KIO 2590/21 WYROK dnia 17 września 2021 r.

Sygn. akt KIO 2590/21 

WYROK 

z dnia 17 września 2021 r. 

Krajowa Izba Odwoławcza  –  w składzie: 

Przewodniczący:      Małgorzata Rakowska  

Protokolant:               Adam Skowroński 

po  rozpoznaniu  na  rozprawie  w  dniu  15  września  2021  r.  w  Warszawie  odwołania 

wniesionego  do  Prezesa  Krajowej  Izby  Odwoławczej  w  dniu  31  sierpnia  2021  r.

przez 

wykonawcę

ArchiDoc  S.A.,  ul.  Niedźwiedziniec  10,  41-506  Chorzów  w  postępowaniu 

prowadzonym  przez 

zamawiającego  Urząd  Dozoru  Technicznego,  ul.  Szczęśliwicka  34, 

02-353 Warszawa 

przy udziale wykonawcy 

Iron Mountain Polska Sp

. z o.o., ul. Regulska 2, 05-

829 Piastów 

zgłaszającego przystąpienie do postępowania odwoławczego po stronie zamawiającego

orzeka: 

Uwzględnia  odwołanie  i  nakazuje:  unieważnienie  czynności  wyboru  oferty  wykonawcy

Iron  Mountain  Polska  Sp

.  z  o.o.,  ul.  Regulska  2,  05-

829  Piastów  jako 

najkorzystniejszej, 

ponowne badanie i ocenę ofert oraz odrzucenie oferty wykonawcy 

Iron 

Mountain Polska Sp

. z o.o., ul. Regulska 2, 05-

829 Piastów. 

Kosztami  postępowania  odwoławczego  obciąża  wykonawcę

Iron  Mountain  Polska  Sp

z o.o., ul. Regulska 2, 05-

829 Piastów i: 

2.1. zalicza 

w  poczet  kosztów  postępowania  odwoławczego  kwotę  7.500  zł  00  gr 

(słownie: siedem tysięcy pięćset złotych zero groszy) uiszczoną przez wykonawcę

ArchiDoc  S.A.,  ul.  Niedźwiedziniec  10,  41-506  Chorzów  tytułem  wpisu  od 

odwołania, 

zasądza  od  wykonawcy   

Iron  Mountain  Polska  Sp

.  z  o.o.,  ul.  Regulska  2, 

829  Piastów  na  rzecz  wykonawcy  ArchiDoc  S.A.,  ul.  Niedźwiedziniec  10, 

506  Chorzów  kwotę  11.100  zł  00  gr  (słownie:  jedenaście  tysięcy  sto  złotych 

zero groszy

), stanowiącą koszty postępowania odwoławczego poniesione z tytułu  

wpisu od odwołania oraz wynagrodzenia pełnomocnika.  

Stosownie do art. 579 ust. 1 i art. 580 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo 

zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1129 ze zm.) na niniejszy wyrok - w terminie 

14  dni  od  dnia  jego  doręczenia  -  przysługuje  skarga  za  pośrednictwem  Prezesa  Krajowej 

Izby Odwoławczej do Sądu Okręgowego w Warszawie. 

Przewodniczący:   ………………………… 

 Sygn. akt KIO 2590/21 

Uzasadnienie 

Urząd Dozoru Technicznego z siedzibą w Warszawie, zwany dalej „Zamawiającym”, 

działając  na  podstawie  przepisów  ustawy  dnia  11  września  2019  r.  Prawo  zamówień 

publicznych  (tj.:  Dz.  U.  z  2019  r.,  poz.2019  ze  zm.),  zwanej  dalej  „ustawą  Pzp”,  prowadzi, 

w  trybie  podstawowym, 

postępowanie  o  udzielenie  zamówienia  na  „Świadczenie  usług 

archiwizacji dokumentów na potrzeby Urzędu Dozoru Technicznego.” 

Ogłoszenie  o  przedmiotowym  zamówieniu  zostało  zamieszczone  w  Biuletynie 

Zamówień Publicznych z dnia 20 lipca 2021 r., poz. 00119919. 

W  dniu  26  sierpnia  2021  r.  Zamawiający  zamieścił    na  stronie  internetowej 

Zamawiającego oraz skierował do wykonawców zawiadomienie o wyborze oferty wykonawcy 

Iron  Mountain  Polska  Sp.  z  o.o.  z  siedzibą  w  Piastowie,  zwanego  dalej  „wykonawcą  Iron 

Mountain”, jako najkorzystniejszej.  

