiązaniowy  poprzez  zwiększenie  liczby  punktów 

nadania przesyłek, w tym punktów centralnego wydruku, bez konsultacji z wykonawcą. Przy 

tym  co  kluczowe  zakre

s  zwiększenia  tej  liczby  przez  zamawiającego  nie  został  określony. 

Zarzut nie zasługiwał na uwzględnienie w związku z cytowanymi wcześniej zmianami, które 

zamawiający  wprowadził  do  treści  SWZ,  polegającymi  na  uzupełnieniu  załącznika  nr  11  o 

dane w zakresie liczby punktów odbioru (951), aktualne na dzień wszczęcia postępowania. 

Ustalono  ponadto  nowe  brzmienie  §3  ust.  3  wzoru  umowy  przewidując,  że  ilość  punktów 

nadania nie wzrośnie o więcej niż 5% w stosunku do  przewidywanej w dokumentacji ilości. 

Zarzut  jest  zatem 

bezprzedmiotowy  już  tylko  z  tego  powodu,  że  podniesiony  został  w 

stosunku  

do postanowień innych niż treść SWZ i załączników w ramach przedmiotowego zamówienia. 

Wobec treści załącznika nr 11 niezgodne z prawdą jest twierdzenie, że nie jest  wiadomym,  

jak realnie kształtował się będzie zakres zobowiązań wykonawcy. 

Analogicznie, w przypadku § 3 ust. 3.2, odwołujący przytaczał nieaktualną treść SWZ, 

co  powoduje,  że  zarzut  nie  podlega  rozpoznaniu  z  uwagi  na  przepis  art.  513 pkt  1  ustawy 

Pzp,  w  zw.  z  art.  515  ust.  2  pkt  1  ustawy  Pzp.  Jak  już  wcześniej  wskazano  ocenie  Izby 

podlega    czynność  zamawiającego  podjęta  w  postępowaniu  o  udzielenie  zamówienia 

publicznego,  

w  tym  przypadku zgodność określonych  w  SWZ  zapisów z  przepisami  ustawy  Pzp.  Należy 

zauważyć,  że  cała  argumentacja  odwołującego co do  braku  możliwości wyliczenia  kosztów 

realizacji  zamówienia,  oraz  braku  precyzji  w  opisaniu  przedmiotu  zamówienia,  opierała  się 

na  zapisach  mniej  szczegółowych,  nie  będąc  adekwatną  do  brzmienia  aktualnie 

obowiązujących zapisów SWZ. 

Podobnie,  w  przypadku  zapisów,  które  odwołujący  przytaczał  odnośnie  uregulowań 

dotyczących  punktów  zwrotu  ZPO  oraz  przesyłek  niedoręczonych,  objęto  po  raz  kolejny 

zarz

utami  treści  z  obecnie  obowiązującej  umowy,  zawartej  przez  zamawiającego  

z  o

dwołującym,  a nie treści  dokumentów  zamówienia.  Już tylko  z tego powodu zarzuty  nie 

podlegały  uwzględnieniu.  Odwołujący  podnosił  także,  że  postanowienie  §3  ust.  3.4  jest 

częściowym  powtórzeniem  §  3  ust.  3.2  w  zakresie  obowiązku  wykonawcy  obejmującego 

doręczanie  formularzy.  Z  kolei  za  naruszenie  tych  postanowień  przewidziane  są  kary 

umowne  (opisane  w 

§  10  ust.  1  wzoru  umowy).  W  takim  przypadku  nie  jest  jasne,  jak 

naliczać  karę  umowną  za  naruszenie  §  3  ust.  3.4  w  sytuacji,  gdy  za  to  samo  naruszenie 

zostałaby już naliczona kara z tytułu naruszenia § 3 ust. 3.2. Konsekwencją nieprecyzyjności 

§3  ust.  3.4  jest  zatem  brak  możliwości  oszacowania  ryzyka  związanego  z  naliczaniem  kar 

umownych i jego odpowiedniego wkalkulowania w cenę ofertową. W związku z powyższym 

o

dwołujący  wniósł  o  wykreślenie  §  3  ust.  3.4  wzoru  umowy.  W  związku  z  błędnym 

przytoczeniem treści tego zapisu, odwołujący błędnie wskazał, że postanowienie §3 ust. 3.4 

jest częściowym powtórzeniem § 3 ust. 3.2 w zakresie obowiązku wykonawcy obejmującego 

doręczanie formularzy, za których naruszenie przewidziane są kary umowne. Postanowienie 

zawarte  

w  §  3  ust.  2  wzoru  umowy  dotyczy  częstotliwości  i  godzin  odbioru  przesyłek  pocztowych  

od  jednostek  oraz  dokonywania  doręczeń  zwrotów  formularzy  potwierdzenia/pokwitowania 

odbioru  i  przesyłek  zwróconych  do  nadawcy.  Powołany  w  treści  zarzutu  §  3  ust.  4  wzoru 

umowy  dotyczy  z  kolei  adresu  pod  jaki  wykonawca  ma  dokonać  zwrotu  ZPO  i  przesyłek 

niedoręczonych.  Zobowiązanie  to  zamawiający  uznał  za  istotne  z  tego  powodu,  że  jak 

pokazało  doświadczenie  na  tle  realizacji  umowy  z  odwołującym,  miały  miejsce  sytuacje,  

w  których  przesyłki  niedoręczone  lub  ZPO  były  masowo  zwracane  przez  operatora 

pocztowego  do  innych  punktów  nadania,  innych  Jednostek.  Aby  uniknąć  na  przyszłość 

przedmiotowych  uchybień  -  wprowadzono  do  umowy  stosowne  zapisy,  co  należy  uznać  

za zasadne.  

Zarzuty dotyczące nadawania przesyłek w danym dniu po określonej godzinie (§ 4 ust. 

4.1, 4.2 i 4.3 wzoru umowy) - zarzuty 

podlegały oddaleniu 

Ponownie  dostrzec  należy,  że  odwołujący  w  treści  odwołania  przytoczył  zapis  §  4.1  

w  brzmieniu,  które  nie  jest  zgodne  z  treścią  zapisu  znajdującego  się  w  SWZ.  Odwołujący 

cytuje  zapis: 

„Wykonawca zobowiązuje  się  do  doręczenia lub  awizowania co  najmniej  85% 

wolumenu  przesyłek  pocztowych  rejestrowanych  krajowych  nadanych  przez  każdą  

z  Jednostek  w  każdym  miesiącu  kalendarzowym  wykonywania  Umowy  w  terminie  3  dni 

roboczych  od  dnia  nadania,  przy  czym  korespondencję  nadaną  po  godzinie  16:00  Strony 

uznają za nadaną w następnym dniu roboczym.”, podczas gdy aktualna jego treść to: „4.1. 

