Justyna Andała-Sępkowska

Pytanie: Zamawiający (jednostka samorządu terytorialnego) przygotowuje przetarg nieograniczony poniżej progów unijnych na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych. Poprzednio po przeprowadzonym przetargu w tej samej kwocie zamówienie zostało zlecone wykonawcy, który po kilku miesiącach realizacji umowy odmówił jej dalszego wykonywania. Doprowadziło to do rozwiązania kontraktu z przyczyn leżących po stronie wykonawcy. Zamawiający udzielił zamówienia z wolnej ręki na okres potrzebny do przygotowania i przeprowadzenia kolejnego przetargu nieograniczonego poniżej progów unijnych. Jak w tej sytuacji i na jaki okres moglibyśmy ewentualnie udzielić zamówienia na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych na wypadek przedłużającej się procedury przetargowej (np. w razie ewentualnych odwołań), kiedy np. niemożliwe będzie udzielenie zamówienia i zawarcie umowy po przetargu w terminie zakreślonym w dokumentacji jako początkowy? Czy na etapie przygotowywania dokumentacji wolno wprowadzić jakieś zapisy zabezpieczające zamawiającego w takim przypadku? Co się stanie, jeśli z uwagi na przedłużającą się procedurę przetargową upłynie początkowy zakreślony w dokumentacji termin realizacji zamówienia? Czy możliwe jest wprowadzenie zmian w dokumentacji w tym zakresie, a jeśli tak, to jak poprawnie to zrobić?

Zamówienia udziela się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy Pzp. Wybór ten poprzedza wiele czynności dokonywanych przez zamawiającego. Od momentu otwarcia ofert zamawiający realizuje swoje obowiązki ustawowe i ocenia skuteczność realizacji obowiązków wykonawców. Musi podjąć wiele decyzji i ocenić prawidłowość dokumentów oraz oświadczeń składanych przez wykonawców, m.in. pod kątem ich aktualności. Prawidłowa ocena zamawiającego ma w tym aspekcie wpływ zarówno na losy postępowania, jak i w konsekwencji na jego wynik.

Pytanie: Czy zamawiający może w trakcie realizacji zamówienia zgodzić się na zmniejszenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy? Nie było to przewidziane w pierwotnych warunkach umowy. Wykonawca w piśmie powołuje się na epidemię i utratę płynności finansowej w związku z zaistniałą sytuacją ekonomiczną polskich przedsiębiorstw. Zmniejszenie zabezpieczenia należytego wykonania umowy pozwoli wykonawcy odzyskać część wpłaconej kaucji od firmy ubezpieczeniowej, od której pozyskał gwarancję wadialną.

Pytanie: Ogłosiliśmy przetarg na roboty budowlane o wartości poniżej progów unijnych w tradycyjnej formie. Wymagamy w nim wadium w kwocie 13.000 zł. Ze względu na pandemię wyznaczyliśmy dłuższy termin składania ofert. Wpłynęło pytanie do siwz: „Czy poręczenie wadium z uwagi na obecną sytuację panującej epidemii może być wystawione jako dokument elektroniczny”? Ze względu na to że nie dopuszczamy ofert elektronicznych, nie chcemy wyrażać na to zgody. Mamy bowiem wątpliwości, za pomocą jakiego narzędzia moglibyśmy dopuścić teraz samo złożenie elektronicznego wadium? Bo przecież przesłanie go pocztą e-mail nie będzie możliwe? Co możemy zrobić?

Pytanie: Zamawiający zamierza zlecić usługi polegające na uzyskaniu decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach dla realizacji przedsięwzięć inwestycyjnych. Czy wartość opłat administracyjnych (np. koszty uzyskania decyzji, wypisy z rejestru gruntów, koszty map ewidencyjnych) powinna być włączona do szacunkowej wartości zamówienia? Czynności wykonawcy związane z przygotowaniem i uzyskaniem decyzji wyceniono na 50.000 zł. Koszt opłat administracyjnych wynosi 500.000 zł. Ponadto czy umowa: powinna przedmiotowo obejmować oba powyższe zakresy i będą one stanowiły wynagrodzenie wykonawcy, czy powinna być skonstruowana tak, że czynności wykonawcy to przedmiot umowy a koszty opłat administracyjnych będzie ponosił bezpośrednio zamawiający do właściwych organów i nie stanowi to wartości ani przedmiotu umowy?

Pytanie: Prowadzę postępowanie w progach krajowych na usługi, które mają być realizowane przez kilka miesięcy. Czy wykonawca w celu poświadczenia należytego wykonania umowy realizowanej w siedzibie zamawiającego, jest zobligowany do złożenia referencji w takim samym postępowaniu prowadzonym na kolejny okres przez tego samego zamawiającego? Doświadczenie stanowiło kryterium oceny ofert o wadze 10% i dokumenty dotyczące kryteriów nie podlegały pod art. 26 ust. 3 ustawy Pzp. Czy można uznać, że referencje służą potwierdzeniu, iż wykazywane zamówienie zostało należycie zrealizowane, a w sytuacji gdy zamawiający ma już wiedzę w tej materii, składanie takich referencji nie jest konieczne?