W  dniu  31  sierpnia  2021  r.  (pismem  z  tej  samej  daty)  wykonawca  ArchiDoc  S.A. 

z siedzibą w Chorzowie, zwany dalej „Odwołującym”, wniósł odwołanie do Prezesa Krajowej 

Izby Odwoławczej (wpływ pisma do Zamawiającego w tej samej dacie) od: 

czynności wyboru jako najkorzystniejszej oferty wykonawcy Iron Mountain, 

czynności badania i oceny ofert, 

3.  zaniechania odrzucenia oferty wykonawcy Iron Mountain, 

zarzucając Zamawiającemu naruszenie: 

1.  art.  226  ust.  1  pkt  8  i  10  w  zw.  z  art.  224  ust.  6  ustawy  Pzp  poprzez  zaniechanie 

odrzucenia  oferty  wykonawcy  Iron  Mountain  pomimo,  że  zawiera  ona  rażąco  niską 

cenę  lub  koszt  w  stosunku  do  przedmiotu  zamówienia  oraz  zawiera  błędy 

w obliczeniu ceny lub kosztu a złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają 

podanej w ofercie ceny lub kosztu, 

2.  art. 239 ust. 1 ustawy Pzp 

poprzez wybór oferty Iron Mountain pomimo, że nie jest to 

oferta 

najkorzystniejsza  na  podstawie  kryteriów  oceny  ofert  określonych 

w dokumentach 

zamówienia, 

3.  art.  16  pkt  1  i  3  ustawy  Pzp 

poprzez  prowadzenie  postępowania  w  sposób 

niezapewniający  zachowania  uczciwej  konkurencji  oraz  równego  traktowania 

wykonawców. 

Odwołujący wniósł o: 

uwzględnienie odwołania; 

nakazanie 

Zamawiającemu 

unieważnienia 

czynności 

wyboru 

oferty 

najkorzystniejszej; 

nakazanie Zamawiającemu powtórzenia czynności badania i oceny ofert; 

nakazania  Zamawiającemu  odrzucenia  oferty 

Iron Mountain. 

W  uzasadnieniu  odwołania  Odwołujący  wskazał  m.in.,  odnosząc  się  do  zarzutu 

zaniechania  odrzucenia  oferty  Iron  Mountain  na  ogólnikowość  wyjaśnień  dotyczących  ceny 

złożonych przez tego wykonawcę. Jego „kalkulacja" – jak podniósł Odwołujący - w złożonych 

wyjaśnieniach  posiada  3  pozycje,  podczas,  gdy  sam  formularz  cenowy  składany  przez 

wykonawców  w  postępowaniu  wraz  z  ofertą  zawiera  21  pozycji  cenowych  -  cen 

jednostkowych. Wykonawca Iron Mountain nie złożył także żadnych dowodów. 

Wyjaśnienia  ceny  złożone  przez  tego  wykonawcę  są  na  tyle  ogólne,  że  w  świetle 

ugruntowanego  orzecznictw

a  Krajowej  Izby Odwoławczej  Zamawiający  powinien  uznać,  że 

nie  złożono  ich  w  ogóle.  Wykonawca  przedstawił  bardzo  ogólną,  zbiorczą  kalkulację  - 

zawierającą  3  pozycje,  które  nic  nie  mówią,  bez  odniesienia  się  do  specyficznych 

uwarunkowań  tego  Wykonawcy,  odzwierciedlających  jego  sytuację.  Poszczególne  koszty 

zostały przedstawione w sposób najbardziej ogólny jak to było możliwe, bez jakiegokolwiek 

wyjaśnienia,  pokazania  metodologii  ich  wyliczenia,  sposobu  kalkulacji.  Dlatego  też 

wyjaśnienia  te  nie  poddają  się  weryfikacji.  Wykonawca  Iron  Mountain  przedstawił  jedynie 

wartości trzech zbiorczych kosztów rodzajowych (przechowywanie, usługi, materiały - pkt 12 

wyjaśnień).  Wyjaśnienia  nie  zawierają  jednak  jakichkolwiek  kosztów  wchodzących  w  skład 

kosztów  rodzajowych,  nie  wykazywały  co  było  podstawą takiego  skalkulowania  ceny  oferty 

i cen jednostkowych. 

Wykonawca  w  sposób  ogólny  opisał  swoją  rzekomo  korzystną  sytuację,  przy  czym 

nie  przedstawił,  w  jaki  sposób  i  w  jakiej  kwocie  pozwala  ona  zaoszczędzić  koszty.  Takie 

twierdzenia mogą być podniesione praktycznie przez każdego wykonawcę. 

Tymczasem złożone wyjaśnienia w zakresie zaoferowanej ceny winny być konkretne, 

wyczerpujące  i  rozwiewające  wątpliwości  Zamawiającego,  co  do  możliwości  wykonania 

przedmiotu  zamówienia  zgodnie  z  wymaganiami  Zamawiającego  określonymi  w  SWZ  lub 

wynikającymi z  odrębnych  przepisów.  To  na  wykonawcy  ciąży  obowiązek  wykazania,  jakie 

obiektywne czynniki pozwoliły mu na obniżenie ceny oferty oraz w jakim stopniu dzięki tym 

czynnikom cena oferty zo

stała obniżona - czego nie uczynił.   