Wykonawca  zobowiązuje  się  do  doręczenia  lub  awizowania  co  najmniej  85%  wolumenu 

przesyłek  pocztowych  rejestrowanych  krajowych  nadanych  przez  każdą  z  Jednostek  w 

każdym miesiącu kalendarzowym wykonywania Umowy w terminie 3 dni roboczych od dnia 

nadania.  Dla  korespondencji  nadanej  po  godzinie  16:00  terminy  określone  niniejszym  § 

liczone będą od następnego dnia roboczego.”  

W  treści  odwołania  podnoszone  są  okoliczności,  że  postanowienie  niniejsze  może 

prowadzić  do  tego,  że  do  wolumenu  wliczane  będą  takie przesyłki  pocztowe,  które  zostały  

na  przykład:  błędnie  zaadresowane  lub  odmówiono  ich  odbioru  (zatem  fizycznie  ich  nie 

doręczono),  a  z  tego  powodu  wykonawca  nie  mógł  ich  ani  doręczyć  ani  awizować.  Taka 

interpretacja  byłaby  błędna,  ponieważ  przerzucałaby  na  wykonawcę  odpowiedzialność 

również  za  takie  okoliczności,  które  nie  leżą  po  jego  stronie,  a  wręcz  wprost  wynikają  z 

błędów nadawcy (poszczególnych Jednostek) co stanowiłoby ewidentne naruszenie art. 433 

pkt  3  ustawy  Pzp.  Stąd  odwołujący  wnosi  o  dokonanie  takiej  modyfikacji  zapisu,  aby  do 

wolumenu  zaliczyć  również  te  przesyłki,  w  stosunku  do  których  została  podjęta  próba 

doręczenia,  a  które  to  nie  zostały  dostarczone  z  przyczyn  nie  leżących  po  stronie 

wykonawcy,  z  kolei  przesyłki  błędnie  zaadresowane  lub  których  odbioru  odmówiono  -  nie 

powinny  zostać  wzięte  pod  uwagę.  Jednocześnie  odwołujący  wniósł  o  taką  modyfikację 

postanowień  wzoru  umowy,  aby  korespondencja  nadana  po  godzinie  15:00  (a  nie  po 

godzinie 16:00 jak określił to zamawiający) była uważana za nadaną w kolejnym dniu.  

Izba  uznała  przedmiotowy  zarzut  za  niezasadny.  Odwołujący  podnosząc 

przedmiotowe  zastrzeżenia  odnosi  się  do  kwestii  ryzyk  związanych  z  brakiem  możliwości 

ustalenia  wolumenu  na  poziomie  85%  w  sytuacji,  gdy  istnieje  szereg  przyczyn,  od 

wykonawcy  niezależnych,  dla których jego osiągnięcie będzie niemożliwe do  przewidzenia. 

Jednocześnie  wskazując  na  naruszenie  przepisu  art.  433  pkt  3  ustawy  Pzp  wskazuje  na 

regulację,  która  zabrania  obarczanie  wykonawcy  odpowiedzialnością  za  okoliczności,  za 

które  wyłączną  odpowiedzialność  ponosi  zamawiający.  W  tym  przypadku  nie  mamy  do 

czynienia  z  taką  sytuacją.  Co  wynika  bowiem  z  §  10.37  wzoru  umowy,  kary  nie  będą 

naliczane 

za  naruszenie  zobowiązań  określonych  w  §4.1-4.3  w  przypadkach,  w  których  do 

naruszenia 

dochodzi  

z 

przyczyn, 

za  które 

wyłączną 

odpowiedzialność 

ponosi 

zamawiający 

lub 

Jednostka/Jednostki. Postanowienia umowne są zatem precyzyjne, określają dla wykonawcy 

termin,  w  którym  ma  dojść  do  doręczenia  lub  awizowania  przesyłki,  zaś  okoliczności 

związane  np.  z  błędnym  zaadresowaniem  przesyłki,  brakiem  doręczenia  w  przypadku 

zaistnienia 

podstaw  do  zwrotu  przesyłki,  nie  stanowi  ryzyka  dla  wykonawcy,  ponieważ 

spełnieniem  jego  zobowiązań  będzie  w  tym  przypadku  próba  doręczenia  przesyłki  w 

terminie.   

Z  kolei 

żądania  w  zakresie  określenia  godziny,  którą  należałoby  przyjąć  jako 

odpowiednią,  aby  uznać,  że  przesyłka  nadana  po  tej  godzinie  winna  zostać  uznana  za 

nadaną w następnym dniu roboczym - nie zostały przez odwołującego w sposób dostateczny 

wykazane.  Wydaje  się,  że  jedyną  przytaczaną  w  tym  zakresie  argumentacją  była  kwestia 

zorganizowania  pracy  poszczególnych  punktów.  Ta  okoliczność  jest  w  pełni  zależna  

od  wykonawcy,  a ewentualne  koszty  z tym  związane  mogą  zostać wliczone w  cenę oferty, 

gdyż  wymagania  w  tym  przedmiocie  zostały  przez  zamawiającego  precyzyjnie 

wyartykułowane.  Z  kolei  zamawiający  wyjaśnił  na  rozprawie  z  jakich  powodów  wskazał 

godzinę  16  jako  najdogodniejszą  dla  siebie  uzasadniając,  że  często  korespondencja 

przygotowywana przez Jednostki w danym dniu - 

jest przekazywana do wysłania w późnych 

godzinach  popołudniowych.  Uregulowanie  powyższe  jest  zatem  uzasadnione  potrzebami  

i trybem pracy poszczególnych Jednostek, co zostało przez zamawiającego uzewnętrznione 

w dokumentach postępowania. 

Zarzuty dotyczące zapisów w zakresie zmian w systemach informatycznych (§ 6.3 i 6.6 

wzoru umowy) - 

zarzuty podlegały oddaleniu 

Uzasadnienie w tym zakresie znajduje się powyżej, omówione na potrzeby zarzutów 

naruszenia art. 99 ust. 1 i ust. 4 ustawy Pzp i pozostają aktualne. 

