Najważniejsze przepisy podatkowe dla polskich freelancerów pracujących za granicą

Pierwszym krokiem dla każdego freelancera pracującego za granicą jest ustalenie rezydencji podatkowej, czyli kraju, w którym należy odprowadzać podatki.

Rezydencja podatkowa określa kraj, w którym freelancer podlega tzw. nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, czyli rozlicza się ze wszystkich dochodów, niezależnie od tego, gdzie zostały uzyskane. W Polsce rezydentem podatkowym jesteś, jeśli:

• Przebywasz w Polsce przez co najmniej 183 dni w roku,
• Posiadasz w Polsce centrum interesów życiowych lub gospodarczych (np. rodzinę, majątek).

Jeżeli nie spełniasz powyższych kryteriów, możesz stać się rezydentem podatkowym innego kraju i tam będziesz musiał płacić podatki. Warto to sprawdzić, aby uniknąć nieporozumień z polskim urzędem skarbowym.

Polska zawarła umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z wieloma krajami. Te umowy regulują, w którym kraju freelancer powinien zapłacić podatek od dochodów uzyskanych za granicą. W praktyce stosowane są dwie główne metody:

• Dochody z zagranicysą zwolnione z opodatkowania w Polsce, ale wpływają na wysokość stawki podatkowej stosowanej do dochodów krajowych.
  • Przykład: Janek, freelancer z Polski, pracuje dla klientów z Niemiec. Zarobił tam 50 000 zł, co zostaje zwolnione z opodatkowania w Polsce. Jeśli jednak uzyskał dodatkowe dochody w Polsce, stawka podatkowa będzie wyliczana z uwzględnieniem niemieckiego dochodu.

• Dochód zagraniczny jest opodatkowany w Polsce, ale freelancer może odliczyć podatek zapłacony za granicą.
  • Przykład: Magda, freelancerka, rozliczyła podatek we Francji w wysokości 10 000 zł. W Polsce może odliczyć tę kwotę od swojego podatku.

Przed rozliczeniem warto sprawdzić, którą metodę przewiduje umowa między Polską a krajem, w którym pracujesz, bo z każdym krajem podpisuje się inną.

Jeśli świadczysz usługi dla klientów z UE, musisz znać zasady dotyczące VAT:

• Dla firm (B2B): Miejscem opodatkowania jest kraj klienta, a transakcja odbywa się na zasadzie odwrotnego obciążenia (reverse charge). Musisz jednak zarejestrować się jako podatnik VAT-UE i wystawiać faktury z odpowiednią adnotacją.
• Dla konsumentów (B2C): VAT rozliczasz w Polsce, chyba że świadczysz usługi elektroniczne, które podlegają przepisom o VAT w kraju konsumenta.

Jeżeli współpracujesz z klientami spoza UE, najczęściej Twoje usługi nie podlegają VAT w Polsce. W takim przypadku faktury wystawiasz bez VAT, zaznaczając, że świadczenie jest opodatkowane w kraju klienta (lub nie podlega opodatkowaniu).

Freelancer wyjeżdżający na krótki okres (mniej niż 183 dni) poza Unię Europejską, np. na Bali, nadal podlega polskiemu systemowi podatkowemu i ubezpieczeniowemu. Kluczowe jest zrozumienie zasad dotyczących zarówno podatków, jak i ubezpieczeń społecznych w takiej sytuacji.

Freelancer przebywający za granicą przez mniej niż 183 dni w ciągu roku nie zmienia rezydencji podatkowej – pozostaje polskim rezydentem podatkowym. Oznacza to, że jego dochody uzyskane z działalności, nawet jeśli świadczy usługi zagranicznym klientom podczas pobytu na Bali, muszą być rozliczane w Polsce. Jeżeli freelancer uzyskuje dochody lokalne (np. z dodatkowej pracy na Bali), może być wymagane rozliczenie tych dochodów również w Indonezji. W takim przypadku należy sprawdzić, czy Polska i Indonezja mają podpisaną umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, aby uniknąć podwójnego opodatkowania dochodów.