Odwołujący  wskazał  także,  że  wykonawca  nie  załączył  żadnych  dowodów 

potwierdzających wysokość poszczególnych kosztów, co dyskwalifikuje te wyjaśnienia, gdyż 

Zamawiający  w  wezwaniu  do  złożenia  wyjaśnień  wskazywał  na  potrzebę  złożenia  takich 

dowodów.  W  szczególności  nieodzowne  jest  w  tym  przypadku  przedstawienie  dowodów 

w  postaci:  posiadania  odpowiedniego  zaplecza  magazynowego  gotowego  na  przyjęcie 

zasobu  dokumentacyjnego,  wdrożonych  zabezpieczeń,  niszczarni,  kosztów  nabycia, 

amortyzacji  /  utrzymania,  kosztów  zatrudnienia  pracowników,  kosztów  posiadania  floty 

samochodowej  niezbędnej  do  realizacji  sukcesywnych  transportów  dokumentacji  z  obszaru 

całego  kraju  oraz  jednorazowego  odbioru  dokumentacji  z  magazynu  dotychczasowego 

wykonawcy, ofert od dostawców materiałów/urządzeń. 

Odwołujący wskazał także na brak ujęcia w kalkulacji następujących kosztów: 

o  koszty  pracy  - 

w  kalkulacji  takich  kosztów  nie  przedstawił  i  nie  wykazał,  wartość 

przyjęta do ustalenia ceny nie jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę; 

o 

nie  przedstawił  kalkulacji  kosztów  zatrudnienia  pracowników,  ani  nie  przedstawił 

żadnych  dowodów  na  wykazanie  stawek  zatrudnienia.  Nie  wykazał,  aby  zatrudniał 

osoby  po  stawkach  wyższych  niż  minimalne,  ale  również  nie  wykazał,  że  stawki  po 

których  rzeczywiście  zatrudnia  osoby  pozwalają  uznać,  że  zaoferowana  cena 

pozwala  pokryć  te  koszty.  Obowiązek  zatrudnienia  po  stawkach  nie  niższych,  niż 

minimalne,  to  obowiązek  ustawowy  podlegający  weryfikacji,  ale  oprócz  tego 

weryfikac

ji  podlega  także  okoliczność,  czy  rzeczywiste  stawki  zatrudnienia  nie 

wskazują,  że  realizacja  zamówienia  odbywa  się  poniżej  kosztów.  W  tym  zakresie 

brak  jest  wyjaśnień,  brak  jest  jakiejkolwiek  kalkulacji,  która  dawałaby  jakąkolwiek 

podstawę do wnioskowania, że została ona dokonana w sposób prawidłowy; 

o 

koszty  ogólnozakładowe  -  koszty  obsługi  kadrowej,  księgowej,  prawnej,  kadry 

kierowniczej, 

które 

są 

normalnymi 

kosztami 

funkcjonowania 

każdego 

przedsiębiorstwa  oraz  wynagrodzenie  pracowników  i  utrzymanie  ich  biur,  które  jest 

związane z realizacją zamówienia; 

o 

koszty  pozyskania  i  utrzymania  infrastruktury  i  materiałów  niezbędnych  do 

świadczenia usług; 

o  koszty  transportu  - 

koszty  samochodów  niezbędnych  do  sukcesywnego  odbioru 

dokumentacji z obszaru całego kraju, koszty samochodów ciężarowych z naczepą do 

jednorazowego  odbioru  dokumentacji  z  magazynu  obecnego  wykonawcy,  koszt 

paliwa, amortyzacji, badań technicznych, koszt ubezpieczenia transportu, itp.; 

o  koszt  magazynu  - 

koszty  najmu  budynku,  sprzętu  i  wyposażenia  niezbędnego  do 

realizacji  zamówienia  (wózki  widłowe,  palety  magazynowe),  zabezpieczenia 

magazynu (p.poż, ochrona fizyczna, monitoring, itp.); 

o 

koszt sprzętu - koszt zakupu / najmu / amortyzacji urządzeń niezbędnych do realizacji 

całości usługi; 

o  koszt  niszczarni  - 

koszty  najmu  lub  amortyzacji  urządzeń  niszczących,  koszty  ich 

utrzymania, koszty utylizacji odpadów, koszt obsługi urządzeń, itp. 

Odwołujący podkreślił także, że cena ofertowa stanowi sumę wartości 21 odrębnych 

usług  określonych  w  formularzu  cenowym.  W  celu  sporządzenia  należytej  kalkulacji  ceny 

ofertowej, należało dokonać kalkulacji cenowej poszczególnych usług oraz wyceny szeregu 

czynników  kosztowych  mających  wpływ  na  ich realizację,  czego  wykonawca  Iron  Mountain 

Polska  Sp.  z  o.o.  zaniechał.  W  formularzu  cenowym  stanowiącym  załącznik  nr  2  do  SWZ 

Zamawiający  szczegółowo  określił  usługi  oraz  ilości  jednostek  wymagających  wyceny 

w przedmiotowym postępowaniu.   

Odwołujący podniósł również, że zaoferowane przez wykonawcę Iron Mountain ceny 

znaczn

ie odbiegają od cen rynkowych, jak również cen jednostkowych, jakie ten Wykonawca 

dotychczas 

oferował 

za 

wykonanie 

tego 

rodzaju 

usług. 

Ceny 

oferowane 

w latach poprzednich były wyższe niż zaoferowane w tym postępowaniu.  

Odnosząc  się  do  wyjaśnień  wykonawcy  Iron  Mountain  Odwołujący  dodatkowo 

wskazał, że: 

o 

odnośnie  pkt  5  wyjaśnień  podniósł,  że  wyjaśnienia  są  nierzetelne,  bo  wskazany 

poziom marż, nie licząc materiałów, jest niebotycznie wysoki, nierealny, nierynkowy. 