Odwołujący  sformułował  ponadto  szereg  zastrzeżeń  dotyczących  wysokości  i 

sposobu naliczania kar umownych. Wskazywał, że ich wysokość, ustalona w tym kontrakcie 

cechuje  się  rażącym  wygórowaniem,  stanowiąc  o  nieuzasadnionym  zaburzeniu  równowagi 

stron przyszłego stosunku zobowiązaniowego. Odwołujący powoływał się w tym zakresie na 

przepis  art.  5  kodeksu  cywilnego,  prezentując  poglądy  o  konieczności  równomiernego 

rozkładu  uprawnień  i  obowiązków  w  stosunku  prawnym,  korzyści  i  ciężarów  oraz  szans  i 

ryzyk.  

W  tym 

miejscu  Izba  pragnie  podkreślić,  że  niezasadnym  jest  przywoływanie  

w  postępowaniach  o  udzielenie  zamówienia  publicznego  jako  podstawy  prawnej  art.  5 

kodeksu  cywilnego.  Niesporym  zarówno  w  doktrynie  jak  i  orzecznictwie  w  zakresie  prawa 

cywilnego  jest  fakt, 

że  przepis  ten  w  gałęzi  prawa  cywilnego  jest  przepisem  wyjątkowym  i 

szczególnym,  a  tym  samym  winien  być  przywoływany  przez  strony  tylko  w  wyjątkowych 

okolicznościach. Przedmiotowe postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego nie jawi 

się  jako  okoliczność  szczególna,  gdzie  przepis  art.  5  kodeksu  cywilnego  powinien  znaleźć 

zastosowanie.  Na  poparcie  tego  stanowiska  przywołać  można  orzeczenie  Sądu 

Najwyższego z  dnia 15 lutego 2017 r.,  sygn.  akt  II  CSK  236/16  w  którym  Sąd  wskazał,  że 

norma 

zawarta  

w  przepi

sie  art.  5  k.c.  ma  charakter  wyjątkowy  i  może  być  stosowana  tylko  po  wykazaniu 

wyjątkowych  okoliczności,  w  sytuacji,  gdy  w  inny  sposób  nie  można  zabezpieczyć  interesu 

osoby  zagrożonej  wykonaniem  prawa  podmiotowego  przez  inną  osobę  (zob.  orzeczenie 

Sądu Najwyższego z dnia 17 października 1969 r., III CRN 310/69, OSNCP 1970, Nr 6, poz. 

115)  oraz  w  tych  szczególnych  przypadkach,  w  których  wykorzystywanie  uprawnień 

wynikających  z  przepisów  prawa  prowadziłoby  do  skutku  nie  aprobowanego  w 

społeczeństwie  ze  względu  na  przyjętą  w  społeczeństwie  zasadę  współżycia  społecznego. 

Zasady  współżycia  społecznego to  pojęcie  niedookreślone,  nieostre,  a  powoływanie  się  na 

sprzeczność  

z zasadami współżycia społecznego powinno wiązać się z konkretnym wykazaniem o jakie 

zasady  w

spółżycia  społecznego  w  konkretnym  wypadku  chodzi  oraz  na  czym  polega 

sprzeczność  danego  działania  z  tymi  zasadami.  Zdaniem  Izby  taki  charakter  klauzul 

generalnych  zawartych  w  rozważanym  przepisie  nakazuje  ostrożne  korzystanie  z  instytucji 

nadużycia  prawa  podmiotowego,  a  w  szczególności  jako  podstawy  prawnej  dla 

uwzględnienia odwołania.  

Kolejną kwestią, przywoływaną w kontekście przedmiotowych zarzutów, wymagającą 

omówienia,  jest  argumentacja  odwołującego  o  niedopuszczalności  stosowania  kar 

umownych  w  rama

ch  umowy  na  usługi  pocztowe,  wobec  brzmienia  art.  87  ustawy  Prawo 

pocztowe. O

dwołujący przywołując przepis art. 87 ust. 5 Prawa pocztowego wskazywał, że 

odejście  

od zasad odpowiedzialności określonych w Prawie pocztowym, jest dopuszczalne wyłącznie 

w 

przy

padkach  kwalifikowanych,  związanych  ze  znacznie  wyższym  stopniem 

nieprawidłowości  po  stronie  operatora  pocztowego.  Jego  zdaniem  tylko  wówczas 

dopuszczalne jest przejście na ogólne zasady odpowiedzialności i - przykładowo - określenie 

odrębnych  kar  umownych  w  umowie  o  świadczenie  usług  pocztowych.  Innymi  słowy  

z literalnego brzmienia przepisów wynika, że odpowiedzialność operatora pocztowego co do 

zasady  ograniczona  jest  do  okoliczności  i  wysokości  określonej  w  dalszych  przepisach  tej 

ustawy  (tj.  w  art  88  i 

89  Prawa  Pocztowego).  Jedyny  wyjątek,  determinujący  konieczność 

ponoszenia odpowiedzialności  w  wysokości  przewyższającej  limity  określone w  art.  88  i  89 

Prawa  Pocztowego,  związany  jest  ze  ziszczeniem  się  jednej  z  okoliczności  wymienionych  

w  art.  87  ust. 

5  Prawa  pocztowego.  Tylko  wtedy  odpowiedzialność  operatora  pocztowego 

może  przewyższać  zakres  i  wysokość  odpowiedzialności  wynikającej  z  samej  tej  ustawy. 

Zakres  odpowiedzialności  operatora  pocztowego  wyznaczony  jest  w  art.  88  i  89  Prawa 

pocztowego,  które  w  sposób  precyzyjny  określają  maksymalną  wysokość  odszkodowań  

za  poszczególne  przypadki  niewykonania  lub  nienależytego  wykonania  usług  pocztowych.  

Są  to  przepisy  bezwzględnie  obowiązujące,  a  zatem  postanowienia  umów  o  świadczenie 

usług  pocztowych  nie  mogą  modyfikować  zasad  odpowiedzialności  -  w  tym  zwłaszcza 

zastrzegać  kar  umownych  w  wysokości  przekraczającej  maksymalne  stawki  odszkodowań, 

wynikające  

z art. 88 i 89 Prawa pocztowego. Jakkolwiek umowa o świadczenie usług może zastrzegać 

odrębne  zasady  odpowiedzialności,  to jednak  -  w  świetle  art.  87  ust.  5 Prawa  pocztowego  

zasady  te  mogą  znaleźć  zastosowanie  wyłącznie  w  przypadku,  gdy  niewykonanie  lub 

nienależyte wykonanie usługi pocztowej jest następstwem czynu niedozwolonego, nastąpiło  

z  winy  umyślnej  operatora  albo  też  jest  wynikiem  rażącego  niedbalstwa  operatora. 

