Jeszcze o sprawozdaniach z udzielonych zamówień publicznych – UZP pomaga wypełnić formularz

1.      Czy podmiot, który dobrowolnie stosował ustawę Pzp do zawierania umów cywilnoprawnych, musi przekazać do UZP sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych?

Obowiązek sporządzenia i przekazania Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach nie będzie dotyczył podmiotów, które nie są zamawiającymi w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, także w sytuacji dobrowolnego stosowania przez nich procedur określonych w tejże ustawie w celu zawierania odpłatnych umów cywilnoprawnych.

2.      Czy roczne sprawozdanie powinno uwzględniać wydatki poniesione na opłaty sądowe i administracyjne, mandaty i opłaty abonamentowe RTV?

Zamówieniem publicznym jest odpłatna umowa zawierana między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane.

Definicji zamówienia publicznego określonej w art. 2 pkt 13 ustawy Pzp nie odpowiadają opłaty i wpisy sądowe, opłaty administracyjne, mandaty, czy opłaty abonamentowe RTV, itp. Należności te nie są bowiem uiszczane na podstawie odpłatnej umowy cywilnoprawnej, zawartej pomiędzy zamawiającym i wykonawcą.

W związku z tym, tego rodzaju wydatki nie będą podlegały ujawnieniu w sprawozdaniu.

3.      Czy sprawozdanie można przekazać listem poleconym lub pocztą? Czy powinien się pod nim podpisać kierownik zamawiającego? 

Przepisy rozporządzenia nie przewidują przesłania do Urzędu Zamówień Publicznych wydruku sprawozdania pocztą czy faksem. Można to zrobić jedynie drogą elektroniczną za pomocą formularza sprawozdania przez stronę portalu UZP. Aktualnie obowiązujący wzór rocznego sprawozdania nie przewiduje złożenia pod nim podpisu kierownika.

4.      Jak uwzględniać w sprawozdaniu umowy zawierane ustnie? Czy ma w tym przypadku znaczenie data wystawienia FV lub wypłaty wynagrodzenia?

W celu kwalifikacji danej umowy jako podlegającej uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu, w przypadku wątpliwości dotyczących daty jej zawarcia, należy kierować się chwilą otrzymania przez składającego ofertę oświadczenia o jej przyjęciu albo chwilą przystąpienia przez drugą stronę do wykonania umowy.

Ani chwila wystawienia faktury VAT, ani chwila dokonania zapłaty za świadczenie, nie przesądza o czasie zawarcia danej umowy. Jednakże w praktyce chwila wystawienia faktury VAT czy paragonu, bądź rachunku, może pokrywać się z chwilą zawarcia danej umowy i tym samym mieć znaczenie dla określenia zakresu obowiązku sprawozdawczego za dany rok kalendarzowy. Bez znaczenia dla zakresu informacji przekazywanych w rocznym sprawozdaniu pozostaje chwila zapłaty wynagrodzenia za wykonanie danej umowy.

5.      Jak uwzględnić w sprawozdaniu zakupy o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro udzielone z zastosowaniem przepisów ustawy Pzp?

Zamówienie udzielone na podstawie procedury określonej w ustawie Pzp, przy jednoczesnym braku obowiązku stosowania przez zamawiającego przepisów tejże ustawy, z uwagi na fakt, iż szacowana wartość zamówienia nie przekraczała 30.000 euro, należy wykazać w tabeli X wierszu 1 wzoru rocznego sprawozdania. Tym samym nie ma znaczenia dla obowiązku sprawozdawczego okoliczność, iż zamawiający przeprowadził postępowanie o udzielenie zgodnie z przepisami ustawy Pzp, w sytuacji, gdy wartość zamówienia nie przekraczała progu stosowania tej ustawy.

Źródło: www.uzp.gov.pl