Czy zamawiający może zużyć dostarczone próbki, aby sprawdzić ich jakość?
Wielu zamawiających żąda w przetargach próbek, które pozwolą im na weryfikację jakości oferowanego produktu i porównanie jej z tą zadeklarowaną w ofercie. Czy zamawiający jest uprawniony do tego, aby zużyć próbkę w celu potwierdzenia jej działania? Przykładowo: czy wolno mu rozpakować sterylne produkty medyczne i je zużyć? Sprawdź w analizie eksperckiej.
Celem żądania próbek jest zbadanie przez zamawiającego zgodności oferowanego produktu z wymaganiami zawartymi w SWZ. Może on zatem podejmować względem próbek takie czynności, które ten cel pozwolą zrealizować, w tym rozpakować je i zużyć. Wydaje się, że bez tych działań zamawiający nie mógłby stwierdzić, czy produkt zawarty w opakowaniu spełnia jego wymagania.
Jak wskazano w wyroku KIO z 3 września 2021 r. (sygn. akt KIO 2070/21): „Celem, jakiemu ma służyć przedstawienie przedmiotowych środków dowodowych, jest zgodnie z art. 7 pkt 20 Pzp potwierdzenie zgodności oferowanych dostaw, usług lub robót budowlanych z wymaganiami, cechami lub kryteriami określonymi w opisie przedmiotu zamówienia lub opisie kryteriów oceny ofert, lub wymaganiami związanymi z realizacją zamówienia. Ponadto, jak stanowi art. 106 ust. 1 ww. ustawy, przedmiotowe środki dowodowe mają potwierdzać spełnienie określonych przez zamawiającego wymagań. Tym samym zamawiający, ustalając katalog żądanych przedmiotowych środków dowodowych, jest zobowiązany wskazać, jakie wymagania stawiane w postępowaniu przez zamawiającego powinny potwierdzać te środki dowodowe”.
Ponadto, zgodnie z art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp: „1. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli: (...) 5) jej treść jest niezgodna z warunkami zamówienia”.
Natomiast w myśl art. 7 pkt 29 ustawy Pzp ilekroć w ustawie jest mowa o warunkach zamówienia – należy przez nie rozumieć warunki, które dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, wynikające w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.
2 warunki do odrzucenia oferty
Zamawiający, aby odrzucić ofertę na podstawie przywołanego przepisu, jest zobowiązany przeprowadzić analizę porównawczą treści oferty oraz warunków zamówienia w szczególności, co do zakresu, ilości, jakości, warunków realizacji i innych elementów istotnych dla wykonania zamówienia. Warunki te stanowią merytoryczne postanowienia oświadczeń woli odpowiednio:
- zamawiającego, który w szczególności przez opis przedmiotu zamówienia precyzuje i uszczegóławia, jakiego świadczenia oczekuje po zawarciu umowy w sprawie zamówienia publicznego, oraz
- wykonawcy, który zobowiązuje się do wykonania tego świadczenia w razie wyboru złożonej przez niego oferty jako najkorzystniejszej.
Takie porównanie przesądza o tym, czy treść złożonej w postępowaniu oferty odpowiada warunkom zamówienia. Niezgodność treści oferty z warunkami zachodzi więc, gdy zawartość merytoryczna złożonej w danym postępowaniu oferty nie odpowiada ukształtowanym przez zamawiającego i zawartym w SWZ wymaganiom.
Zdaniem sądu
Niezgodność oferty z warunkami zamówienia musi być oczywista i niewątpliwa, czyli zamawiający musi mieć pewność co do niezgodności oferty z jego oczekiwaniami, przy czym postanowienia SWZ powinny być jasne i klarowne (wyrok z 22 września 2020 r., sygn. akt KIO 1864/20; wyrok z 20 stycznia 2020 r., sygn. akt KIO 69/20).
Ponadto odrzucenie oferty nie może nastąpić z błahych, czysto formalnych powodów niepływających na treść złożonej oferty, jak również, gdy zamawiający ma możliwość poprawienia błędów w ofercie.
Próbka pozwala ocenić zgodność oferty z warunkami SWZ
Wskazując na powyższe, jeśli próbka dołączona do oferty jako przedmiotowy środek dowodowy miała służyć potwierdzeniu, że oferowane dostawy odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego oznacza to, że zamawiający wymagał złożenia próbek, aby ocenić, czy sprzęt, który otrzyma ostatecznie przy dostawie będzie odpowiadał jego cechom opisanym w dokumentach zamówienia.
Próbka w takim przypadku wyraża przedmiot oferty, czyli materializuje sprzęt, który zamawiający otrzyma w wyniku dostawy. Ocena próbki finalnie prowadzi do stwierdzenia zgodności lub braku zgodności oferowanego przedmiotu z SWZ.