Na  najdroższej  usłudze  w  ofercie,  tj.  przechowywaniu  (wartość  brutto  tej  usługi  to: 

1 377 550,80 zł, przy wartości całej oferty: 2 078 813,28 zł) wykonawca Iron Mountain 

wskazał na 47% marży, a jednocześnie wyjaśnił, że jest to cena możliwie niska. 

o 

odnośnie pkt 5 wyjaśnień podniósł także, że wykonawca wskazał marżę na poziomie 

od  10  %  do  30  %  (w  zależności  od  rodzaju  usługi  podlegającej  wycenie  oraz 

przyjętego przez IM modelu biznesowego) [...]". Odwołujący wskazał na rozbieżność 

co  do  wysokości  marży  względem  poziomu  marży  wskazanej  w  pkt  12  wyjaśnień, 

gdzie  dla  największej,  najdroższej  usługi  przyjęto  poziom  marży  47%.  Przyjęte 

poziomy  marż  mają  poziom  hipotetyczny.  Natomiast  nie  wskazał,  że  wynikają  one 

z konkretnej kalkulacji cenowej, której nie zawarto w wyjaśnieniach.   

o 

odnośnie pkt 7 wyjaśnień podniósł, że wykonawca nie wykazał, że wskazane upusty 

posiada.  

o 

odnośnie pkt 7 wyjaśnień podniósł także, że – upust 50% - wykonawca Iron Mountain 

nie  udowodnił,  że  rzeczywiście  takie  upusty  posiada.  Co  jednak  istotniejsze, 

wskazuje  wprost  na  upusty  sprzętu  do  skanowania.  Tymczasem  usługi  skanowania 

w tym zamówieniu, to pozycje w formularzu cenowym wskazane w innych pozycjach. 

o 

odnośnie  pkt  8  wyjaśnień  podniósł,  że  –  wykonawca  nie  wskazał  o  jakie  konkretne 

technologie w tym  przypadku chodzi  i jak  one  wpływają na  optymalizację oraz jakie 

oszczędności dzięki temu wykonawca poczynił.   

o 

odnośnie pkt 9 wyjaśnień podniósł, że wykonawca nie załączył do wyjaśnień żadnych 

ofert od podwykonawców z grupy kapitałowej Iron Mountain i nie wykazał możliwości 

poczynienia oszczędności na tej podstawie. 

o 

odnośnie  pkt  12  wyjaśnień  podniósł,  że  zawarł  tak  ogólne  sformułowania  i  co  do 

zdecydowanej  większości  z  nich  mógłby  się  pod  nimi  podpisać  każdy  inny 

wykonawca.   

o  wykonawca Iron Mountain 

wskazał na amortyzację regałów i wyposażania magazynu, 

ale pominął kwestię amortyzacji i kosztów utrzymania samego magazynu  - budynku 

(czyli najistotniejszego kosztu), odniósł się wyłącznie do samego wyposażenia.    

W  dniu  1  września  2021  r.  Zamawiający  przesłał  wykonawcom  na  adresy  e-mail 

zawiadomienia o wniesieniu odwołania wraz z kopia odwołania oraz informacją o możliwości 

zgłoszenia przystąpienia wykonawców do postępowania odwoławczego. 

W  dniu  6  września  2021  r.  (pismem  z  tej  samej  daty)  wykonawca  Iron  Mountain 

zgłosił  przystąpienie  do  postępowania  odwoławczego,  po  stronie  Zamawiającego, 

przekazując kopie przystąpienia Odwołującemu i Zamawiającemu. 

W  dniu 

15  września  2021  r.,  podczas  posiedzenia,  Zamawiający  oświadczył,  że 

uwzględnia odwołanie w całości. 

Uwzględniając  dokumentację  z  przedmiotowego  postępowania  o  udzielenie 

zamówienia  publicznego,  w  tym  w  szczególności  wyjaśnienia  rażąco  niskiej  ceny 

złożone przez wykonawcę Iron Mountain, jak również biorąc pod uwagę oświadczenia 

i stanowiska Stron 

oraz Przystępującego złożone podczas rozprawy, skład orzekający 

Izby 

ustalił i zważył co następuje: 

Izba  nie  znalazła podstaw  do  odrzucenia  odwołania w  związku  z  tym,  iż nie została 

wypełniona żadna z przesłanek negatywnych, uniemożliwiających merytoryczne rozpoznanie 

odwołania,  wynikających  z  art.  528  ustawy  Pzp,  jak  również  stwierdziła,  że  wypełniono 

przesłanki  istnienia  interesu  odwołującego  w  uzyskaniu  przedmiotowego  zamówienia  oraz 

możliwości  poniesienia  szkody  w  wyniku  naruszenia  przez  Zamawiającego  przepisów 

art. 505 ust 1 ustawy Pzp. 

Izba  stwierdziła  skuteczność  przystąpienia  wykonawcy  Iron  Mountain  do  udziału  w 

postępowaniu odwoławczym po stronie Zamawiającego. 

