Justyna Andała-Sępkowska

Pytanie: W postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości powyżej progów unijnych zamawiający, działając na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy Pzp, wzywa wykonawcę do złożenia wykazu wykonanych usług. Zgodnie z § 14 rozporządzenia w sprawie dokumentów zamawiający wskazał, że wykaz należy złożyć w oryginale w postaci dokumentu elektronicznego lub w elektronicznej kopii tego dokumentu poświadczonej za zgodność z oryginałem przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Zamawiający dopuścił porozumiewanie się stron w postępowaniu również przy pomocy poczty elektronicznej. Wykonawca przysłał wypełniony formularz wykazu (w formacie doc., w którym zamawiający zamieścił go na swojej stronie internetowej) pocztą elektroniczną, na wskazany przez zamawiającego adres e-mail w postaci załącznika. Na formularzu tym wykonawca podpisał się (na klawiaturze) imieniem i nazwiskiem osoby, która reprezentuje wykonawcę. Czy tak przesłany dokument należy potraktować jako złożony prawidłowo w rozumieniu przepisów rozporządzenia (tzn. oryginał w postaci dokumentu elektronicznego)? Czy wykonawca wybierając komunikację za pośrednictwem skrzynki ePUAP i dostępnego tam formularza do komunikacji, ma obowiązek podpisywania dokumentów składanych na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu i niepodleganiu wykluczeniu? Czy musi to robić za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego?

Pytanie: Jak postąpić z ofertą, w której popełniono wiele omyłek tzw. innych (art. 87 ust. 1 pkt 3) możliwych do poprawy, ale liczba korygowanych pozycji kosztorysowych stanowi ok. 14% całej oferty? Czy można je uznać za nieistotne? Korekta dotyczy branży, dla której w przedmiarze występuje 400 pozycji kosztorysowych. Wykonawca błędnie wyliczył 269 pozycji (nie zastosował wskaźników do poszczególnych pozycji kosztorysowych). Wartościowo może to być nieistotne w stosunku do całej oferty, ale liczba pozycji kosztorysowych do poprawy wydaje się istotna. Czy ofertę należy odrzucić?

Pytanie: Załóżmy, że przedmiot zamówienia rozliczamy na podstawie cen jednostkowych np. tona, kilometr, godzina − nie znając dokładnie wielkości całego zamówienia a szacując i określając w ofercie przewidywaną (zakładaną) ilość szacunkową. Wymagamy, by wykonawca wycenił cenę jednostkową a następnie mnożymy ją przez zakładaną przez nas ilość. Taką kwotę chcemy później wpisać do umowy, ale rozliczać się przy tym jednostkowo według faktycznych ilości. Wobec tego nie przewidując prawa opcji (gdyż nie znamy gwarantowanej ilości minimalnej i maksymalnej a jedynie zakładamy szacunek ilościowy określony wcześniej w formularzu ofertowym), podpisujemy umowę do wartości zabezpieczonych środków w budżecie, po przekroczeniu której umowa ulega rozwiązaniu. Czy możemy ewentualnie zastrzec w umowie, że ilości mogą ulec zmniejszeniu lub zwiększeniu np. ze względu na faktyczne potrzeby i zabezpieczenie środków w budżecie? Czy umowa musi zwierać łączną cenę zobowiązania czy też może opierać się na cenie jednostkowej? Podsumowując − zamawiający nie przewiduje prawa opcji, czy też umowy ramowej, nie zna dokładnie ilości, której będzie potrzebować w trakcie realizacji zamówienia, przewiduje ją tylko w ofercie zgodnie ze swoim szacunkiem określonym z należytą starannością. Co należy w tej sytuacji wpisać w umowie i jakie trzeba przewidzieć zmiany, aby nie naruszyć zasady uczciwej konkurencji i ewentualnie dyscypliny finansów publicznych?

Pytanie: Zamawiający prowadzi postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę paliwa w procedurze krajowej. Wykonawca z najkorzystniejszą ofertą przedstawił wstępne oświadczenie o samodzielnym spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (m.in. posiadanie stacji benzynowych). Jednak już w odpowiedzi na wezwanie z art. 26 ust. 2 ustawy Pzp złożył m.in. wykaz stacji, wpisując jako podstawę dysponowania „umowa z podmiotem zewnętrznym”. Zamawiający wezwał wykonawcę do uzupełnienia dokumentów z art. 26 ust. 3 ustawy Pzp i złożenia wykazu potwierdzającego samodzielne spełnianie warunków udziału w postępowaniu (posiadanie stacji). W odpowiedzi wykonawca oświadczył, że dysponuje stacjami na podstawie umowy z innym podmiotem. Załączył oświadczenie podmiotu do oddania do dyspozycji stacji i ten sam co poprzednio wykaz stacji. Czy zamawiający jest zobowiązany zatrzymać mu wadium na podstawie art. 46 ust. 4a. ustawy Pzp i w świetle  uchwały Sądu Najwyższego o sygn. akt III CZP 27/17?

