DOKUMENTOWANIE POSTĘPOWAŃ O UDZIELENIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO

Poniższe opracowanie wskazuje definicję protokołu postępowania, minimalną zawartość, podstawowe zasady udostępniania oraz krótko omawia kwestię sprawozdania o udzielonych zamówieniach i informacji do prezesa UZP o ofertach i wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.

Zgodnie z art. 7 pkt 19 ustawy Pzp protokół postępowania to dokument sporządzany przez
zamawiającego, który potwierdza przebieg postępowania o udzielenie zamówienia. Regulacje ustawowe, które odnoszą się do protokołu i jego zawartości to art. 72 i następne ustawy Pzp.

W rozporządzeniu w sprawie protokołów postępowania oraz dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego uregulowano dwie zasadnicze kwestie:

1)     sposób dokumentowania oraz przechowywania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia, wzory protokołów postępowania oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole postępowania,

2)     sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu postępowania wraz z załącznikami.

Minimalną treść protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego określa art. 72 ustawy Pzp. Przy czym stosowne wzory protokołu zawarte są w powyżej przytoczonym rozporządzeniu i zawierają odpowiednio dodatkowe informacje.

Zgodnie z art. 72 ustawy Pzp protokół powinien zawierać co najmniej:

1)     nazwę i adres zamawiającego;

2)     wskazanie przedmiotu i wartości zamówienia;

3)     informację o trybie udzielenia zamówienia i wskazanie okoliczności uzasadniających zastosowanie wybranego trybu, jeżeli przepisy ustawy przewidują przesłanki zastosowania tego trybu;

4)     wartość umowy w sprawie zamówienia publicznego, umowy ramowej lub dynamicznego systemu zakupów;

5)     powody odstąpienia od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej przy składaniu wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, podmiotowych środków dowodowych lub przedmiotowych środków dowodowych;

6)     wyniki badania i oceny ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wraz z podaniem imion, nazwisk albo nazw wykonawców, numerów identyfikacji podatkowej (NIP) lub numerów identyfikacyjnych REGON;

7)     powody unieważnienia postępowania;

8)     informacje o istnieniu okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 2 i 3;

9)     informacje o złożonych oświadczeniach, o których mowa w art. 56 ust. 4;

10)  imię i nazwisko albo nazwę wykonawcy, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, oraz powody wyboru jego oferty, a także, jeśli jest to wiadome, wskazanie części zamówienia lub umowy ramowej, którą ten wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom, a także imiona i nazwiska albo nazwy ewentualnych podwykonawców, jeżeli są już znani;

11)  imiona i nazwiska członków komisji przetargowej i innych osób, które wykonywały czynności w prowadzonym postępowaniu;

12)  uzasadnienie nadzwyczajnych okoliczności, o których mowa w art. 415 ust. 3 lub w art. 422 ust. 3, w przypadku zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa;

13)  uzasadnienie przekroczenia limitu 50% wartości zamówienia, o którym mowa w art. 455 ust. 1 pkt 3 lit. c, w przypadku zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.

Zamawiający może nie uwzględniać w protokole określonych informacji, jeśli zawarł je w ogłoszeniu o zamówieniu.

Do protokołu postępowania zamawiający dołącza załączniki, tj. m.in.:

• dokumenty i informacje, które w postępowaniu wymienili wykonawcy i zamawiający,
• umowa w sprawie zamówienia publicznego.

Prawo zamówień publicznych wskazuje konkretne przykładowe dokumenty, które stanowią załączniki do protokołu, a są to:

• oferty,
• opinie biegłych,
• oświadczenia,
• informacja z zebrania z wykonawcami,
• zawiadomienia,
• wnioski,
• dowód przekazania ogłoszenia Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej,
• inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców oraz
• umowa w sprawie zamówienia publicznego.

Protokół może być prowadzony w formie pisemnej (tradycyjnej) jak i elektronicznej. Decyzja w tym zakresie należy do zamawiającego.

Zgodnie z art. 74 ustawy Pzp protokół postępowania jest jawny i udostępniany na wniosek. Względem poszczególnych jego elementów obowiązują jednak różne terminy udostępniania.

I tak:

1)     oferty wraz z załącznikami udostępnia się niezwłocznie po otwarciu ofert, nie później
jednak niż w terminie 3 dni od dnia otwarcia ofert, z uwzględnieniem art. 166 ust. 3 lub
art. 291 ust. 2 zdanie drugie ustawy Pzp,

2)     wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu wraz z załącznikami udostępnia się
od dnia poinformowania o wynikach oceny tych wniosków,

3)     inne niż powyższe załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty albo po unieważnieniu postępowania.

Zamawiający nie ma przy tym prawa udostępnić informacji, które mają charakter poufny oraz które uzyskał w drodze negocjacji i dialogu.

Zamawiający przechowuje protokół postępowania wraz z załącznikami przez okres
4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący
jego nienaruszalność. Jeśli czas trwania umowy przekracza 4 lata, zamawiający ma obowiązek przechowywać protokół aż do końca okresu obowiązywania umowy.

Zamawiający ma także zgodnie z art. 81 ustawy Pzp obowiązek informowania prezesa Urzędu Zamówień Publicznych o złożonych w postępowaniu wnioskach i ofertach. Informację należy przekazać nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia ofert lub ofert
dodatkowych albo ofert wstępnych lub ofert ostatecznych, albo od dnia unieważnienia
postępowania.

Do przekazania tej informacji dedykowany jest specjalny formularz, który stanowi załącznik do rozporządzenia ministra rozwoju, pracy i technologii z 21 grudnia 2020 r. w sprawie informacji o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach przekazywanej Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych (Dz.U. poz. 2406).

Zamawiający każdego roku w terminie do 1 marca jest obowiązany przekazać prezesowi UZP informację o zamówieniach udzielonych w roku ubiegłym. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach obejmuje:

• zamówienia wyłączone od stosowania ustawy Pzp na podstawie działu I rozdziału 1 oddziału 2 ustawy Pzp,
• zamówienia klasyczne, których wartość jest mniejsza niż 130.000 zł, a także
• zamówienia sektorowe oraz zamówienia w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa, których wartość jest mniejsza niż progi unijne.

Zobacz także: PROTOKÓŁ POSTĘPOWANIA PZP, ZASADY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH