Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia jest jedną z bardziej istotnych czynności w całym procesie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wartość szacunkowa wpływa nie tylko na zakres przepisów stosowanych do udzielenia zamówienia, ale również na kształt budżetu zamawiającego. W odniesieniu do wartości szacunkowej zamówienia zamawiający bada również wysokość ceny oferty pod kątem jej ewentualnego rażącego zaniżenia. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia niejednokrotnie staje się kwestią problematyczną dla zamawiających w szczególności w odniesieniu do konieczności sumowania zamówień. Poniższy tekst systematyzuje czynności podejmowane w ramach procedury ustalania wartości szacunkowej zamówienia oraz podejmuje próbę rozwiania najczęściej pojawiających się w tym obszarze wątpliwości zamawiających.

Dialog techniczny został wprowadzony do ustawy Prawo zamówień publicznych nowelizacją z 12 października 2012 r. Nie jest on odrębnym trybem udzielenia zamówienia, lecz stanowi rodzaj konsultacji rynkowych poprzedzających wybór wykonawcy.

Tryby wyboru wykonawcy oparte o rozmowy z kandydatami charakteryzuje konieczność ich wszczęcia poprzez publikację stosownego ogłoszenia. Nie oznacza to jednak, że wymóg taki dotyczy każdego postępowania negocjacyjnego. Przykładem są negocjacje bez ogłoszenia.

Zgodnie z Prawem zamówień publicznych (art. 60a) dialog konkurencyjny to tryb, „w którym po publicznym ogłoszeniu o zamówieniu zamawiający prowadzi z wybranymi przez siebie wykonawcami dialog, a następnie zaprasza ich do składania ofert”. Istnieją jednak ściśle uwarunkowania, kiedy można go zastosować, wybór tego trybu nie jest bowiem swobodną decyzją zamawiającego.

Usługi i dostawy powszechnie dostępne o ustalonych standardach jakościowych – to pojęcia, które często przewijają się podczas lektury związanej z prawem zamówień publicznych. Są istotne, ponieważ stanowią podstawowe przesłanki do zastosowania trybu zapytania o cenę, który ze względ u na zastosowanie w nim jedynego kryterium ceny jest niezwykle interesujący dla zamawiających. Praktyka pokazuje jednak, że bywa stosowany niezgodnie z ustawą Pzp.

Ponad osiem na dziesięć procedur zmierzających do wyboru wykonawcy zamówienia publicznego to procedury przetargowe. Nie należy się temu dziwić – w wielu przypadkach rzeczywiście stanowią one najlepsze rozwiązanie. Nie zapominajmy jednak, że prawo zamówień publicznych dysponuje wieloma innymi trybami prowadzenia postępowania. Na szczególną uwagę zasługują te, które przewidują fazę negocjacji (dialogu) pomiędzy zamawiającym a wykonawcami – np. negocjacji z ogłoszeniem.

Zatrzymanie wadium jest dotkliwą sankcją dla wykonawców, gdyż pozbawia ich konkretnych środków finansowych, w sytuacji gdy nie uzyskają już zamówienia publicznego. Z tego też względu zanim firma podejmie decyzję o udziale w postępowaniu, powinna mieć świadomość, w jakich okolicznościach może stracić wadium, a kiedy powinno ono zostać jej bezwzględnie zwrócone. Jednocześnie nie można zapominać o tym, że wadium ma za zadanie dyscyplinować i powstrzymywać wykonawcę przed niezgodnymi z prawem zachowaniami utrudniającymi zawarcie umowy o zamówienie na warunkach określonych w ofercie.

Niestety wykonawca nie zawsze może kwestionować w KIO niezgodną z prawem czynność bądź zaniechanie zamawiającego. Ustawa Pzp określa ściśle, przy jakich wartościach zamówień oraz od jakich działań przysługuje ten właśnie środek ochrony prawnej. Przy braku takiej możliwości oferentowi pozostaje napisać tzw. informację o niezgodnej z przepisami prawa czynności bądź zaniechaniu zamawiającego. Dokument ten przesyła się bezpośrednio organizatorowi postępowania. O tym, kiedy i jak sporządzić taką informację, piszemy w artykule.

Zamawiający w wezwaniu do uzupełnienia dokumentów na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu o zmówienie publiczne nie może ograniczać formy, w jakiej dokumenty te mogą zostać złożone. O tym stanowi rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów. Tak orzekł Sąd Okręgowy w Kaliszu z 26 marca 2015 r. (sygn. akt II Ca 675/14).

Przy sporządzaniu obszernych kosztorysów ofertowych nietrudno o błąd. Dokument ten składa się zazwyczaj z bardzo wielu stron, przy największych zamówieniach – zawierających nawet do kilkuset pozycji. Do niedawna, prawie każda niezgodność treści oferty siwz skutkowała jej odrzuceniem. Obecne przepisy są dużo łagodniejsze dla starających się o zamówienia publiczne. Trzeba jednak mieć na względzie, że omyłka czy błąd w kosztorysie może wykonawcę wiele kosztować. Zdarza się, że zmieniają one cenę oferty w taki sposób, że „spada” ona na dalsze miejsce w rankingu. Dodatkowo mogą sprawić, że przedsiębiorca zaoferuje realizację zamówienia za wynagrodzenie zupełnie dla niego nieopłacalne. Po sporządzeniu kosztorysu warto mu się przyjrzeć i raz jeszcze zweryfikować elementy, które najczęściej są źródłem przeoczeń i błędów.