Odwołujący, wskazując na powyższe, wniósł o nakazanie zamawiającemu modyfikacji SWZ, 

poprzez  wykreślenie  zapisów  dotyczących  kar  umownych  w  tych  przypadkach,  w  których 

odpowiedzialność  operatora  pocztowego  została  określona  w  ustawie  Prawo  pocztowe  

w sposób zryczałtowany tj. wypłacany niezależnie od poniesionej szkody. 

W  tym  miejscu  Izba  zauważa,  że  należy  podzielić  ocenę  odwołującego,  w  zakresie  

w  jakim  ten  odnosił  zasady  odpowiedzialności  operatora  pocztowego  do  sytuacjach 

opisanych  w  ustawie  Prawo  pocztowe.  Zgodnie  bowiem  z  brzmieniem  art.  87  ust.  1 

cytowanej 

ustawy  

do  odpowiedzialności  operatorów  pocztowych  za  niewykonanie  lub  nienależyte  wykonanie 

usługi  pocztowej  stosuje  się ustawę  z  dnia  23  kwietnia  1964  r.  -  Kodeks  cywilny,  jeżeli 

przepisy  tej 

ustawy  nie  stanowią  inaczej.  Natomiast  zasady  odpowiedzialności  -  oparte  na 

zasadzie  ryzyka -  unormowano  w  ust. 3, 

zgodnie z którym operator pocztowy, który zawarł 

umowę  

o  świadczenie  usługi  pocztowej  z  nadawcą,  odpowiada  za  niewykonanie  lub  nienależyte 

wykonanie  usługi  pocztowej,  chyba  że  niewykonanie  lub  nienależyte  wykonanie  nastąpiło 

wskutek  siły  wyższej,  z  przyczyn  występujących  po  stronie  nadawcy  lub  adresata, 

niewywołanych  winą  operatora  pocztowego,  z  powodu  naruszenia  przez  nadawcę  lub 

adresata  przepisów  ustawy  albo  regulaminu  świadczenia  usług  pocztowych  lub 

powszechnych  oraz  z  powodu  właściwości  przesyłanej  rzeczy.  O  ile  nie  zajdą  więc  te  trzy 

przypadki,  zakres  odpowiedzialności  cywilnoprawnej  operatora  pocztowego  jest  limitowany 

ustawą 

pocztową.  

W efekcie - to usta

wa pocztowa zasadniczo wyznacza zakres odpowiedzialności operatorów 

pocztowych. 

Powyższe nie oznacza jednak,  że w  sytuacjach  nie  uregulowanych w  ustawie 

Prawo  pocztowe,  nie  stosuje  się  zasad  odpowiedzialności  określonej  w  ustawie  kodeks 

cywilny.  Tu  Izba  po

dziela  pogląd,  że  odpowiedzialność  operatora  pocztowego  wobec 

nadawcy  za  niewykonanie  lub  nienależyte  wykonanie  usługi  pocztowej  jest 

odpowiedzialnością  kontraktową,  do  której  zastosowanie  znajdują  przepisy  art.  471  i 

następnych kodeksu cywilnego. Innymi słowy, w zakresie nie uregulowanym ustawą Prawo 

pocztowe - 

znajdą zastosowanie przepisy kodeksu cywilnego. 

Zauważyć  należy  ponadto,  że  odwołujący,  formułując  zarzuty  naruszenia  Prawa 

pocztowego,  nie  wskazał  w  jakim  zakresie  i  z  jakimi  zapisami  projektu  umowy,  nie  zgadza 

się i które to wymagania są z cytowanymi przepisami niezgodne. Sformułował jedynie ogólne 

żądanie,  aby  Izba  nakazała  zamawiającemu  dokonanie  modyfikacji  treści  SWZ  w  taki 

sposób,  aby  wykreślił  on  zapisy  dotyczące  kar  umownych  w  tych  przypadkach,  w  których 

odpowiedzialność  operatora  pocztowego  została  określona  w  ustawie  Prawo  pocztowe  

w  sposób  zryczałtowany  tj.  wypłacany  niezależnie  od  poniesionej  szkody.  Przy  czym  nie 

sprecyzował o które zapisy projektowanej umowy chodzi i jaki zakres zmian postuluje. W tym 

miejscu  przypomnieć  należy,  że  wobec  treści  przepisu  art.  555  ustawy  Pzp  Izba  może 

orzekać  wyłącznie  co  do  zarzutów  zawartych  w  odwołaniu.  Oznacza  to,  że  Izba  nie  może 

samodzielnie podejmować decyzji w kierunku naprawienia działań zamawiającego, które nie 

były  przedmiotem  odwołania,  nawet  jeśli  dostrzeże  ich  nieprawidłowość.  Przedmiotowy 

zakaz  jest  bezwzględnie  związany  z koniecznością  skonkretyzowania  przez  odwołującego 

zarzutów  w odwołaniu.  Zarzut  jest  rozumiany  jednak  nie  tylko  jako  określenie  czynności 

i 

zaniechania  zamawiającego  ze wskazaniem  kwalifikacji  prawnej  naruszenia  (wskazania 

naruszanego przepisu ustawy). Przepis ten 

stanowi powtórzenie art. 192 ust. 7 ustawy Pzp z 

2004 r., wobec czego orzecznictwo zapadłe na tle dawnego przepisu zachowuje aktualność 

również  w nowym  stanie  prawnym.  Jak  stwierdziła  między  innymi  KIO  w  wyrokach:  z 4 

czerwca  2020  r.,  sygn. akt  KIO  500/20,  czy  też  w  wyrokach o sygn.  akt  KIO  2036/18,  KIO 

162/17,  KIO  179/17,  KIO  35/17  - 

treść  i zakres  zarzutu  wyznaczają  okoliczności  faktyczne, 

w 

których  odwołujący  upatruje  niezgodność  działania  zamawiającego  z ustawą.  W 

kontekście  zarzutów  formułowanych  wobec  postanowień  umownych  oznacza  to,  że 

odwołujący  ma  obowiązek  wskazać  określone  zapisy  projektowanej  umowy,  precyzując 

jednocześnie 

w 

jakiej 

części  

i z jakimi przepisami ustawy są one sprzeczne.  

