W 2023 roku każdy wykonawca – płatnik składek musi mieć obowiązkowe konto na PUE ZUS

Jak czytamy na stronie WWW ZUS: „Od 1 stycznia 2023 r. każdy płatnik składek ma obowiązek posiadać konto na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Umożliwi ono załatwianie spraw w ZUS online – w dowolnym miejscu i czasie”. Co to w praktyce oznacza dla wykonawców?

Zamawiający zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych może żądać od wykonawców zaświadczenia albo innego dokumentu właściwej terenowej jednostki organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub właściwego oddziału regionalnego lub właściwej placówki terenowej Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego potwierdzającego, że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, w zakresie art. 109 ust. 1 pkt 1 ustawy, wystawionego nie wcześniej niż 3 miesiące przed jego złożeniem. W przypadku zalegania z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz z zaświadczeniem albo innym dokumentem zamawiający żąda złożenia dokumentów potwierdzających, że odpowiednio przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo przed upływem terminu składania ofert wykonawca dokonał płatności należnych składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne wraz odsetkami lub grzywnami lub zawarł wiążące porozumienie w sprawie spłat tych należności.

Na PUE ZUS można samodzielnie utworzyć elektroniczny dokument z danymi z ZUS i przekazać takie potwierdzenie do zamawiającego, który wymaga takich danych. Dokument jest potwierdzony kwalifikowaną pieczęcią ZUS. Można go zapisać w postaci elektronicznej (plik PDF, XML) lub wysłać na dowolny adres e-mail. Pracownik instytucji, do której przekazany zostanie dokument, może sprawdzić jego autentyczność w wyszukiwarce.

W taki sposób można np. utworzyć dokument z informacją o saldzie i rozliczeniu za ostatnie 12 miesięcy.

Do tej pory obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż 5 osób. Po zmianach obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do 5 pracowników oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.

Płatnicy składek mają czas do 30 grudnia 2022 r., aby założyć takie konto osobiście lub upoważnić kogoś do dostępu do roli płatnika na PUE ZUS. Osoba upoważniona powinna mieć wcześniej założone swoje konto PUE ZUS.

Aby założyć profil bez osobistej wizyty w ZUS, należy postępować według poniższej instrukcji.

1. Wejdź na stronę www.zus.pl i kliknij przycisk [Zarejestruj w PUE] (na górze strony). 
2. Wybierz, dla kogo zakładasz profil. Do wyboru jest rejestracja: [Dla Ciebie], [Dla przedsiębiorców] oraz [Dla firm]. Formularz rejestracyjny nieznacznie różni się w zależności od dokonanego wyboru. Po wybraniu rejestracji [Dla przedsiębiorców], poza danymi osobowymi, należy wpisać również NIP. 
3. Wybierz sposób rejestracji:

• za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna),
• za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków na www.zus.pl)
• za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Po wybraniu odpowiedniego dla siebie sposobu, należy postępować zgodnie z podpowiedziami w systemie. Podczas rejestracji za pomocą login.gov, bankowości elektronicznej i kwalifikowanego podpisu elektronicznego, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości, dlatego skorzystanie z nich nie wymaga wizyty w ZUS.