Obowiązkowe wystawianie faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) - poznaj szczegóły

Faktura VAT to podstawowy dokument sprzedażowy w każdym przedsiębiorstwie. Obieg tego typu dokumentów był dotąd dość swobodny i pozostawiał przedsiębiorcom spore pole manewru. Plan Ministerstwa Finansów zakłada jednak, że Polska będzie dążyć do bardziej jednolitego, a przede wszystkim transparentnego modelu obiegu dokumentów sprzedażowych. Zmiana ma także ułatwić dociekanie nieprawidłowości przez organy podatkowe.

Zarówno dla sprzedawcy, jak i nabywcy towarów bądź usług faktura VAT jest podstawowym dokumentem, który potwierdza przeprowadzoną transakcję. Liczne aspekty prowadzenia firmy, jak chociażby rozliczenie podatku VAT są uzależnione od danych zawartych na dokumencie, jak np. od daty wystawienia faktury. Wystawiona faktura VAT powinna być zatem dowodem, który jednoznacznie wskazuje na zawarcie transakcji opodatkowanej towaru lub usługi. Problem w tym, że obieg dokumentów nie zawsze pozostawał klarowny, a problematyczne jest m.in. możliwość edycji faktur VAT do momentu ich zaksięgowania. W efekcie daje to spore pole manewru przedsiębiorcom, którzy mogą wprowadzać poprawki do dokumentacji, co z kolei niekiedy prowadzi do nieścisłości w rachunkowości.

Drugi aspekt, na który zwraca się uwagę w przypadku faktury VAT to konstrukcja dokumentu. W prawie nie ma zapisów dotyczących tego, jak powinna wyglądać faktura VAT. Ustawa przewiduje jedynie to, aby na fakturze zawarte były konkretne informacje, jak np.:

• wskazać sumę wartości sprzedaży netto;
• dane na temat poszczególnych stawek podatku VAT;
• data wykonania usługi bądź sprzedaży towaru;
• dane wystawcy oraz nabywcy.

W efekcie odczytanie faktury VAT nie zawsze jest proste dla każdego nabywcy towarów bądź usług, ponieważ przedsiębiorcy korzystają z różnorakich wzorów lub tworzą własne. Inną fakturę wystawia dziś mechanik, a zupełnie inaczej wyglądającą fakturę VAT wręcz klientowi producent zabawek. Inaczej może prezentować się faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT-u, a zupełnie inny wygląd będzie miał dokument, który wystawił czynny podatnik VAT.

Zapisy ustawy o VAT nie są zatem jednoznaczne w wielu kwestiach związanych z księgowością dokumentów sprzedażowych czy też ich wyglądu. Stąd m.in. pomysł nowelizacji ustawy o VAT i wprowadzenie jednolitego systemu do wystawiania faktur. 

Rozwiązaniem zagadnień, o których mowa była wcześniej, a które mogą być problematyczne zarówno dla przedsiębiorców, jak i księgowych oraz wreszcie zwykłych podatników, ma być Krajowy System e-Faktur (KSeF). Sam system już funkcjonuje, jednak wciąż nie jest wolny od błędów, przez co mieliśmy m.in. liczne zmiany w kwestii terminu wejścia projektu ustawy w życie oraz samego egzekwowania wymogu korzystania z KSeF.

Od 2026 roku KSeF ma być podstawowym i jedynym narzędziem wszystkich polskich przedsiębiorców do wystawiania faktur. Idea zakłada, że cały proces związany z obiegiem dokumentów sprzedażowych był zautomatyzowany i w pewien sposób kontrolowany przez państwo. Kluczowym pojęciem w kontekście zasadności obowiązkowego korzystania z KSeF ma być wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych. Jest to odpowiedź na problemy, o których już wspomnieliśmy, dotyczących rozbieżności w wyglądzie dokumentów. Zmiany mają objąć nie tylko poszczególne wskazania, jak chociażby to, gdzie mają widnieć nazwy podatnika czy gdzie znajdziemy cenę jednostkową netto, ale docelowo każdy przedsiębiorca ma wystawiać faktury za sprzedaż towarów czy wykonania usługi, będące realizacją jednego, uniwersalnego wzoru. Wszelkiego rodzaju programy do fakturowania, z których chętnie korzysta spora część firm, mają być kompatybilne z KSeF. Co to oznacza w praktyce?