Dalej  odwołujący,  formułując  szereg  zastrzeżeń  co  do  poszczególnych  kar 

umownych,  podkreśla  wielokrotnie,  że  wiele  postanowień  wzoru  umowy  w  zakresie 

dotyczącym  kar  jest  pozbawionych  jednoznaczności  oraz  precyzji,  co  nie  pozwala  mu  w 

dostatecznym  stopniu  oszacować  ryzyk  i  skalkulować  ceny  oferty.  Twierdzi  przy  tym,  że 

częstokroć zamawiający podejmuje próbę dwukrotnego obciążania odwołującego karami za 

tożsame  lub  podobne  naruszenia,  przy  czym  nie  wskazuje  przypadków,  kiedy  do  takich 

sytuacji może dojść, co ponownie czyni zarzuty gołosłownymi. Odwołujący zaniechał zatem 

podstawowego  obowiązku,  który  leży  po  jego  stronie  tj.  wykazania  w  jaki  sposób 

projektowane przez zama

wiającego zapisy projektu umowy, naruszają przepisy ustawy Pzp 

czy też wspomniane przepisy Prawa pocztowego.  

Izba dostrzegła, że katalog kar ustalony przez zamawiającego we wzorze umowy jest 

bardzo  rozbudowany,  przewidziano  szereg  sankcji  dla  wykonawcy,  k

tóry  będzie  realizował 

umowę w sposób, który nie jest zgodny z wymaganiami. Należy przypomnieć, że wprawdzie 

zamawiający  jest  gospodarzem  postępowania,  to  jednak  ustawodawca  nie  przyznał  mu 

niczym  nieskrępowanego  prawa  do  ustalania  warunków,  jakie  winien  spełnić  wykonawca, 

aby  mógł  wziąć  udział  w  postepowaniu,  a  także  sposobu  jego  wykonywania  i  rozliczania. 

Podkreślić  należy,  że  postępowanie  jest  prowadzone  według  przepisów  ustawy  prawo 

zamówień publicznych, które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2021 roku. W zmienionych 

przepisach  wprowadzono  szereg  rozwiązań  służących    zrównoważeniu  pozycji    stron  

umowy  w  sprawie  zamówienia  publicznego. Zmiany te mają na celu nie tylko ograniczenie 

jednostronnego 

kształtowania 

umów 

przez 

zamawiających 

oraz 

przerzucania 

nieproporcjonalnych ryzyk kontraktowych na wykonawców, ale także wzmocnienie regulacji 

dotyczących  fazy  wykonania  i  sposobów  rozliczania  umowy  w  sprawie  zamówienia 

publicznego.  Nowa  Pzp  statuuje  w  art.  431  obowiązek  realizacji  zamówienia  publicznego  

z 

poszanowaniem  interesów  obu  stron  umowy,  wyrażające  się  w  podniesionej  do  rangi 

zasady, obowiązku współdziałania zamawiającego i wykonawcy przy wykonaniu umowy. Nie 

precyzuje 

jednocześnie  na  czym  to  współdziałanie  miałoby  konkretnie  polegać.  W  takiej 

sytua

cji należy odnieść się wprost do uregulowań art. 354 § 1 i 2 k.c.,  który określa zasady 

współpracy stron i dążenie do ich równowagi w danym stosunku zobowiązaniowym. W tym 

zakresie  przywołać  należy  stanowisko  Sądu  Najwyższego  wyrażone  w  wyroku  z  dnia  25 

l

utego 2015 r., sygn. akt IV CSK 297/14, gdzie SN uznał, że „Według art. 354 § 2 k.c. przy 

wykonywaniu  zobowiązania  powinien  z  dłużnikiem  współdziałać  wierzyciel.  Każdy  z  nich 

obowiązany jest  baczyć na  uzasadniony  interes kontrahenta i  nie czynić  nic  takiego,  co  by 

wykonywanie  zobowiązania  komplikowało,  hamowało  lub  utrudniało.  Ten  negatywny 

obowiązek  spoczywa  na  wierzycielu  zawsze.  Pozytywnego  natomiast  działania  wymagać 

należy  od  wierzyciela  jedynie  w  sytuacji,  gdy  wynika  to  z  właściwości  świadczenia  lub 

u

mowy”.  Tym  samym  zamawiający,  przygotowując  dokumentację  postępowania  winien 

ustanowić  takie  warunki  udziału  w  nim  i  zasady  wykonywania  zamówienia,  aby  z  jednej 

strony  nie  naruszając  praw  wykonawców  do  możliwości  brania  udziału  w  postepowaniu,  z 

drugiej st

rony spowodował takie warunki wykonywania zamówienia, aby było możliwe pełne 

współdziałanie stron podczas jego realizacji.  

Niezależnie  jednak  od  powyższej,  ogólnej  konstatacji,  nie  zwalnia  to  odwołującego 

każdorazowo  z  obowiązku  wykazania  okoliczności,  w  jaki  sposób  projektowane 

postanowienia  umowy  naruszają  przywołane  przepisy  ustawy  Pzp.  Odwołujący  z  kolei, 

konstruując zarzuty odwołania odnośnie poszczególnych postanowień umowy, ograniczył się 

do 

stwierdzenia,  

że  nie  jest  w  stanie  oszacować  kar  umownych  czy  też,  że  kary  są  rażąco  wygórowane  

i  nieadekwatne  do  ciężaru  ewentualnego  przewinienia,  jak  też  w  odniesieniu  do  potrzeb  

i  interesu  zamawiającego.  Nie  podał  przy  tym  żadnej  szczegółowej  argumentacji  lub 

wyliczeń, które mogłyby świadczyć o tym, że charakter kar, które zamawiający wprowadził do 

treści  SWZ  (projektu  umowy)  nie  ma  na  celu  dyscyplinowanie  wykonawców  do  należytej, 

zgodnej  

z  kontraktem,  realizacji  zamówienia  lecz,  że  jak  stwierdził  odwołujący  prowadzić  mają  do 

„wzbogacenia zamawiającego”.  

Rację  ma  zamawiający,  który  w  odpowiedzi  na  odwołanie  stwierdza,  że  odwołujący  

w  zakresie  tego  zarzutu,  nie  dość  że  nie  wykazuje  jego  zasadności,  to  niejednokrotnie 

przeczy 

sam 

sobie, 

z 

jednej 

strony 

zarzucając 

zamawiającemu 

nieprecyzyjno

ść/niejednoznaczność  zapisów  o  karach  umownych,  z  drugiej  kwestionując  w 

ogóle  ich  dopuszczalność,  przy  czym  we  wcześniejszej  części  odwołania  zauważa,  że 

„Zamawiający przewidział szczegółowe wytyczne co do zakresu i wysokości naliczanych na 

wykonawcę  kar  umownych”.  Izba  stwierdziła,  że  tak  jest  w  istocie  tj.  zamawiający  bardzo 

szczegółowo 

i 

jednoznacznie 

opisał  

za  jakie  przewinienia  i  w  jakiej  wysokości  kary  będą  wykonawcy  naliczane.  Z  kolei  

w  odniesieniu  do  ich  wysokości  stwierdzić  należy,  że  odwołujący  nie  podjął  nawet  próby 

dowodzenia,  że  kara  za  dane  przewinienie,  ustalona  na  danym  poziomie,  jest 

niewspółmierna do wagi przewinienia.  

