OMYŁKA PISARSKA I RACHUNKOWA

Oferta złożona przez wykonawcę w postępowaniu powinna zgodna z treścią dokumentów zamówienia określających w szczególności warunki zamówienia oraz sam jego przedmiot. W przypadku gdy dochodzi do takiej niezgodności zamawiający nie może w sposób dowolny jej korygować ani też wyjaśniać postanowień oferty w sposób, który prowadziłby do niedozwolonych negocjacji ich treści.

Zgodnie z art. 223 ustawy Pzp w toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert oraz przedmiotowych środków dowodowych lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Niedopuszczalne jest natomiast prowadzenie między zamawiającym a wykonawcą negocjacji dotyczących złożonej oferty oraz dokonywanie jakiejkolwiek zmiany w jej treści, za wyjątkiem właśnie korekty oczywistych omyłek.

O tym, czym jest oczywista omyłka pisarska, oczywista omyłka rachunkowa oraz inna omyłka polegająca na niezgodności treści oferty z SWZ niepowodująca istotnych zmian w treści oferty, nie stanowi wprost ustawa Pzp. Interpretacji tych pojęć należy zatem poszukiwać w stanowiskach doktryny oraz orzeczeniach Krajowej Izby Odwoławczej.

Omyłka pisarska to błąd powstały w wyniku przeoczenia lub niedokładności o charakterze technicznym, wynikający z procesu redakcyjnego, a nie uchybienia merytorycznego. Jest to błąd łatwy do zauważenia, który nie wymaga przeprowadzania dodatkowych analiz czy badań. Omyłka taka może wynikać z literówki, błędu logicznego, przypadkowego przeoczenia lub innej niedokładności, które są oczywiste i jednoznaczne dla każdego odbiorcy.

Poprawienie oczywistej omyłki pisarskiej może skutkować zmianą w treści oferty jedynie w znaczeniu technicznym, nie zaś merytorycznym, i nie może prowadzić do stworzenia nowej treści oświadczenia woli.

Omyłkę pisarską można zidentyfikować zarówno na podstawie treści formularza ofertowego, jak i poprzez porównanie pozostałych dokumentów wchodzących w skład oferty.

Przykłady omyłek pisarskich w ofertach wykonawców składanych zgodnie z Prawem zamówień publicznych w przetargach to między innymi:

1. Literówka w nazwie wykonawcy – np. zamiast „Firma ABC Sp. z o.o.” wpisano „Firmma ABC Sp. z o.o.”.
2. Błędna jednostka miary – np. podanie „kg” zamiast „g” lub „m” zamiast „cm”.
3. Nieprawidłowe przepisanie kwoty – np. zapisanie „1 500 000 zł” zamiast „150 000 zł” z oczywistym błędem wynikającym z kontekstu oferty.
4. Omyłka w dacie – wpisanie błędnej daty, np. „2023-01-32” zamiast „2023-01-31”.
5. Podwojenie słów lub cyfr – np. „10 10 szt.” zamiast „10 szt.”.
6. Błędna numeracja stron lub pozycji – np. niezgodna kolejność punktów w formularzu ofertowym.
7. Przejęzyczenie w nazwie produktu – np. „Kompter” zamiast „Komputer”.
8. Nieprawidłowe przypisanie ilości do pozycji – np. „1 szt.” zamiast „10 szt.”, jeśli z pozostałych dokumentów wynika właściwa wartość.
9. Brak części tekstu lub frazy – np. pominięcie słowa w kluczowym sformułowaniu, którego brak jest oczywisty z kontekstu.

Wszystkie te omyłki mogą zostać poprawione przez zamawiającego pod warunkiem, że są one oczywiste, jednoznaczne i nie wymagają dodatkowych ustaleń co do ich znaczenia, a korekta nie doprowadzi do zmiany merytorycznej treści oferty.