Mając  na  uwadze  powyższe  skład  orzekający  Izby  merytorycznie  rozpoznał  złożone 

odwołanie, uznając, iż odwołanie zasługuje na uwzględnienie. 

Izba ustaliła, co następuje: 

Zamawiający pismem z dnia 9 sierpnia 2021 r. wezwał wykonawcę Iron Mountain do 

udzielenia  wyjaśnień  dotyczących  elementów  oferty  mających  wpływ  na  wysokość  ceny. 

Jednocześnie  zażądał  od  wykonawcy  wyjaśnień,  w  tym  złożenia  dowodów  w  zakresie 

wyliczenia  ceny  lub  kosztu,  lub  ich  istotnych  części  składowych,  dodając  że  wyjaśnienia 

mo

gą dotyczyć przykładowo wskazanych w wezwaniu elementów. 

W  odpowiedzi  na  powyższe  wykonawca  Iron  Mountain,  pismem  z  dnia  13  sierpnia 

2021 r., 

złożył  wyjaśnienia, w których wskazał m.in., że jako poważny partner biznesowy o 

ugruntowanej pozycji na rynku or

az członek międzynarodowej grupy kapitałowej szczególnie 

wnikliwie  dokonuje  oceny  rentowności  każdego  projektu,  dodając  że  łączna  cena 

zaproponowana  przez  wykonawcę  nie  odbiega  od  warunków  rynkowych,  o  czym  świadczy 

zaproponowanie ceny niższej od drugiej z ofert cenowych jedynie o ok. 17 %. Jest to cena 

wiarygodna, gdyż Iron Mountain oferuje podobne usługi o porównywalnym zakresie na rzecz 

innych  klientów  za  podobną  cenę.  Projekty  te  są  realizowane  z  powodzeniem  pozwalając 

realizować  Wykonawcy  zakładaną  marżę,  co  pokazuje,  że  zaproponowana  cena  jest 

realistyczna  i  ma  charakter  rynkowy.  Tym  samym  zaproponowana  cena  pozwala 

Wykonawcy  na  wykonanie  zamówienia  zgodnie  z  wymogami  Zamawiającego. 

Zaproponowana cena pozwala osiągnąć zamierzoną marżę na poziomie od 10 % do 30 % 

(w zależności od rodzaju usługi podlegającej wycenie oraz przyjętego modelu biznesowego). 

Tym samym oczywistym jest, iż usługa nie będzie świadczona poniżej kosztów wytworzenia.  

Wykonawca  podniósł  także,  iż  jako  podmiot  hurtowo  zaopatrujący  się  materiały 

niezbędne  do  wykonania  przedmiotu  zamówienia,  ma  szansę  pozyskać z  rynku  niezbędne 

zasoby  po  możliwie  korzystnych  cenach  (nawet  50%  upustu  wobec  cen  katalogowych  dla 

masowych zakupów obsługiwanych globalnie, w tym sprzętu do skanowania). Jest w stanie 

korzystać  z  najnowocześniejszych  rozwiązań  technologicznych  mających  przełożenie  na 

wysokie produktywności procesowe. A ponadto koszty pracy ludzkiej, której wartość przyjął 

do  ustalania  cen,  nie  są  niższe  od  minimalnego  wynagrodzenia  za  pracę  przyjętego  na 

podstawie  obowiązujących  przepisów.  Jednocześnie  zoptymalizował  ilość  pracowników 

dedykowanych  do  obsługi  projektu  dzięki  planowanemu  zastosowaniu  najnowszych 

technologii  oraz  wdrożeniu  procedur  globalnych  mających  na  celu  optymalizację  pracy 

ludzkiej.  

Odnosząc się do oszczędności metody wykonania zamówienia wskazał m.in., że na 

stałe  dysponuje  zespołem  wykwalifikowanych  pracowników  (m.in.  kurierzy,  magazynierzy  z 

uprawnieniami  WJOI,  archiwiści,  skanerzyści,  kadra  zarządzająca  średniego  szczebla  oraz 

własny  zespół  programistyczny).  Tym  samym  brak  jest  konieczności  ponoszenia 

dodatkowych,  znacznych  kosztów  mających  na  celu  pozyskanie  odpowiednich  zasobów  z 

rynku  oraz  osiągnięcia  zakładanych  produktywności.  Co  więcej,  z  uwagi  na  zastosowaną 

technolog

ię,  IM  ma  możliwość  dedykować  do  projektu  mniejszą  ilość  pracowników  ale 

odpowiednio  doświadczonych  o  najwyższych  kwalifikacjach.  Zakładany  do  wyceny, 

uśredniony  koszt  pracy  ludzkiej,  jaki  ewentualnie  poniesie  Wykonawca  przy  realizacji 

zamówienia wynosi maksymalnie 26 zł brutto za godzinę pracy.  