W tym miejscu ponownie należy przypomnieć, że przedmiotowe zamówienie nie jest 

standardową  usługą  pocztową,  ale  świadczona  jest  na  rzecz  jednostek  sądownictwa  

i  powszechnych  jednostek  organizacyjnych  prokuratury.  Jak  wyjaśnił  zamawiający  

w  odpowiedzi  na  odwołanie  to  właśnie  determinuje  konieczność  ustalenia  takiego  katalogu 

kar,  których  konstrukcja  oparta  została  o  wieloletnie  doświadczenia  zamawiającego  przy 

nadzorze  nad  realizacją  tożsamych  usług,  jak  również  z  uwzględnieniem  oczekiwań 

formułowanych  w  tym  zakresie  przez  same  Jednostki,  w  imieniu  których  umowa  jest 

zawierana,  a  zgłoszonych  przez  nie  przed  wszczęciem  postępowania,  aby  możliwe  było  

skuteczne  wyegzekwowanie  od  wykonawcy  realizacji  o

bowiązków,  które  przy  dostarczaniu 

tego  rodzaju  korespondencji  są  często  kluczowe.  Zamawiający  przewiduje  zatem  kary  

w  przypadku  tych 

czynności,  które  są  kluczowe  dla  uznania  pewnych  czynności 

procesowych  za  skuteczne,  dla  zapewnienia 

terminowości  realizacji  usług  objętych 

zamówieniem.  W  ocenie  Izby  wszystkie  zaproponowane  przez  zamawiającego  kary 

umowne,  które  były  kwestionowane  przez  odwołującego  służą  wyłącznie  wyegzekwowaniu 

obowiązków  wykonawcy  w  toku  realizacji  umowy,  obejmują  więc  wszelkie  czynności 

dotyczące  odbioru,  przemieszczenia się przesyłki,  jak  też  dotyczą właściwego,  zgodnego z 

umową 

przekazania 

informacji  

o  zdarzeniach  występujących  na  poszczególnych  etapach  doręczenia  za  pośrednictwem 

przeznaczonych  do  tego  systemów  informatycznych,  które  muszą  w  tym  wypadku  działać  

w sposób niezawodny i bezawaryjny. 

Trudno  odmówić  zamawiającemu  prawa  do  takiej  konstrukcji  postanowień  umowy,  

w  tym  w  zakresie  kar  umown

ych,  aby  zabezpieczyć  się  w  najwyższym  stopniu,  oczekując 

najwyższej  staranności  w  realizacji  umowy.  Jak  stwierdził  zamawiający,  tak  skonstruowany 

system  kar  umownych,  oprócz  zapewnienia  sprawności  działania  wymiaru  sprawiedliwości,  

co  leży  w  interesie  publicznym,  ma  chronić  zamawiającego  (jednostki  na  rzecz  których 

działa) przed uszczerbkiem związanym z koniecznością wielokrotnego nadawania tej samej 

korespondencji,  stratami  związanymi  z  przesuwaniem  terminów  rozpraw  oraz  innych 

czynności  procesowych,  których  dotyczy  korespondencja,  a  także  przed  innymi,  trudnymi  

do  dokładnego  policzenia  szkodami,  związanymi  z  nieterminową  realizacją  funkcji,  jakie 

spełniają  nadawcy  przesyłek  objętych  zamówieniem,  a  których  realizacja  jest  najczęściej 

powiązana z koniecznością doręczenia przesyłek takich jak m.in. orzeczenia sądowe.   

Zamawiający  zatem  w  sposób  wyczerpujący  opisał  i  wyjaśnił  z  jakich  powodów 

skonstruował poszczególne zapisy dotyczące kar umownych w sposób określony w projekcie 

umowy,  natomiast  odwołujący  nie  sprostał  obowiązkowi  wykazania,  że  wskazywane  przez 

niego  przepisy  zostały  naruszone.  Zaniechanie  powyższe  spowodować  musiało 

konsekwencję w postaci oddalenia odwołania w tym zakresie. 

Nie zasługiwał także, w ocenie Izby, na uwzględnienie zarzut naruszenia art. 439 ust. 

2  pkt  2  oraz  pkt  3  ustawy  Pzp  poprzez  brak  określenia  w  SWZ,  w  tym  we  wzorze  umowy 

sposobu  ustalania  zmiany  wynagrodzenia  oraz  nieokreślenie  we  wzorze  umowy  sposobu 

określenia  wpływu  zmiany  ceny  materiałów  lub  kosztów  na  koszt  wykonania  zamówienia. 

O

dwołujący  kwestionował  zapis  §14  ust.  2  wzoru  umowy  w  zakresie  waloryzacyjnych, 

opisanych w pkt 14.2.6 do 14.2.10.  

Izba  ustaliła,  że  zamawiający  przewidział  we  wzorze  umowy  następujące  zmiany  

w  stosunku  do  treści  oferty,  na  podstawie  której  dokonano  wyboru  wykonawcy:  14.2.10. 

zmiana  jednostkowej  ceny  brutto  poszczególnych  rodzajów  usług  oraz  zmiana  całkowitego 

maksymalnego  wynagrodzenia  brutto  Wykonawcy,  o  którym  mowa  w  §  9  ust.  1  Umowy,  

w  przypadku  zmiany  cen  materiałów  lub  kosztów  związanych  bezpośrednio  z  realizacją 

zamówienia,  z  zastrzeżeniem  iż:  14.2.10.1.  zmiana    dotyczy  zmiany  cen  materiałów  lub 

kosztów  innych  niż  wskazane  w  §  14  ust.  2  pkt.  6-9  Umowy;  14.2.10.2.  łączny  poziom 

zmiany  cen  materiałów  lub  kosztów  niezbędnych  do  realizacji  niniejszej  Umowy  wyniesie 

min.  10  %  (wartość  bezwzględna)  w  stosunku  do  wartości  początkowych  ustalonych  na 

dzień składania ofert lub ustalonych we wcześniejszej waloryzacji; 14.2.10.3. Wykonawca w 

terminie  30  dni  od  dnia  podpisania  Umowy  przedłoży  Zamawiającemu  kalkulacje  głównych 

kosztów  oraz  prognozowanego  zużycia  materiałów  związanych  bezpośrednio  z  realizacją 

