Umowa w formie ustnej a obowiązek sprawozdawczy

W przypadku zawarcia umowy o zamówienie publiczne w formie ustnej najtrudniejsze jest zinterpretowanie okoliczności, w których doszło do zawarcia kontraktu z wykonawcą. Zgodnie z przepisem art. 70 § 1 Kodeksu cywilnego w razie wątpliwości umowę poczytuje się za zawartą w chwili otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu, a jeżeli dojście do składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu nie jest wymagane – w chwili przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Natomiast przepis art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego wyjaśnia, że oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie, jest złożone w momencie, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią.

Przy czym wszystkie reklamy, ogłoszenia, ulotki, cenniki i inne informacje, które skierowane są do ogółu lub do poszczególnych osób, należy traktować w razie wątpliwości nie jako ofertę, tylko zaproszenie do zawarcia umowy (art. 71 kc). Natomiast jeśli rzecz jest wystawiona w miejscu sprzedaży na widok publiczny o ma cenę, to uznaję się to za ofertę sprzedaży (art. 543 kc).

Wszystkie te informacje są niezbędne do prawidłowego określenia, czy faktycznie doszło do zawarcia umowy między stronami, w szczególności jeśli miała ona formę ustną. Dla celów sprawozdawczych zamawiający przy wskazaniu daty zawarcia kontraktu z wykonawcą powinien zawsze brać pod uwagę chwilę otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy. Dlatego też np. wystawienie faktury VAT, ani moment dokonania zapłaty, nie jest wystarczające. Data zamieszczona na fakturze VAT bądź paragonie może być oczywiście zbieżna z zawarciem umowy, ale wcale nie musi. Natomiast dla celów sprawozdawczych nieistotna jest zapłata wynagrodzenia za wykonanie umowy.