Czy zamawiający może sam pobrać informację z KRS bądź CEIDG, jeśli wykonawca nie wskazał w ofercie takiego żądania?

Nasz ekspert wskazuje, że jeżeli na podstawie danych identyfikacyjnych wykonawcy, wskazanych w treści oferty, istnieje możliwość uzyskania dokumentu, to nie ma podstaw, by kierować wezwanie do jego uzupełnienia!

Taka praktyka stanowiłaby nadmierny i niczym nieuzasadniony formalizm. W przypadku informacji z CEIDG, nie ma wątpliwości, że zamawiający może samodzielnie uzyskać interesujące go informacje. W tym celu może pobrać informacje z właściwego rejestru za pomocą danych przekazywanych w treści oferty takich jak nazwa wykonawcy, a także NIP/REGON. To samo dotyczy odpowiedniej informacji z KRS.

Aktualnie, prawo do żądania dokumentów, które potwierdzą umocowanie osoby działającej w imieniu wykonawcy, wynika wprost z § 13 ust. 1–3 rozporządzenia w sprawie podmiotowych środków dowodowych.

I tak:

1. W celu potwierdzenia, że osoba, która działa w imieniu wykonawcy, jest umocowana do jego reprezentowania, zamawiający może żądać od wykonawcy odpisu lub informacji z Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innego właściwego rejestru.
2. 2.      Wykonawca nie jest zobowiązany składać dokumentów rejestrowych, jeżeli zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, o ile wykonawca wskazał dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
3. Jeżeli w imieniu wykonawcy działa osoba, której umocowanie do jego reprezentowania nie wynika z dokumentów rejestrowych, zamawiający może żądać od wykonawcy pełnomocnictwa lub innego dokumentu, który potwierdzi umocowanie do reprezentowania wykonawcy.

Zatem zamawiający ma oczywiście prawo żądać od wykonawcy dokumentu rejestrowego, który potwierdzi sposób jego reprezentacji. Taki wymóg jest jednak racjonalny, na wypadek udziału np. zagranicznych podmiotów. W takim przypadku bowiem, dostęp do rejestrów nie zawsze jest bezpłatny i ogólnodostępny.

W przypadku polskich rejestrów dostęp ten zależy jedynie od znajomości danych, które identyfikują konkretny podmiot. Tytułem przykładu, CEIDG pozwala na identyfikację podmiotu już w przypadku znajomości nazwy przedsiębiorcy.

Tym samym, w mojej ocenie, nie ma podstaw do żądania uzupełnienia dokumentów czy danych dostępowych, jeżeli i bez tego, zamawiający jest w stanie samodzielnie pozyskać interesujące go informacje.