Umowy  wraz  z  cenami  jednostkowymi,  która  będzie  stanowiła  podstawę  zmiany 

wy

nagrodzenia,  o  której  mowa  w  niniejszym  ustępie;  14.2.10.4.  wysokość  zmiany 

jednostkowej  ceny  brutto  poszczególnych  rodzajów  usług  oraz  zmiany  całkowitego 

maksymalnego  wynagrodzenia  brutto  Wykonawcy,  o  którym  mowa  w  §  9  ust.  1  Umowy, 

należy  obliczyć  przy  użyciu  wskaźnika  zmiany  cen  materiałów  lub  kosztów  wskazanego  w 

komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za rok ubiegły, 14.2.10.5. zmiana ta 

nie  powoduje  zmiany  w  sposobie  realizacji  Umowy,  a  Wykonawca  przedstawi  odpowiednie 

oświadczenia i dokumenty uprawdopodobniające wpływ zmiany cen materiałów lub kosztów 

związanych 

bezpośrednio  

z  realizacją  zamówienia  objętego  niniejszą  Umową  na  wysokość  jednostkowych  cen  brutto 

poszczególnych  rodzajów  usług  oraz  całkowitego  maksymalnego  wynagrodzenia  brutto 

Wykonawcy, o którym mowa w § 9 ust. 1 Umowy, wraz ze szczegółową kalkulacją zmiany 

kosztów  w  tym  zakresie;  14.2.10.6.  zmiana  jest  dopuszczalna  nie  częściej  niż  raz  na  12 

miesięcy, z zastrzeżeniem, iż pierwsza zmiana może być wprowadzona nie wcześniej niż po 

12  miesiącach  świadczenia  usług;  14.2.10.7.  maksymalna  łączna  wartość  zmiany 

wynagrodze

nia,  jaką  dopuszcza  Zamawiający  w  efekcie  zastosowania  postanowień 

waloryzacyjnych  określonych  w  §  14  ust.  2  pkt.  10  Umowy  wynosi  2  %  całkowitego 

maksymalnego  wynagrodzenia  brutto  Wykonawcy,  o  którym  mowa  w  §  9  ust.  1  Umowy,  

z  zastrzeżeniem,  iż  jednorazowa  zmiana  nie  może  przekroczyć  1  %  całkowitego 

maksymalnego  wynagrodzenia  brutto  Wykonawcy,  o  którym  mowa  w  §  9  ust.  1  Umowy; 

14.2.10.8.  przed  podjęciem  decyzji  o  zwiększeniu  wynagrodzenia  Zamawiający  dokona 

weryfikacji zasadności oraz poprawności obliczeń dokonanych przez Wykonawcę w zakresie 

żądanej  zmiany  wynagrodzenia,  a  także  oceny  możliwości  sfinansowania  wyższego 

wynagrodzenia  w  ramach  posiadanych  środków  w  planie  finansowym  Jednostek, 

zatwierdzonym  na  dany  rok;  14.2.10.9.  w  przypadku  wątpliwości  co  do  wysokości  zmiany 

ceny  lub  kosztu,  Strony  mogą  żądać  dodatkowych  informacji  oraz  dowodów,  14.2.10.10. 

przez  zmianę  ceny  materiałów  lub  kosztów,  o których  mowa  w  §  14  ust.  2  pkt.  10  Umowy 

rozumie się zarówno ich wzrost jak i ich obniżenie, względem ceny lub kosztu przyjętych w 

celu  ustalenia  wynagrodzenia  Wykonawcy  zawartego  w  ofercie;  14.2.10.11.  Wykonawca, 

którego  wynagrodzenie  zostało  zmienione  zgodnie  z  §  14  ust.  2  pkt.  10  Umowy, 

zobowiązany  jest  do  zmiany  wynagrodzenia  przysługującego  podwykonawcy,  z  którym 

zawarł 

umowę  

o  podwykonawstwo  na  okres  przekraczający  12  miesięcy,  w  zakresie  odpowiadającym 

zmianom cen materiałów lub kosztów dotyczących zobowiązania podwykonawcy.  

Odwołujący  podnosił,  że  zapisy  te  nie  uwzględniają  zmian,  wprowadzonych  do 

ustawy 

Pzp,  w  treści  art.  439  tj.  wymagania,  że  w  przypadku  umowy  zawieranej  na  okres 

dłuższy  niż  12  miesięcy,  której  przedmiotem  są  roboty  budowlane  lub  usługi,  zamawiający 

ma  obowiązek  wprowadzenia  do  treści  umowy  zawieranej  postanowień  o  zasadach 

wprowadzenia 

zmian wysokości wynagrodzenia należnego wykonawcy w przypadku zmiany 

cen  materiałów  lub  kosztów  związanych  z  realizacją  zamówienia  (tzw.  nowa  klauzula 

waloryzacyjna).  Tym  samym  w  takiej  umowie  określa  się  m.in.  :  sposób  ustalenia  zmiany 

wynagrodzenia  z  użyciem  odesłania  do  wskaźnika  zmiany  cen  materiałów  lub  kosztów,  w 

szczególności  wskaźnika  ogłaszanego  w  komunikacie  prezesa  Głównego  Urzędu 

Statystycznego; 

sposób  określenia  wpływu  zmiany  ceny  materiałów  lub  kosztów  na  koszt 

wykonania  zamówienia  tj.  wskazanie  sposobu  obliczenia  nowego  wynagrodzenia 

wykonawcy. 