Obecnie na bazie ustawy o VAT proces obiegu faktur wygląda następująco. Przedsiębiorca, który sprzedaje towar bądź wystawia dokument za wykonaną usługę, uzupełnia (najczęściej w specjalistycznym programie) odpowiednie dany i sumy wartości sprzedaży netto. Zgodnie z poszczególnymi stawkami podatku VAT na dokumencie widnieje też m.in. wartość brutto. Niemniej proces księgowania nie kończy się wraz z otrzymaniem przez nabywcę dostarczonych towarów. W międzyczasie bowiem właściciel firmy może edytować dokument, zmienić jego treść, a dopiero np. pod koniec miesiąca dostarczyć faktury VAT do biura rachunkowego. Daje to zatem sporo okazji do ingerencji w dokumentację czy cały proces księgowy.

Wystawianie faktur w KSeF ma to diametralnie zmienić, gdyż każde narzędzie do wystawiania faktur czy takowa funkcja w samym systemie faktur online ma być równoznaczna z wysłaniem dokumentu do księgowości czy następnie urzędu skarbowego. Takie zasady obwiązywać będą od 2026 roku wszystkich przedsiębiorców, obowiązek wystawienia e-faktury będzie miał zarówno duży koncern, jak i jednoosobowa działalność gospodarcza.

Faktury VAT w formie elektronicznej to tylko część możliwości, jakie oferuje system KSeF. Poza uczynieniem działalności gospodarczych bardziej transparentnymi, przedsiębiorcy zyskają także szereg przydatnych na co dzień funkcjonalności, do których zaliczyć można m.in.:

• uwierzytelnienie oraz weryfikację uprawnień do wystawiania faktur VAT;
• archiwizację ustrukturyzowanych dokumentów sprzedażowych;
• oznaczenie numerem, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę na sprzedaż towaru lub usługi;
• weryfikację zgodności ze wzorem;
• rozliczanie JPK poprzez ustrukturyzowany wzór JPK;
• bazę danych przedsiębiorców, którymi są sprzedawcy oraz nabywcy towarów lub usług, w tym biała lista podatników VAT;
• większa dostępność danych, takich jak zakres wykonanych usług, cena jednostkowa towaru czy termin płatności.

Ważnym aspektem, który będzie dotyczyć wprowadzenia obligatoryjnego systemu KSeF dla wszystkich przedsiębiorców (z kilkoma wyjątkami), jest forma samego dokumentu, a raczej e-dokumentu. Zgodnie z założeniami projektu Ministerstwa Finansów, na nowych fakturach online znajdzie się kilka istotnych danych, o których będzie musiał pamiętać każdy, kto będzie chciał wystawić fakturę w KSeF.

Ustrukturyzowane faktury będą oznaczać także ujednoliconą numerację poszczególnych dokumentów. Według zapowiedzi rządu, przedsiębiorcy będą mogli zachować dotychczasową, wewnętrzną numerację faktur, jednak oprócz tego faktura ustrukturyzowana w momencie wystawienia będzie opatrzona unikalnym numerem faktury KSeF. Wzory faktur będą uwzględniać obie numeracje.

Jak już zostało wspomniane, zgodnie z treścią ustawy o VAT, każdy kto decyduje się wystawić fakturę, musi zawrzeć na niej konkretne informacje. Ten aspekt prawa się nie zmienia, wobec czego wciąż na każdym dokumencie znaleźć się muszą:

• data wystawienia dokumentu;
• numer nadany w ramach serii przyjętej w danej firmie;
• imiona i nazwiska lub nazwę podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
• numer podatnika, który wystawia dokument (w przypadku transakcji UE – VAT-UE);
• numer podatnika nabywcy;
• data dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub usług bądź datę otrzymania zapłaty;
• nazwa towaru lub usługi;
• ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cena jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (netto);
• kwota wszelkich upustów lub obniżek cen netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją neto;
• wskazanie na stawkę podatku;
• kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
  kwotę należności ogółem brutto.

Minister Finansów wskazał już ostateczną datę wprowadzenia obligatoryjnego wykorzystywania z systemu KSeF. Podatnicy, którzy przekraczają obroty 200 mln zł będą musieli zacząć wystawić faktury elektroniczne od 1 lutego 2026 roku, natomiast pozostali przedsiębiorcy będący czynnymi podatnikami VAT zaczną korzystać z KSeF 1 kwietnia 2026 roku.