A  ponadto  z  uwagi  na  fakt,  że  miejscem  realizacji  zamówienia  jest  bliska  okolica 

siedziby Zamawiającego w Warszawie, nie powoduje to po stronie Wykonawcy dodatkowych 

kosztów,  które  mogłyby  się  pojawić  w  przypadku  innej  lokalizacji  (znacznie  oddalonej  od 

siedziby  Wykonawcy),  w  szczególności  kosztów  transportu  pracowników,  noclegów, 

delegacji,  itp.  Brak  jest  także  konieczności  inwestowania  w  powierzchnie  magazynowe, 

osprzętowanie itp., gdyż IM posiada gotowe miejsce odpowiedniej wielkości (tj. adekwatnej z 

uwagi na wielkość projektu), zaś wszelkie niezbędne środki trwałe zostały w tym zakresie już 

odpowiednio  zamortyzowane  (regały  i  wyposażenie  magazynu  oraz  sprzęt  skanujący, 

niszczarki przemysłowe).  

Mając na uwadze powyższe Izba zważyła, co następuje: 

Art.  224  ust.  6  ustawy  Pzp  stanowi,  że  odrzuceniu,  jako  oferta  z  rażąco  niską  ceną 

lub  kosztem,  podlega  oferta  wykonawcy,  który  nie  udzielił  wyjaśnień  w  wyznaczonym 

terminie, lub jeżeli złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie 

ceny lub kosztu. 

Wezwanie skierowane do wykonawcy, w trybie art. 224 ustawy Pzp, oznacza, że jest 

on  zobowiązany  do  wykazania  –  udowodnienia,  że  zaoferowana  przez  niego  cena  nie  jest 

rażąco  niska.  Wykonawca  ma  więc  obowiązek  do  złożenia  wyczerpujących  wyjaśnień,  a 

złożone  wyjaśnienia  nie  mogą  mieć  charakteru  ogólnego.  Są  one  bowiem  składane  celem 

stwierdzenia,  że  podejrzenie  zamawiającego  dotyczące  rażąco  niskiej  ceny  było 

nieuzasadnione.  Wykona

wca  zobowiązany  jest  nie  tylko  do  przedstawienia  argumentów 

dotyczących  zaoferowanej  ceny  ale  również  do  przedstawienia  dowodów  na  ich  poparcie,  

tak  aby  na  ich  podstawie 

zamawiający  mógł  zweryfikować  złożone  wyjaśnienia.  Zgodnie  z  

ugruntowaną już linią orzeczniczej Krajowej Izby Odwoławczej „wyjaśnienia wykonawcy nie 

mogą  stanowić  jedynie  formalnej  odpowiedzi  na  wezwanie  zamawiającego,    zawierającej 

ogólne  informacje  o  działalności  wykonawcy  lub  deklaracje  co  do  realizacji  zamówienia  za 

zaoferowana  cenę,  niepoparte  stosownymi  dowodami.  Wyjaśnienia  wykonawcy  muszą  być 

na tyle konkretne i szczegółowe, aby na ich podstawie zamawiający był w stanie dowiedzieć 

się,  jakie  okoliczności  właściwe  wzywanemu  do  wyjaśnień  wykonawcy,  spowodowały 

obniżenie  ceny  jego oferty  i jakich oszczędności wykonawca mógł dzięki nim dokonać. (…) 

Obowiązkiem  wykonawcy  jest  zatem  przedstawienie  tych  składników  i  wykazanie 

indywidulanych  czynników  wpływających na to, że wykonawca mógł zaoferować tak niską 

cen

ę.  Dodatkowo  ustawodawca  wymaga,  aby  wskazane  w  wyjaśnieniach  informacje  były 

poparte dowodami, którymi - w zależności od rodzaju zamówienia  i treści wyjaśnień – mogą 

być  przykładowo  oferty  uzyskane  od  dostawców,  w  tym  zawierające  uzgodnione  upusty, 

umowy wstępne z podwykonawcami, umowy o pracę, czy zawarte w samych wyjaśnieniach 

obliczenia  wskazujące  na  prawidłowość  kalkulacji  cenowej  i  zysk  (wyrok  Izby  z  dnia  16 

stycznia 2020 r., sygn. akt KIO 2664/19)  

Przekładając  powyższe  na  przedmiotowy  stan  faktyczny  i  dokonując  analizy 

wyjaśnień  złożonych  na  wezwanie  Zamawiającego  przez  wykonawcę  Iron  Mountain   

stwierdzić należy, że wyjaśnienia złożone przez tego wykonawcę są zbyt ogólne aby można 

było je uznać za wystarczające do stwierdzenia, że zaoferowana cena  nie jest rażąco niska. 

Brak  jest  także  dowodów  wskazujących  na  istnienie  okoliczności  wpływających  na 

prawidłowość  kalkulacji  zaoferowanej  ceny,  jak  również  na  potwierdzenie  wskazanych  w 

wyjaśnieniach argumentów. 

