Jednostki organizacyjne nie muszą składać sprawozdania jeśli nie są zamawiającymi

Z obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania zwolnione są te jednostki, które udzielają zamówienia publicznego jako pełnomocnik innego zamawiającego tj. nie we własnym imieniu. Wówczas informacja o takim zamówieniu musi być przekazana do Prezesa UZP przez podmiot, na rzecz którego dany przetarg został udzielony.

Z nieco bardziej skomplikowaną sytuacją będziemy mieli do czynienia wówczas, gdy zawarto z wykonawcą umowę ubezpieczenia mienia, a w jej ramach zostały wystawione polisy ubezpieczeniowe potwierdzające zawarcie konkretnych umów ubezpieczenia, które podpisały osoby reprezentujące jednostki organizacyjne zamawiającego. W takim przypadku zobowiązany do sporządzenia rocznego sprawozdania jest tylko ta jednostka zamawiająca, która zawarła umowę ubezpieczenia. Oczywiście pod warunkiem, że dokonała tego we własnym imieniu. Należy bowiem uznać, że podpisanie polis ubezpieczeniowych nie stanowi odrębnych umów o zamówienie publiczne, a jedynie wykonanie kontraktu. Jeżeli natomiast umowa ubezpieczenia stanowiąca zamówienie publiczne została podpisana w imieniu jednostek organizacyjnych podmiotu udzielającego przetargu, to wówczas właśnie na nich będzie spoczywał obowiązek przygotowania rocznego sprawozdania..