Podczas krótkiego pobytu poza UE freelancer nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, co oznacza konieczność opłacania składek na ZUS w Polsce. W tym przypadku nie ma potrzeby uzyskiwania zaświadczenia A1, które dotyczy głównie wyjazdów do krajów UE/EOG. Jednak freelancer powinien zadbać o swoje bezpieczeństwo zdrowotne, gdyż ZUS nie pokrywa kosztów leczenia za granicą w krajach spoza UE. Dobrym rozwiązaniem jest wykupienie prywatnego ubezpieczenia zdrowotnego, które obejmuje koszty leczenia za granicą.

• Dokumentacja: Zachowaj dokumenty potwierdzające czas i cel pobytu za granicą, aby w razie potrzeby udowodnić brak zmiany rezydencji podatkowej.
• Ubezpieczenie zdrowotne: Upewnij się, że posiadasz odpowiednie ubezpieczenie zdrowotne, aby uniknąć wysokich kosztów leczenia w krajach takich jak Indonezja.
• Podatek lokalny: Sprawdź lokalne przepisy podatkowe na Bali – choć krótkie pobyty rzadko wymagają rozliczenia podatkowego, lokalne przepisy mogą być różne.

Freelancer wyjeżdżający na mniej niż 183 dni poza UE, np. na Bali, nadal pozostaje związany z polskim systemem podatkowym i ubezpieczeniowym, co oznacza, że jego obowiązki wobec polskich organów nie ulegają zmianie. Warto jednak z wyprzedzeniem zadbać o kwestie związane z bezpieczeństwem zdrowotnym i zrozumieć lokalne regulacje, aby uniknąć problemów podczas pobytu.

Pracując za granicą, nie możesz zapominać o ubezpieczeniach społecznych. Dzięki zaświadczeniu A1 możesz nadal podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych, co oznacza, że składki na ZUS płacisz w Polsce, nawet jeśli wykonujesz pracę w innym kraju UE lub EOG.

Zaświadczenie A1 jest wymagane, jeśli:

• Świadczysz usługi za granicą na rzecz klientów w UE/EOG.
• Chcesz uniknąć konieczności opłacania składek w kraju, w którym tymczasowo pracujesz.

Aby je uzyskać, złóż wniosek w ZUS wraz z dokumentami potwierdzającymi, że prowadzisz działalność w Polsce.

Freelancerzy pracujący za granicą często otrzymują płatności w obcej walucie. W Polsce dochody muszą być przeliczone na złote polskie według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego uzyskanie przychodu. Prawidłowe przeliczanie ma kluczowe znaczenie dla poprawnego obliczenia podatku.

Nieprawidłowe rozliczenie dochodów może skutkować podwójnym opodatkowaniem. Aby tego uniknąć, dokładnie przeanalizuj umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a krajem, w którym pracujesz.

Każdy kraj ma swoje regulacje, które mogą być trudne do zrozumienia. Warto skorzystać z pomocy doradcy podatkowego, aby upewnić się, że spełniasz wymagania zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Niektóre kraje wymagają od freelancerów dodatkowych rejestracji lub dokumentów, takich jak lokalne numery podatkowe czy zgłoszenia VAT. Upewnij się, że spełniasz te wymagania, aby uniknąć problemów podczas współpracy z zagranicznymi klientami.

To tylko powierzchowne nakreślenie obowiązków ciążących na freelancerze pracującym za granicą. Dlatego zawsze sugerujemy skontaktowanie się z biurami rachunkowymi takimi jak Biuro Precyzja, które specjalizuje się w rozliczaniu dochodów z zagranicy, a nie ze “zwykłymi” biurami rachunkowymi, które specjalizują się tylko w polskich podatkach.