Zamawiający,  zdaniem  odwołującego  takich  regulacji  w  treści  umowy  nie 

przewidział,  a  ponadto  z  jej  treści  nie  wynika,  czy  ustalenie  zmiany  wynagrodzenia  ma 

następować z użyciem odesłania do wskaźnika zmiany ceny materiałów lub kosztów (jeżeli 

tak,  to  nie  wiadomo,  jaka  wartość  wskaźnika  uprawnia  do  żądania  zmiany  wynagrodzenia) 

czy  przez  inną  podstawę  (jeżeli  tak,  nie  wiadomo,  ceny  jakich  materiałów  lub  jakie  koszty 

mają być brane pod uwagę przy ustalaniu, czy nastąpiła zmiana ceny ani jaka zmiana tych 

cen bądź kosztów uprawnia do żądania zmiany wynagrodzenia). W konsekwencji odwołujący 

wnosił o  nakazanie zamawiającemu zawarcia we wzorze umowy postanowień o zasadach 

wprowadzania  odpowiednich  zmian  w  zakr

esie  zmiany  wynagrodzenia  określających 

dokładny  sposób  ustalania  zmiany  wynagrodzenia  oraz  sposób  określenia  wpływu  zmiany 

ceny materiałów lub kosztów na koszt wykonania zamówienia. 

Izba nie podzieliła powyższego zarzutu uznając, że przedmiotowe, cytowane powyżej 

zapisy czynią zadość obowiązkowi, który wprowadził ustawodawca do treści art. 439 ustawy 

Pzp. Zgodnie z 

tą regulacją, w przypadku umów zawartych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, 

obowiązkiem  zamawiających  jest  określenie  zasad,  przy  których  będzie  możliwa  zmiana 

wysokości  wynagrodzenia  należnego  wykonawcy  w  sytuacji  zmian  cen  materiałów  lub 

kosztów  związanych  z  realizacją  zamówienia.  Zamawiający  musi  zatem  określić  w  umowie 

następujące  elementy: w  jakich okolicznościach może  dojść  do  waloryzacji  wynagrodzenia, 

od  którego  terminu  będzie  ona  możliwa,  sposób  zmiany  wynagrodzenia  i  metodę 

przeliczenia,  liczbę  okresów  waloryzacyjnych,  maksymalną  granicę  wartości  zmiany 

wynagrodzenia. 

Wszystkie  one  zostały  przez  zamawiającego  przewidziane  w  projekcie 

umowy.  Zgodnie  z  pkt  14.2.10  zmiany  cen  jednostkowych,  a  w  konsekwencji  zmiana 

całkowitego  wynagrodzenia  brutto  będzie  możliwa  w  przypadku  zmian  cen  materiałów  lub 

kosztów 

związanych 

bezpośrednio  

z  realizacją  zamówienia  (okoliczności,  w  jakich  zmiany  nastąpią).  Z  kolei  termin,  w  jakim 

będzie  możliwa  zamawiający  ustalił  w  pkt  14.2.10.6  przewidując,  że  jest  dopuszczalna  nie 

częściej niż raz na 12 miesięcy z zastrzeżeniem, że pierwsza zmiana będzie mogła zostać 

wprowadzona  nie  wcześniej  niż  po  12  miesiącach  świadczenia  usług.  Dalej  nie  sposób 

zgodzić się również z odwołującym, że brak jest w zapisach projektu umowy sposobu w jaki 

zmiana wynagrodzenia będzie dokonywana i metoda przeliczenia. Jak wyjaśnił zamawiający 

na rozprawie, co wynika 

jednocześnie z pkt 14.2.10.3 oraz pkt 14.2.10.4 projektu umowy to 

wykonawca, 

w  terminie  30  dni  od  dnia  podpisania  Umowy  przedłoży  zamawiającemu 

kalkulacje  głównych  kosztów  oraz  prognozowanego  zużycia  materiałów  związanych 

bezpośrednio  z  realizacją  Umowy  wraz  z  cenami  jednostkowymi,  która  będzie  stanowiła 

podstawę  zmiany  wynagrodzenia,  decydując  w  efekcie  koszty  których  usług  są  dla  niego 

kluczowe i wpływają w znacznym stopniu na wysokość ceny oferty. Zamawiający pozostawił 

tym  samym  pewną  swobodę  przyszłemu  kontrahentowi  do  określenia  podstawy  do  zmiany 

przysługującego  mu  wynagrodzenia.  Jednocześnie  ustalił  podstawę  dla  ustalenia  nowej 

wysokości cen jednostkowych brutto poszczególnych rodzajów usług tj. wskaźnik zmiany cen 

materiałów lub kosztów wskazany w komunikacie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego 

za rok  ubiegły.  Zamawiający  wypełnił  również  tą  dyspozycję  przepisu  art.  439  ustawy  Pzp, 

która wskazuje na konieczność określenia w przyszłej umowie maksymalnej granicy wartości 

zmiany  wynagrodzenia.  To  z  kolei  reguluje 

pkt  14.2.10.7  przewidujący,  że  maksymalna 

łączna  wartość  zmiany  wynagrodzenia,  jaką  dopuszcza  zamawiający  w  efekcie 

zastosowania  postanowień  waloryzacyjnych  nie  będzie  wyższa  niż  2  %  całkowitego 

maksymalnego  wynagrodzenia  brutto  wykonawcy  z  zastrzeżeniem,  iż  jednorazowa  zmiana 

nie może przekroczyć 1 % tego wynagrodzenia. 

Mając  na  uwadze  powyższe,  Izba  uznała,  że  również  ten  zarzut  nie  znajduje 

uzasadnienia. 

O  kosztach  postępowania  orzeczono  stosownie  do  wyniku  sprawy  na  podstawie  

art. 575 ustawy z dnia 

11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., 

poz.  1129  ze  zm.) 

oraz  zgodnie  z  rozporządzeniem  Prezesa  Rady  Ministrów  z  dnia  

30  grudnia  2020  r.  w  sprawie  szczegółowych  rodzajów  kosztów  postępowania 

odwoławczego,  

ich  rozliczania  oraz 

wysokości  i  sposobu  pobierania  wpisu  wysokości  wpisu  od  odwołania 

(Dz.  U.  poz.  2437).  Izba,  mając  na  uwadze  treść  §5  pkt  2  cytowanego  Rozporządzenia, 

zgodnie  z  którym  do  kosztów  postępowania  odwoławczego  zalicza  się  uzasadnione  koszty 

strony poniesione z 

tytułu: kosztów związanych z dojazdem na wyznaczone posiedzenie lub 

rozprawę,   wynagrodzenia i  wydatków  jednego  pełnomocnika,  w  kwocie  nieprzekraczającej 

łącznie  kwoty  3600  zł.,  zasądziła  od  odwołującego  na  rzecz  zamawiającego  koszty 

wynagrodzenia jednego 

pełnomocnika 3600 zł. oraz poniesione przez niego koszty związane 

z dojazdem na rozprawę w wysokości 605,12 zł. 

Przewodniczący:  

………………………………………. 

Członkowie:    

………………………………………. 

……………………………………….