Argumentu  takiego  nie  może  stanowić  twierdzenie,  że  zaproponowana  przez  niego 

cena 

pozwala na osiągnięcie bardzo korzystnej marży (na poziomie 10%-30% a nawet 47%), 

gdyż  w  tym  zakresie  wykonawca  nie  przedstawił  żadnych  konkretnych  informacji  a  jedynie 

same ogólniki. Powyższe uzasadnił przyjętym modelem biznesowym, jednakże nie wykazał 

na  czym 

„wyjątkowość”  tego  modelu  czy  też  rozwiązania  polega,  nie  podał  także  w  jaki 

sposób  tak  korzystne  marże  może  osiągnąć.  Marża  ma  określić  poziom  rentowności 

produktu 

–  usługi  archiwizacji  dokumentów  będącej  przedmiotem  tego  zamówienia 

względnie  jej  poszczególnych  elementów.  Jak  większość  wskaźników,  tak  i  marże, 

porównuje  się  w  czasie,  analizuje  dynamikę  zmian,  odchylenia,  zestawienia,  odnosi  do 

średnich  wyników  dla  branży  lub  porównuje  z  wynikami  innych  firm,  o  ile  takie  dane  są 

dostępne. W praktyce biznesowej marże można wyliczyć na kilkaset sposobów. Wykonawca 

Iron  Mountain 

nie przedstawił  żadnego.  Nie przedstawił  nawet  kalkulacji  ceny  pozwalającej 

na  osiągnięcie  tak  wysokiej  marży  i  nie  złożył  żadnych  dokumentów  fakt  ten 

potwierdzających.  

Wykonawca  Iron  Mountain 

podniósł,  że  może  uzyskać  materiały  po  bardzo 

korzystnych cenach, ma 

możliwość uzyskania wysokiego upustu, jednak i w tym przypadku 

nie p

rzedstawił żadnych dowodów, że tak faktycznie jest. To dopiero poparcie tego rodzaju 

twierdzeń  konkretnymi  dowodami,  np.  fakturami,  umowami  byłoby  elementem  ten  fakt 

stwierdzającym. W innym wypadku to jedynie niczym nie poparte twierdzenia. 

Wskazał także, że może korzystać ze światowych technologii, jednakże nie wykazał, 

w  jaki  sposób  ta  technologa  przekłada  się  na  zaoferowaną  cenę.  Nie  wiadomo  również  na 

czym ona polega. 

Powinien więc załączyć opis technologii, którą zamierza zastosować bądź 

sprzętu, który przy realizacji tego konkretnego zamówienia zostanie wykorzystany. 

Wykonawca  Iron  Mountain,  p

owołując  się  na  optymalizacje  kosztów  pracy  ludzkiej, 

posłużył  się  m.in.  sformułowaniami:  „zoptymalizował  ilość  pracowników,  zastosował  nowe 

technologie,  wdrożył  procedury  globalne”  nadal  jednak  nie  wiadomo  na  czym 

„optymalizacja”,  „nowa  technologia”  czy  też  „procedury  globalne”  polegają,  jak  również  w 

jakim  zakresie  wpłynęły  one  na  cenę  i  jej  elementy.  Także  kwestia  „optymalizacja”  została 

jedynie zasygnalizowana 

Dalej  podniósł,  że  nie  będzie  korzystał  z  podwykonawców,  jak  również  nie  będzie 

korzystał z pomocy publicznej. Jednak nie wykazał jak te elementy przekładają się na niższą 

marżę i niższą cenę oferty. Dowodem na powyższe byłaby szczegółowa kalkulacja cenowa, 

uwzględniająca koszty związane z realizacją zamówienia. Takiej jednak nie przedstawił. 

Odnosząc  się  do  argumentów  wykonawcy  Iron  Mountain  dotyczących  oszczędności  

metody 

wykonania  zamówienia  stwierdzić  należy,  że  mimo  iż  wykonawca  wskazał  na  

dysponowanie  zespołem  wyspecjalizowanych  pracowników  i  brak  konieczności  ponoszenia 

kosztów związanych z pozyskaniem nowego zespołu to i w tym przypadku okoliczności tych 

nie wykazał. Brak jest jakichkolwiek dowodów uprawdopodobniających realność wskazanego 

kosztu brutto za godzinę pracy pracownika. 

Wykonawca 

podniósł  także,  że  istotne  znaczenie  dla  kosztów  realizacji  zamówienia 

ma  miejsce  jego  realizacji,  lokalizacja  magazynu  a 

także  dokonana  już  amortyzacja 

posiadanych środków trwałych. Niemniej jednak wykonawca Iron Mountain nie pokusił się o 

przedstawienie  jakichkolwiek  dowodów  -  dokumentów  potwierdzających  te  argumenty,  np. 

wykazu  rzeczowych  składników  majątkowych,  ich  zużycia  przez  odpisy  amortyzacyjne, 

położenia  magazynu  a  także  skalkulowanego  kosztu  transportu  do  tego  magazynu, 

średniego wynagrodzenia pracowników itp. 

Także  wskazane  przez  wykonawcę  trzy  podstawowe  elementy,  które  miały  wpłynąć 

na  wysokość  zaoferowanej  przez  niego  ceny,  tj.  składowanie,  niszczenie  i  transport  nie 

zostały  niczym  poparte.  Wykonawca  nie  przedstawił  bowiem  żadnych  dowodów 

potwierdzających znaczenie i koszt wskazanych elementów kalkulacji ceny i  ich wpływu na 

cenę oferty tego wykonawcy. Nie podał także jak odnoszące się do nich okoliczności, co do 

których nie zamieścił w wyjaśnieniach żadnych szczegółów, wpłynęły na cenę oferty. 

