Minimalne standardy przyjmowania plików elektronicznych

Zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp Zamawiający zobowiązany jest m.in. do opisania sposobu przygotowania i składania oferty za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Sporządzenie lub przekazanie oferty w sposób niezgodny z wymaganiami technicznymi oraz organizacyjnymi sporządzania lub przekazywania ofert przy użyciu środków komunikacji elektronicznej określonymi przez Zamawiającego stanowi podstawę do jej odrzucenia. Na przykład  odrzuceniu podlega oferta sporządzona w pliku niezgodnym w wymaganiami SWZ, którego Zamawiający nie jest w stanie odczytać, albo oferta, która została podpisana prawidłowo, ale została wysłana mailem, a nie za pomocą systemu przeznaczonego do składania ofert).

W rozpoznawanym przypadku oferta została przekazana w terminie składania ofert za pośrednictwem właściwej platformy zakupowej i możliwe było jej otwarcie przez Zamawiającego.

Uszczegółowienie zasad korzystania z narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, nastąpiło w Rozporządzeniu ws. sposobu sporządzania i przekazywania informacji. W szczególności w § 2 ust. 1 Rozporządzenia ws. sposobu sporządzania i przekazywania informacji wskazano, że oferty sporządza się w postaci elektronicznej, w formatach danych określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 Ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, z zastrzeżeniem formatów, o których mowa w art. 66 ust. 1 ustawy Pzp, z uwzględnieniem rodzaju przekazywanych danych. Ostatecznie, akty prawa odsyłają do rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (dalej "rozporządzenie KRI"). Rozporządzenie to określa:

• Krajowe Ramy Interoperacyjności,
• minimalne wymagania dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej,
• minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych, w tym:

- specyfikację formatów danych oraz protokołów komunikacyjnych i szyfrujących, które mają być stosowane w oprogramowaniu interfejsowym,
- sposoby zapewnienia bezpieczeństwa przy wymianie informacji,
-  standardy techniczne zapewniające wymianę informacji z udziałem podmiotów publicznych z uwzględnieniem wymiany transgranicznej,
- sposoby zapewnienia dostępu do zasobów informacji podmiotów publicznych dla osób niepełnosprawnych.

Załącznik nr 2 i załącznik nr 3 do Rozporządzenia KRI określają i standaryzują format wymienianych (udostępnianych i otrzymywanych) danych przez systemy teleinformatyczne podmiotów realizujących zadania publiczne. W celu zapewnienia interoperacyjności, zasoby informacyjne powinny być udostępniane w jednym ze standardowych formatów danych określonych w załączniku nr 2 i załączniku nr 3 do wskazanego wyżej rozporządzenia.

Zgodnie z treścią załącznika nr 2 do Rozporządzenia KRI w celu wymiany zasobów informacyjnych przez podmioty realizujące zadania publiczne: do kompresji (zmniejszania objętości) dokumentów elektronicznych stosuje się co najmniej jeden z następujących formatów danych: .zip, .tar, .gz (.gzip) oraz .7Z. W ocenie Izby powyższe oznacza, że w załączniku określono minimalne standardy służące kompresji danych.

Izba podzieliła w pełni i przyjęła za własne stanowisko wyrażone w wyroku KIO z 3 sierpnia 2020 roku, sygn. akt KIO 1451/20, zgodnie z którym „Zgodność czy też kompatybilność narzędzi służących z jednej strony do archiwizacji i kompresji dokumentów elektronicznych z narzędziami służącymi z drugiej strony do rozpakowania plików ma prowadzić do osiągnięcia celu, tj. złożenia przez wykonawcę oferty skompresowanej w takim formacie, który umożliwi zamawiającemu, przy zapewnieniu minimum narzędzi, zapoznanie się z jej treścią. Jednocześnie jak wynika z przywołanego już wyżej e-podręcznika Ministerstwa Cyfryzacji "rozpakowanie pliku (wyodrębnienie plików zawartych w archiwum) jest czynnością czysto techniczną, a nie prawną".

Skoro zatem sam ustawodawca przewidział, że podmiot realizujący zadania publiczne ma umożliwić przyjmowanie dokumentów elektronicznych w formatach danych określonych w załączniku nr 2 do rozporządzenia KRI, dopuszczając m.in. narzędzie 7-Zip, które zapewnia możliwość rozpakowania pliku w archiwum .rar, a w konsekwencji zapoznania się z oświadczeniem woli wykonawcy, to nie sposób stwierdzić, że Wykonawca składając ofertę skompresowaną w taki sposób uchybił przepisom ustawy Pzp i aktów wykonawczych do niej i że jego oferta winna zostać odrzucona na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 6 ustawy Pzp. Rozporządzenie KRI określa minimalne standardy przyjmowania plików elektronicznych. Nie wyłącza to możliwości przyjęcia innych formatów, jeśli za pomocą powszechnie dostępnych narzędzi Zamawiający jest w stanie taki format odczytać. Zamawiający w związku z rozpakowaniem oferty nie poniósł dodatkowych kosztów, takie działanie nie spowodowało po stronie Zamawiającego dodatkowych obowiązków, nie przedłużyło procesu otwarcia ofert.

Sygnatura

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 18 grudnia 2023 r. sygn. akt  KIO 3609/23