Pytanie: W publikowanym siwz zamówienie podzielono na dwie części. Załączniki ofertowe zostały przygotowane w plikach pdf oraz dodatkowo dwa w formacie excel (dla każdej części jeden − w celu ułatwienia wykonania cennika). Jeden z plików excel zawierał bąd. Czy jakakolwiek omyłka w treści, która znajduje się w pliku excel, może być powodem unieważnienia jednej z części przetargu? Dodam, iż są dwie oferty − szacunek wzrósł o ok. 25% do roku poprzedniego, zakres czynności został zaś znacząco pomniejszony. W ubiegłym roku postępowanie wygrała firma, która zaoferowała 450.000 zł, podczas gdy zamówienie oszacowano na 240.000 zł. Jak powstał wyższy szacunek w tym roku? Zamówienie dotyczy konserwacji i utrzymania obiektów rekreacyjnych, głównie placów zabaw.

Pytanie: Czy w procedurze odwróconej z art. 24aa ustawy Pzp zamawiający wzywa wszystkich wykonawców do przedłużenia terminu związania ofertą? Nie doszło jeszcze do wyboru najkorzystniejszej oferty.

Pytanie: Organizujemy postępowanie na odbiór odpadu o kodzie 19 05 03. Nigdy tego nie robiliśmy, gdyż odpad ten powstaje w nowym obiekcie kompostowni. Jest to pełnowartościowy kompost, który jeszcze nie uzyskał statusu kompostu, bo trwa jego certyfikacja. Nie możemy natomiast przechowywać tego materiału do czasu zakończenia procesu certyfikacji. Nie wiemy, czy potencjalni wykonawcy za odbiór tego odpadu będą chcieli od nas opłatę czy zaproponują nam jakieś pieniądze z tytułu jego odbioru (po krótkim i bezkosztowym procesie stanie się on kompostem na sprzedaż). Czy możliwe będzie rozstrzygnięcie postępowania, w przypadku gdy część wykonawców zażąda wynagrodzenia za odbiór odpadu a inni zaproponują, że zapłacą nam za odbiór „odpadu” będącego niemal gotowym produktem? Czy w takim przypadku należy zastrzec, że cena ofertowa może być „ujemna”? Jak wówczas obliczać punktację? Jesteśmy zamawiającym sektorowym i działamy zgodnie z regulaminem udzielania zamówień a w przypadkach nieuregulowanych nim – na podstawie ustawy Pzp.

Pytanie: W postępowaniu powyżej progu unijnego zamawiający 8 listopada 2019 r. wezwał wykonawców do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o 60 dni (nie wymagano wadium). Zamawiający wskazał, że oświadczenia w tym zakresie oczekuje od wykonawców do 17 listopada 2019 r. (niedziela – ostatni dzień terminu związania ofertą). W wezwaniu wskazał, że prosi o przedłużenie terminu o 60 dni i podał omyłkowo datę graniczną 15 stycznia 2019 r. zamiast 15 stycznia 2020 r. Jednocześnie poinformował wykonawców, że brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą spowoduje jej odrzucenie na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 7a ustawy Pzp. Jeden z wykonawców nie udzielił odpowiedzi na wezwanie w wyznaczonym terminie. Dnia 19 listopada 2019 r. (2 dni po upływie terminu związania ofertą) wykonawca za pośrednictwem platformy zakupowej, na której prowadzone jest postępowanie, przekazał zamawiającemu dwa e-maile o następującej treści: 1) „wyrażamy zgodę na przedłużenie obowiązywania oferty na 60 dni. Przepraszamy za późną odpowiedź. Jeśli potrzebują Państwo do tego oficjalnego dokumentu, przygotujemy go” 2) „właśnie przesłałem umowę jako dokument. W razie dalszych pytań proszę się ze mną skontaktować w dowolnym momencie”. Wykonawca nie załączył do wiadomości żadnych plików. Czy zamawiający powinien odrzucić jego ofertę z powodu złożenia oświadczenia po upływie terminu związania nią?

Pytanie: Zamawiający ogłosił postępowanie w procedurze unijnej, które miało być dofinansowane z krajowych środków ministerialnych (publikacja przed podpisaniem umowy o dofinansowanie). W trakcie procedury przetargowej zamawiający dowiedział się o przyznaniu mu środków unijnych na ten sam cel. Poziom dofinansowania jest dużo wyższy niż krajowy i w konsekwencji różnica wynosi kilka milionów złotych na zadaniu. Czy można unieważnić bieżące postępowanie na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp i w konsekwencji ponownie je ogłosić po podpisaniu umowy o dofinansowanie? Jeśli nie, to z jakiej podstawy prawnej można skorzystać?

Pytanie: Prowadzę przetarg nieograniczony. W siwz oraz projekcie umowy zawarłem identyczne zapisy dotyczące sposobu liczenia terminu wykonania zamówienia. W wyniku udzielonych na pytania wykonawców odpowiedzi zmodyfikowałem treść siwz dotyczącą sposobu liczenia tego terminu, nie zmieniając jednak projektu umowy. Zatem między siwz a projektem umowy występowały rozbieżności. Niektórzy wykonawcy wraz z ofertą dostarczyli (co nie było obowiązkiem) podpisane projekty umów zawierające stare zapisy dotyczące terminów wykonania zamówienia. Co w tej sytuacji należy zrobić?