Omyłka rachunkowa to błąd wynikający z niepoprawnie przeprowadzonej operacji matematycznej na liczbach, który można jednoznacznie stwierdzić i poprawić na podstawie reguł rządzących tym działaniem. Charakteryzuje się tym, że poprawienie błędu jest możliwe wyłącznie w jeden sposób, niebudzący żadnych wątpliwości.

Omyłka rachunkowa nie musi być widoczna na pierwszy rzut oka – może dotyczyć zarówno prostych działań na małych liczbach, jak i bardziej złożonych obliczeń. Warunkiem jej stwierdzenia jest możliwość jednoznacznego wykrycia błędu podczas weryfikacji obliczeń zgodnie z metodą podaną przez zamawiającego, a następnie jego poprawienia.

Poprawienie omyłki rachunkowej skutkuje koniecznością wprowadzenia dalszych zmian wynikających z konsekwencji rachunkowych. Liczba występujących błędów oraz ich znaczenie nie stanowią przeszkody dla korekty, nawet jeśli mają one istotny wpływ na cenę oferty.

Przykłady omyłek rachunkowych w ofertach wykonawców składanych w przetargach zgodnie z Prawem zamówień publicznych to:

1. Błędne obliczenie wartości brutto – np. wykonawca podał kwotę netto 10 000 zł, ale błędnie wyliczył brutto jako 11 800 zł zamiast 12 300 zł (przy stawce VAT 23%).
2. Nieprawidłowe sumowanie wartości częściowych – suma pozycji wynosi 20 000 zł, ale w ofercie podano 19 500 zł z oczywistym błędem w dodawaniu.
3. Błędne przemnożenie ilości przez cenę jednostkową – np. 10 szt. po 100 zł każda zostało zapisane jako 900 zł zamiast 1 000 zł.
4. Błędne obliczenie procentu – np. przy naliczaniu 10% wartości 15 000 zł wykonawca wpisał 1 300 zł zamiast 1 500 zł.
5. Zamiana miejscami wartości netto i brutto – w formularzu ofertowym wartości netto i brutto zostały podane odwrotnie.
6. Błąd przy wyliczaniu VAT – np. zamiast poprawnie obliczonej kwoty VAT wynoszącej 2 300 zł (23% od 10 000 zł netto), wpisano 2 000 zł.
7. Błąd w mnożeniu wynikający z przesunięcia przecinka – np. zamiast 1,5 × 100 wpisano 1500.
8. Nieprawidłowa suma wartości częściowych w tabeli kosztorysowej – wartości w poszczególnych pozycjach są poprawne, ale ich suma zawiera błąd rachunkowy.
9. Pominięcie jednej z pozycji w obliczeniach – w podsumowaniu wartości ofertowej pominięto jedną z wcześniej podanych pozycji kosztorysu.
10. Błędne przeliczenie kursu walutowego – np. oferta zawierała kwotę w EUR, ale błędnie przeliczono ją na PLN według niewłaściwego kursu.

Poprawienie omyłek rachunkowych jest możliwe pod warunkiem, że błąd wynika z prostych, jednoznacznych działań matematycznych i jego korekta nie prowadzi do zmiany merytorycznej treści oferty. Warto podkreślić, że błędnie zastosowana stawka VAT lub brak ceny jednostkowej nie stanowią omyłek rachunkowych, a ich poprawa jest niedopuszczalna.

Omyłka polegająca na niezgodności oferty z SWZ to uchybienie w treści oferty w stosunku do dokumentów zamówienia, które nie powoduje istotnej zmiany w jej merytorycznej zawartości. Zgodnie z art. 223 ust. 2 pkt 3 ustawy Pzp, zamawiający ma prawo poprawić takie omyłki w celu zapobieżenia odrzuceniu oferty z powodów formalnych lub o niewielkim znaczeniu.

