Nieaktualny certyfikat a uzupełnienie przedmiotowego środka dowodowego
Przedmiotowe środki dowodowe podlegają uzupełnieniu, ale tylko wówczas gdy zamawiający przewidział procedurę uzupełnienia w SWZ. Jednak nawet wtedy uzupełnienie nie będzie możliwe w każdej sytuacji, jak choćby w przypadku niezłożenia środka w ogóle. Sprawdź, jak potraktować nieaktualność dokumentu. Zyskaj pewność, kiedy wolno Ci wezwać do uzupełnienia, a kiedy będzie to naruszeniem ustawy Pzp. Nasz ekspert udziela w tym zakresie wyjaśnień na podstawie autentycznej sytuacji jednego z zamawiających.
Case study
Pewien wykonawca złożył z ofertą nieaktualny certyfikat, który miał potwierdzać zgodność oferowanych dostaw z wymaganiami zamawiającego z OPZ. Certyfikat odwoływał się w swej treści do certyfikacji wyrobu objętego zamówieniem w odniesieniu do rozporządzeń nieobowiązujących już w dniu składania ofert. Zamawiający ma wiedzę, że wykonawca dysponuje odpowiednimi aktualnymi certyfikatami i po prostu omyłkowo załączył nieobowiązujące już wydanie dokumentu. Czy w myśl art. 107 ust. 2 ustawy Pzp nieaktualny certyfikat może być uzupełniony? Zamawiający otrzymał certyfikat z ofertą i jest on kompletny co do swojej zawartości, tyle że nieaktualny.
Wyjaśnienie eksperta
Złożenie przedmiotowego środka dowodowego, który utracił swą ważność w świetle art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, należy intepretować jako „niezłożenie przedmiotowego środka dowodowego”.
Kluczowe jest ustalenie, czy przedmiotowy certyfikat z uwagi na powołane w jego treści przepisy rozporządzenia utracił swoją ważność. Certyfikat nie będzie podlegać uzupełnieniu, w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, jeśli okaże się że jest nadal ważny i nie potwierdza, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym w SWZ. Być może przepisy powołanego w treści certyfikatu rozporządzenia definiują przedmiot zamówienia. W takiej sytuacji złożenie ważnego certyfikatu, ale odnoszącego się do innego przedmiotu zamówienia niż to wynika z SWZ/oferty nie może być konwalidowane poprzez uzupełnienie certyfikatu z zapisami definiującymi inny przedmiot zamówienia.
Data uzupełnienia dokumentu
Należy również mieć na uwadze, że w orzecznictwie KIO istnieje spór co do tego, czy składane na wezwanie w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp przedmiotowe środki dowodowe powinny być wystawione przed terminem składania ofert, czy też przed terminem na ich uzupełnienie.
Data dokumentu po terminie składania ofert
Przykład orzeczenia wskazującego na możliwość uzupełnienia przedmiotowych środków dowodowych wystawionych po terminie składania ofert:
„Izba nie podziela stanowiska Zamawiającego, że uznanie za prawidłowy atestu higienicznego aktualnego na dzień jego złożenia stanowiłoby naruszenie zasady równego traktowania wykonawców. W sytuacji gdy nie mamy do czynienia z uzupełnieniem dokumentu tworzącego merytoryczną treść oferty czy dokumentu służącego potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert (co oczywiście byłoby niedopuszczalne), a jedynie dokumentu potwierdzającego określone cechy oferowanego przedmiotu zamówienia, które nie uległy zmianie po terminie składania ofert, to trudno dopatrzeć się naruszenia ww. zasady. O naruszeniu takim nie świadczy też zdaniem Izby podniesiona w odpowiedzi na odwołanie okoliczność, że Zamawiający, będąc uprawniony do wyznaczenia terminu uzupełnienia przedmiotowego środka dowodowego, mógłby wyznaczać ten termin w sposób sprzyjający wybranym wykonawcom.
Zauważyć należy, że ustawa przyznaje zamawiającym prawo do wyznaczania wykonawcom terminów na składanie również innych dokumentów oraz wyjaśnień i jeśli nie zostanie wykazane, że w konkretnym przypadku termin taki został wyznaczony z naruszeniem przepisów ustawy, to nie ma podstaw zakładać, że uprawnienie to z zasady godzi w równość wykonawców.