Wyjaśnianie kwestii rażąco niskiej ceny w ofercie wykonawcy ma wielopłaszczyznowe znaczenie. Jest istotne z punktu widzenia samego wykonawcy, który ubiega się o realizację zamówienia, gdyż zaniechanie podjęcia wyjaśnień lub ich niewystarczające sformułowanie powoduje odrzucenie oferty i blokuje możliwość realizacji zamówienia. Ważne jest również dla zamawiającego, który musi brać pod uwagę prawidłową realizację przedmiotu zamówienia w sposób realistyczny i bezproblemowy. Ciężar dowodu w kwestii ewentualności wystąpienia w ofercie rażąco niskiej ceny został tak ukształtowany, aby wykonawca broniący swej oferty mógł rzeczywiście zrealizować swój cel, a zamawiającemu daje możliwość zyskania pewności co do rzetelności wykonawcy. Sprawdź, jak ocenić jakość i wiarygodność złożonych przez wykonawcę wyjaśnień co do rażąco niskiej ceny oraz jak przygotować takie wyjaśnienia – jeśli jesteś wykonawcą.

Pytanie: Przygotowujemy się do wszczęcia postępowania w formule zaprojektuj-wybuduj. Warunkiem udziału w postępowaniu jest wymóg, aby wykonawca dysponował do realizacji zamówienia projektantem, który przygotował minimum jedną dokumentację. Chcemy natomiast punktować tych wykonawców, którzy dysponują projektantami o większym doświadczeniu w tym zakresie. Czy wobec tego określając jako jedno z kryteriów oceny ofert – dodatkowe doświadczenie projektanta – możemy żądać, aby wraz z ofertą i oświadczeniem na temat wykonanych przez projektanta dokumentacji wykonawca załączył również dokumenty potwierdzające ich należyte wykonanie? Czy poniższy zapis jest dopuszczalny? „Celem uzyskania punktów w kryterium doświadczenie zawodowe projektanta w ofercie należy: 1)     wpisać imię i nazwisko projektanta branży gazowej, 2)     podać informację nt. wykonanych przez wskazanego projektanta dokumentacji projektowych, obejmujących budowę instalacji gazu LPG w okresie ostatnich 5 lat, 3)     załączyć dokumenty potwierdzające wykonanie przez projektanta wykazanych dokumentacji projektowych (referencje, opinie, zaświadczenia złożone w oryginale lub kopii poświadczonej z oryginałem). Zamawiający zastrzega, że brak którejkolwiek z tych trzech informacji będzie skutkować przyznaniem 0 punktów w przedmiotowym kryterium. Dokumenty potwierdzające doświadczenie projektanta, które wykonawca składa wraz z ofertą celem uzyskania punktów w kryterium „jakość – doświadczenie projektanta” nie podlegają uzupełnieniu.

Pytanie: Czy jeżeli proszę o złożenie dokumentów na podstawie art. 26 ust. 1 lub 2, to z ich treści musi wynikać, że na dzień składania ofert spełniam warunki udziału w postępowaniu? Przykładowo – wykonawca składa oświadczenie, że nie zalega z płaceniem podatków oraz innych należności, oświadczenie wydane jest 8 kwietnia 2020 r. (jest to data na złożenie oświadczenia), termin składania ofert upłynął 3 kwietnia 2020 r. Czy jeśli na oświadczeniu jest tylko data 8 kwietnia 2020 r., to zamawiający może przyjąć je za prawidłowe? Z opinii UZP, które znalazłam, wynika że wstępne oświadczenia wskazują, iż wykonawca spełnia warunki udziału w postępowaniu i że pozostałe dokumenty nie muszą wskazywać daty składania ofert. Zastanawiają mnie jednak zaświadczenia np.: wydane przez  ZUS czy urząd skarbowy. Czy z treści dokumentu musi wynikać, że wykonawca nie zalega z opłatami na 3 kwietnia 2020 r.? A jeśli dokument potwierdza okoliczność, że wykonawca nie zalega z opłatami na dzień wezwania tj.: 20 kwietnia 2020 r., to czy dokument mogę przyjąć?

Pytanie: Czy zamawiający w przypadku prowadzenia postępowania w trybie elektronicznym, za pośrednictwem platformy zakupowej może wymagać od wykonawców przesyłania korespondencji (zapytań) wyłącznie za pośrednictwem portalu zakupowego pod rygorem nierozpatrzenia zapytania? W przypadku dużego szpitala bywa to kłopotliwe, jeżeli zapytań jest około 200 i wpływają one zarówno na konta poczty elektronicznej jak i na platformę. Istnieje wówczas konieczność sprawdzania, czy pytania z platformy od tego samego wykonawcy są jednakowe z tymi z poczty elektronicznej (tym bardziej, że kont poczty elektronicznej mamy kilka). Jeżeli nie ma takiej możliwości, to czy ewentualnie można sformułować jakieś zalecenie w siwz, aby uniknąć tego typu trudności w kompletowaniu zapytań?