Poprawa omyłki jest możliwa pod warunkiem spełnienia dwóch przesłanek:

1. Niezgodność musi mieć charakter omyłki – oznacza to, że nie może wynikać ze świadomego działania wykonawcy, lecz z niezamierzonego błędu, przeoczenia lub drobnej różnicy.
2. Poprawa nie może prowadzić do istotnej zmiany treści oferty – zmiany muszą dotyczyć jedynie elementów formalnych i technicznych, a nie kluczowych (essentialia negotii) postanowień oferty.

Celem regulacji jest umożliwienie zamawiającemu korekty drobnych błędów, które nie mają wpływu na zamierzoną treść oświadczenia woli wykonawcy. Poprawienie omyłki nie może jednak prowadzić do negocjacji z wykonawcą ani do znaczącej ingerencji w treść oferty.

Korekta tego rodzaju omyłek pozwala na utrzymanie oferty w postępowaniu, pod warunkiem że wszystkie wprowadzone zmiany są jednoznaczne i niebudzące wątpliwości.

Przykładem omyłki polegającej na niezgodności oferty z SWZ może być drobne niedopatrzenie, które nie wpływa na ostateczny kształt świadczenia, ale nie może nim być brak istotnych danych, takich jak cena jednostkowa, ponieważ jego uzupełnienie oznaczałoby tworzenie nowej treści oświadczenia woli.

Przykłady innych omyłek polegających na niezgodności oferty z treścią SWZ w przetargach publicznych, które nie powodują istotnych zmian w treści oferty, to:

1. Niewłaściwe wpisanie nazwy produktu – wpisanie ogólnej nazwy „Laptop” zamiast pełnej „Laptop model X” wymaganej przez SWZ, przy czym dokumentacja zawiera szczegółowy opis oferowanego urządzenia.
2. Niepełne uzupełnienie danych kontaktowych – np. brak numeru telefonu, choć jest on widoczny w innym załączniku oferty, co umożliwia jednoznaczną identyfikację wykonawcy.
3. Niedokładne określenie ilości lub jednostki miary – np. podanie „10 szt.” zamiast „1 komplet”, gdzie komplet zgodnie z SWZ obejmuje 10 sztuk, co wynika z całości dokumentacji oferty.
4. Omyłkowe wskazanie innej waluty – wpisanie ceny w „USD” zamiast w „PLN”, podczas gdy z pozostałych zapisów oferty wynika, że cena została skalkulowana zgodnie z wymogami SWZ w złotówkach.
5. Nieprawidłowe oznaczenie referencji – np. omyłkowe podanie numeru innego zamówienia w załączniku referencyjnym, podczas gdy pozostałe dane jednoznacznie wskazują na właściwe zlecenie.
6. Brak części opisu wymaganego w formularzu – np. pominięcie jednego z mniej istotnych parametrów, które można jednoznacznie ustalić na podstawie pozostałych dokumentów oferty.
7. Niewłaściwe przypisanie dokumentu – dołączony dokument (np. certyfikat) omyłkowo opisano jako dotyczący innej pozycji w ofercie, ale jego treść jednoznacznie odpowiada wymogom SWZ.
8. Literówka w nazwie jednostki zamawiającego lub numerze referencyjnym – błąd w numerze postępowania lub nazwie zamawiającego, który nie budzi wątpliwości co do prawidłowej identyfikacji przetargu.
9. Podanie nieaktualnych danych technicznych – np. wpisanie starszej specyfikacji produktu, ale pozostałe dokumenty wskazują na zgodność z wymogami SWZ.

Wszystkie powyższe omyłki mogą zostać poprawione przez zamawiającego pod warunkiem, że zmiana nie spowoduje istotnej modyfikacji treści oferty oraz nie będzie wymagała negocjacji z wykonawcą. Poprawienie omyłek powinno wynikać z dokumentacji oferty i mieć charakter oczywisty oraz jednoznaczny.

Zobacz także: OCENA OFERT, NAJKORZYSTNIEJSZA OFERTA, WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY