Krajowy System e-Faktur – czy czeka nas rewolucja w fakturowaniu?

Krajowy System e-Faktur to system informatyczny, który umożliwia wystawianie, wysyłanie i przechowywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych – tzw. e-faktur KSeF. Program ten został wprowadzony w Polsce przez rząd na razie jedynie dla chętnych podatników. Docelowo ma on na celu przeciwdziałanie oszustwom VAT. Przy okazji jednak może ułatwić prowadzenie dokumentacji księgowej i zmniejszyć obciążenia administracyjne dla przedsiębiorców.

W ramach Krajowego Systemu e-Faktur firmy mogą wystawiać i przekazywać elektroniczne faktury za pośrednictwem specjalnej platformy internetowej KSeF. Faktury te są automatycznie archiwizowane i dostępne w systemie w dowolnym momencie – przez okres aż 10 lat. Można powiedzieć, że umożliwienie przedsiębiorcom korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur było elementem szerszej reformy dotyczącej elektronizacji dokumentów podatkowych – która miała na celu ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Podobne systemy działają już także w innych krajach na świecie.

Program KSeF jest zarządzany przez Ministerstwo Finansów. Jak już wspomniano, narzędzie to umożliwia wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Czym one właściwie są? To e-faktury w formacie XML (zgodne ze strukturą logiczną e-Faktury FA), które są sporządzane według ściśle określonego wzoru i wymagań technicznych ustalonych odgórnie przez rząd. Mają one więc jednolitą strukturę (stąd ich nazwa) – co sprzyja przejrzystości dokumentacji, a także umożliwia szybsze i bardziej efektywne rozliczanie się między podmiotami gospodarczymi.

Korzystanie z faktur ustrukturyzowanych w ramach Krajowego Systemu e-Faktur daje sporo korzyści. Między innymi znacznie ułatwia to wystawianie tzw. faktur korygujących. Ponadto przedsiębiorcy, którzy wdrożą KSeF w swojej firmie, mogą liczyć na szybszy zwrot podatku VAT – okres oczekiwania na niego może się zmniejszyć z 60 do nawet 40 dni (pod warunkiem spełnienia pewnych wymogów). Korzystne jest również to, że nie muszą oni archiwizować faktur w formacie JPK, by przedstawić je na ewentualne żądanie instytucji finansowej – weryfikacja faktur odbywa się już w momencie ich wysłania do KSeF.

Na razie Krajowy System e-Faktur nie jest obligatoryjny. Prace nad nim rząd rozpoczął jeszcze pod koniec 2021 r., kiedy to umożliwił korzystanie z wersji testowej programu. Z początkiem 2022 r. zaoferowano już pełną, oficjalną wersję systemu. Pozostawiono ją jako rozwiązanie opcjonalne dla chętnych przedsiębiorców. Rząd jednak zapowiedział, że  już niedługo wdrożenie KSeF będzie  obligatoryjne dla każdego przedsiębiorcy.

Kiedy może to się stać? Według planów resortu finansów obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF ma  być powszechny już od stycznia 2024 r. Może to więc oznaczać, że przedsiębiorców czeka istotna zmiana w fakturowaniu. Będą musieli poznać wymagania nowego systemu i wdrożyć go w firmach. Dlatego warto wcześniej jak najlepiej poznać system KSeF – np. poprzez dołączenie do niego już teraz, zanim stanie się to obowiązkowe.

System KSeF można wdrożyć w swojej firmie, korzystając ze specjalnej rządowej aplikacji. To jednak może być dość czasochłonne – samo dostosowanie wystawianych dokumentów do specyfikacji technicznej faktur ustrukturyzowanych może nastręczać pewne problemy. Na szczęście nie jest to jedyne rozwiązanie. Całą sprawę znacznie ułatwia bowiem skorzystanie z możliwości takiego programu jak Comarch EDI.

Comarch EDI to platforma, która obsługuje cały proces komunikacji elektronicznej między partnerami biznesowymi. Dotyczy to oczywiście także wymiany takich dokumentów jak faktury elektroniczne. Dzięki integracji z KSeF obecniemożliwe jest również wysyłanie przez Comarch EDI faktur ustrukturyzowanych do rządowego systemu. Platforma Comarch Edi sama nadaje fakturom odpowiedni format, zgodny z rządowymi wymogami. Tak wystawione faktury ustrukturyzowane są automatycznie wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur.

Oczywiście Comarch EDI pozwala też na odbieranie faktur KSeF, a także ich archiwizowanie. Na platformie masz dostęp do całej historii dokumentacji, wraz z takimi szczegółami jak numer identyfikujący czy UPO. Cały proces obiegu faktur jest więc w pełni obsługiwany przez Comarch EDI – a Ty nie musisz się martwić dużymi obciążeniami administracyjnymi dla swojej firmy.

Czy zatem można powiedzieć, że KSeF wprowadzi rewolucję w fakturowaniu? Wszystko zależy od tego, na ile sprawnie uda Ci się wdrożyć nowy system w swojej firmie. Zrobienie tego wcześniej – zanim stanie się obowiązkowy – pozwoli Ci przygotować się do nadchodzących nieuchronnie zmian i znacznie szybciej czerpać z niego profity. Aby uniknąć prawdziwej rewolucji i stosunkowo gładko wejść do KSeF, warto skorzystać z takich platform jak Comarch EDI – dzięki temu będzie to dużo prostsze. Spróbuj i przekonaj się sam!

Jeśli chcesz wiedzieć więcej na ten temat,
zobacz przewodnik po KSeF w pytaniach i odpowiedziach.