Czym jest Krajowy System e-Faktur?

KSeF, czyli inaczej Krajowy System e-Faktur, jest projektem Ministerstwa Finansów. Jego zadaniem jest ułatwienie wystawiania i otrzymywania faktur. Zgodnie z nazwą systemu, chodzi oczywiście o te dokumenty, które są wystawiane przez Internet. Zadaniem nowego systemu jest także znaczne usprawnienie i przyspieszenie procesu kontroli ksiąg. Teraz spora część kontroli będzie mogła odbywać się w sposób automatyczny. To wygodne zarówno dla kontrolerów z Urzędu Skarbowego, jak i dla samych przedsiębiorców.

Krajowy System e-Faktur pozwoli więc na:

• wystawianie faktur,
• odbieranie faktur,
• przechowywanie faktur.

Przedsiębiorcy nie będą więc musieli używać w tym celu zewnętrznych narzędzi i systemów. Zastąpienie tradycyjnych faktur elektronicznymi pozwoli natomiast na oszczędność czasu i pieniędzy. To także duży krok w stronę ekologii.

Obowiązujące w Polsce przepisy bardzo dokładnie regulują, jakie cechy musi spełniać faktura. Faktura elektroniczna jest dziś tak samo ważnym dokumentem, jak jej papierowa odmiana. Przepisy te określają, jakie informacje muszą znaleźć się na fakturze. Znajdziemy tam również informację, jakie są zasady przekazywania i przechowywania faktur. Nie ma więc przeciwwskazań, by korzystać z faktur w formie elektronicznej.

Szczególną odmianą faktury elektronicznej jest jej ustrukturyzowana forma. Strukturyzowana faktura elektroniczna generowana jest w formacie .XML a jej cechy określa europejskie rozporządzenie EN-16931.

Ministerstwo Finansów zadbało o to, aby przedsiębiorcom opłacało się korzystać z KSeF. Jakie więc są główne zalety korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur? Przede wszystkim plusem jest możliwość skorzystania z uproszczonych przepisów, a także przekazanie konieczności przechowywania faktur przez wiele lat. MF będzie przechowywało faktury przez 10 lat.

Przedsiębiorca może dzięki KSeF uniknąć błędnego naliczenia podatków. Dla korzystających z systemu zwrot VAT nastąpi o wiele szybciej - po 40 dniach. Dużym plusem jest również gwarancja, że faktura trafi do kontrahenta lub klienta. Wszystkie faktury w systemie będą miały również jeden wzorzec.  Osoby korzystające z tego systemu nie będą musiały generować i wysyłać Jednolitego Pliku Kontrolnego. W przypadku korzystania z systemu unikniemy również duplikowania się faktur.

Suma wszystkich zalet korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur sprawia, że z pewnością wielu przedsiębiorców przekona się do niego. Dla większości z nich  proces fakturowania zostanie znacznie uproszczony, a przechowywanie faktur w jednym miejscu wpływa pozytywnie na bezpieczeństwo. Z czasem system stanie się obowiązkowy, więc warto zapoznać się z nim wcześniej.