MiniPortal – instrukcja w pytaniach i odpowiedziach

System miniPortal to narzędzie niezależne od Biuletynu Zamówień Publicznych oraz TED. Aby z niego skorzystać należy uprzednio opublikować ogłoszenie w BZP lub TED.

Poniżej skrót niektórych pytań i odpowiedzi, jakie pojawiły się na stronie WWW UZP w zakresie korzystania z miniPortalu.

Nie wszyscy zamawiający są podmiotami prawa publicznego, stąd pojawia się pytanie, czy mogą korzystać z funkcjonalności podmiotu publicznego na ePUAP. UZP odpowiada, że taki podmiot może wystąpić do Ministra Cyfryzacji z wnioskiem o zawarcie porozumienia w sprawie przyznania funkcjonalności podmiotu publicznego na ePUAP. Wniosek należy złożyć, wykazując interes faktyczny w udostępnianiu usług na ePUAP lub w korzystaniu z usług sieciowych, które pozwalają wykorzystać profil zaufany.

Aby móc w pełni korzystać z platformy miniPortal, należy posiadać login i hasło do Biuletynu Zamówień Publicznych. Zamawiający, którzy nie mają konta w BZP, mogą je założyć, składając wniosek rejestracji konta: https://bzp.uzp.gov.pl/Register.aspx

Ponad to zamawiający musi mieć Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP) na EPUAP. Osoby, które wykonują czynności po stronie zamawiającego, powinny mieć konta na skrzynce ePUAP, żeby w pełni móc wykonywać wszystkie działania w ramach procesu udzielania zamówienia publicznego.

Do formularza do składania ofert (również wstępnych i dodatkowych) oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu można załączyć tylko jeden załącznik wielkości maksymalnie 150 MB.

Jeśli wykonawca chce umieścić więcej dokumentów w jednym załączniku, należy podpisać je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, a następnie zaszyfrować na stronie miniPortalu. Szyfrować można zarówno cały folder plików skompresowany do archiwum jak i pojedyncze pliki, które po zaszyfrowaniu będą automatycznie miały format .zip.

Oferta będzie sporządzana zgodnie z wzorem przygotowanym przez zamawiającego. Aby poprawnie złożyć ofertę, wykonawca musi:

1)      opatrzyć ją podpisem elektronicznym,

2)      zaszyfrować przy pomocy miniPortalu,

3)      zapisać w formacie .zip,

4)      przesłać za pomocą formularzy dostępnych na ePUAP. W zakładce Formularze do komunikacji z poziomu menu są dostępne formularze do: złożenia, zmiany i wycofania oferty oraz formularz do komunikacji między zamawiającym i wykonawcami. Ostatni z formularzy (formularz do komunikacji) służy m.in. do wzywania wykonawców do wyjaśnień, uzupełnień itp..

MiniPortal, w rozumieniu ustawy Pzp jest stroną prowadzonego postepowania. Zamawiający zamieszcza tam dokumenty postępowania, informację o kwocie, jaką  zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia czy informację z otwarcia ofert o których mowa w art. 222 ust. 5 ustawy Pzp. Więcej o stronie WWW prowadzonego postępowania piszemy w odpowiedzi: Czy miniPortal może pełnić rolę strony prowadzonego postępowania? 

Na miniPortalu zamawiający udostępnia:

• tryb,
• numer postępowania TED/BZP/Nr referencyjny,
• tytuł/nazwa postępowania,
• dane zamawiającego,
• adres strony WWW zamawiającego,
• ogłoszenie,
• dokumenty postępowania.

Ogłoszenia są publikowane jak dotychczas w BZP lub TED. SWZ wraz z załącznikami należy opublikować na stronie WWW prowadzonego postępowania tj. na miniPortalu.

Zamawiający ma możliwość pobrania ofert z platformy ePUAP na swój dysk. MiniPortal udostępni klucz do odszyfrowania ofert dopiero w momencie upływu terminu otwarcia ofert. Do tego czasu oferty pozostaną zaszyfrowane. Zamawiający w celu odszyfrowania ofert będzie musiał mieć połączenie internetowe. 

Komunikacja między zamawiającym a wykonawcą, w tym przesyłanie dokumentów, wezwania do złożenia, uzupełnienia, wyjaśnienia, oświadczeń i dokumentów, zadawanie pytań jak i udzielanie odpowiedzi będzie odbywać się za pomocą dedykowanych formularzy dostępnych na Platformie ePUAP. MiniPortal zapewnia stronom postępowania komunikację elektroniczną oraz elektroniczne składnie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Korzystając z miniPortalu nie ma konieczności wspomagania się innymi systemami.

Jak wskazuje UZP rejestracja postępowania na Platformie e-Zamówienia nadal ma charakter jedynie techniczny. Nie da się na Platformie e-Zamówienia procedować postępowań w rozumieniu prowadzenia komunikacji elektronicznej.

Aby móc prowadzić komunikację elektroniczną związaną ze składaniem ofert i wniosków, należy oprócz rejestracji postępowania na Platformie e-Zamówienia zarejestrować postępowanie na miniPortalu.

Źródło: Najczęściej zadawane pytania do miniPortalu

Opracowanie:

Justyna Rek-Pawłowska