Podnieść  także  należy  sprzeczność  pomiędzy  wyjaśnieniami  rażąco  niskiej  ceny 

złożonymi  przez  wykonawcę  Iron  Mountain  a  stanowiskiem  zaprezentowanym  przez 

wykonawcę  w  złożonym  piśmie  procesowym  oraz  podczas  rozprawy,  na  które  słusznie 

zwrócił  uwagę  Odwołujący,  np.  niespójność  stanowiska  w  zakresie  amortyzacji  regałów, 

posiad

anych  środków  transportu  itp.  Powstałych  wątpliwości  w  zakresie  ceny  oferty  nie 

uzasadnia faktura na zakup plomb, które stanowią jedynie jeden z wielu elementów ceny. 

Podkreślić przy tym należy, że w sytuacji gdy zamawiający zwróci się do wykonawcy 

o wyjaśnienia rażąco niskiej ceny, ciężar udowodnienia, że zaoferowana cena lub koszt nie 

s

ą rażąco niskie, spoczywa na wykonawcy, w tym przypadku na wykonawcy Iron Mountain. 

Zwrócenie się zamawiającego o wyjaśnienie kwestii rażąco niskiej ceny kreuje domniemanie 

rażąco  niskiej  ceny  lub  kosztu,  które  wykonawca  może  obalić  jedynie,  składając 

przekonujące  wyjaśnienia  oraz  dowody,  że  zaoferowana  cena  nie  jest  rażąco  niska.  Aby 

jednak  argumentacja  okaz

ała  się  przekonująca,  należało  pokazać  zamawiającemu,  jak 

kształtują się koszty realizacji danego zamówienia i gdzie konkretnie dany wykonawca może 

wygenerować  oszczędności pozwalające mu zaoferować warunki lepsze niż konkurencyjni 

wykonawcy. 

Tego  typu  informacje  i  dowody  na  ich  poparcie  powinny  być  złożone 

zamawiającemu  w  odpowiedzi  na  wezwanie  a  nie  dopiero  na  etapie  postępowania 

odwoławczego przed Krajową Izbą Odwoławczą.  W  tym zakresie  Izba  podziela stanowisko  

wyrażone w wyroku Sądu Okręgowego w Poznaniu z dnia 21 maja 2008 r., sygn. akt X Ga 

127/08,  w  treści  którego  m.in.  wskazano,  że  „przedstawienie  w  skardze  wniosków 

dowodowych  (…)  na  tym  etapie  jest  niedopuszczalne,  ponieważ  ich  uwzględnienie 

prowadziłoby  do  niczym  nieuzasadnionego    przedłużenia  (…)  terminu  udzielonemu  do 

przedstawienia  wyjaśnień.  Z  tego  powodu  wnioski  dowodowe  zamawiającego  nie  zostały 

dopuszczone,  gdyż  odmienna  decyzja  prowadziłaby  do  naruszenia  art.  90  ust.  3  pzp,  z 

którego  wynika  obowiązek  udzielania  wyjaśnień  w  zakreślonym  terminie,  a  zachowanie 

terminu  obarczone  jest  rygorem  odrzucenia  oferty.  Konwalidacja,  uzupełnianie  wyjaśnień 

(…)  na  obecnym  etapie  postępowania  stałoby  także  w  sprzeczności  z  zasadą  uczciwej 

konkurencji.”. Tak więc składanie wyjaśnień i dowodów na tym etapie postępowania, etapie 

postępowania  odwoławczego  jest  także  spóźnione.  Tym  samym  dokumenty  złożone  w 

poczet  materiału  dowodowego  jako  potwierdzające  informacje  zawarte  w  wyjaśnieniach 

złożonych przez wykonawcę Iron Mountain nie mogą być uznane. Dlatego też Izba uznała, 

że zarzut ten potwierdził się. 

Nie  zasadnym  jest  także  argument  wykonawcy  Iron  Mountain,  że  nie  udzielił  on 

szczegółowych  wyjaśnień,  gdyż  obawiał  się  że  będą  one  dostępne  dla  konkurencyjnych 

wykonawców a stanowią jego tajemnicę przedsiębiorstwa. W tym zakresie może on bowiem 

podjąć  działania  mające  na  celu  skuteczne  zastrzeżenie  takich  informacji  a  w  razie  ich 

odtajnienia  przez  Z

amawiającego  skorzystać  w  tym  zakresie  ze  środków  ochrony  prawnej. 

Obawa 

ujawnienia 

określonych 

informacji 

(informacji 

stanowiących 

tajemnicę 

przedsiębiorstwa)  nie  może  prowadzić  do  składania  ogólnikowych  i  nic  nie  zawierających 

wyjaśnień. 

Biorąc powyższe pod uwagę, orzeczono jak w sentencji.  

O  kosztach  postępowania  orzeczono  stosownie  do  wyniku,  na  podstawie  art.  574  ustawy 

Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019 ze zm.) oraz w oparciu o przepisy 

§ 7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowych rodzajów kosztów postępowania 

odwoławczego,  ich  rozliczania  oraz  wysokości  i  sposobu  pobierania  wpisu  od  odwołania 

(Dz.U. z 2020 r., poz. 2437).  

Przewodniczący:   …………………………