Biorąc powyższe pod uwagę Izba stwierdziła, że uzupełniony przez Odwołującego atest higieniczny, mimo że został wystawiony po terminie składania ofert, potwierdza zgodność oferowanego przedmiotu zamówienia z wymaganiami Zamawiającego” (wyrok KIO z 27 maja 2024 r., sygn. akt KIO 1592/24).
Data dokumentu przed terminem składania ofert
Przykład orzeczenia wskazującego na konieczność uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych wystawionych przed terminem składania ofert:
„Ustawodawca zdecydował się zatem na określenie wcześniejszego momentu składania przedmiotowych środków dowodowych w stosunku do podmiotowych środków dowodowych, ponieważ mają one zasadnicze znaczenie dla oceny prawidłowości oferty w jej warstwie merytorycznej i ustalenia, który z wykonawców powinien zostać poddany kwalifikacji podmiotowej jako ten, którego ofertę oceniono najwyżej. I o ile ustawodawca dopuścił możliwość uzupełnienia takich przedmiotowych środków dowodowych, to uzupełnione dokumenty muszą potwierdzać stan na moment złożenia oferty.
Przyjęcie odmiennej interpretacji, jak chciałaby Zamawiający i Przystępujący w analizowanym stanie faktycznym, stałoby w oczywistej sprzeczności z art. 16 ustawy Pzp i wynikającej z niej zasady równego traktowania wykonawców. Dopuszczenie, że wykonawca biorący udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oferują produkt, którego parametrów nie może potwierdzić na moment złożenia oferty z uwagi na brak stosownej certyfikacji, natomiast może brak taki usunąć przez swego rodzaju »konwalidacje« na podstawie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp i uzyskanie wymaganych dokumentów po terminie składania ofert byłoby naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców.
Izba podkreśla, że każdy z wykonawców jest zobowiązany złożyć ofertę zgodną z postanowieniami SWZ oraz potwierdzić zgodność oferowanych produktów w sposób wymagany przez zamawiającego na moment złożenia oferty. Izba zgadza się z Zamawiającym, że formalizm postępowania nie może być celem samym w sobie, jednak szczególna regulacja postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, i dążenie do pełnej realizacji zasady równego traktowania wykonawców zobowiązuje zamawiających do stosowania zasad wynikających w ustawy Pzp w jednakowy sposób do wszystkich wykonawców znajdujących się w takiej samej sytuacji.
Niewątpliwe ustawodawca wskazał, że na moment składania ofert wszyscy wykonawcy są zobowiązani potwierdzić zgodność oferowanych produktów z wymaganiami zamawiającego w sposób określonych w SWZ. Wszyscy wykonawcy mają taki sam przedział czasowy na złożenie oferty i dokumentów potwierdzających zgodność oferowanych produktów z wymaganiami wskazanymi w SWZ. Termin ten wynika ze SWZ. Gdyby dopuścić możliwość przesunięcia potwierdzenia takiej zgodność z etapu złożenia oferty na moment uzupełnienia dokumentów w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp, wówczas to Zamawiający decydowałby arbitralnie ile czasu wyznaczyć poszczególnym wykonawcom na uzupełnienie dokumentów, tym samym rodziłoby to potencjalne ryzyko nierównego traktowania wykonawców.
Nie trudno hipotetycznie wyobrazić sobie scenariusz, w którym wykonawca nie składa przedmiotowych środków dowodowych (gdyż na moment złożenia oferty nie jest w ich posiadaniu), nieformalnie umawia się z zamawiający, że potrzebuje dodatkowego czasu na zdobycie wymaganych certyfikatów. Zamawiający zwleka z badaniem i oceną ofert, zapewniając wykonawcy taki dodatkowy czas. Po uzyskaniu certyfikatu w »okresie badania ofert«, zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnienia brakujących dokumentów. Wykonawca czyni zadość wezwaniu, gdyż wymagany dokument uzyskał w dodatkowym terminie. Aby uniknąć właśnie takich sytuacji, ustawodawca wskazał jednoznacznie, że wykonawca ma potwierdzić, że oferowane przez niego produkty spełniają wymagania zamawiającego na moment złożenia oferty, w sposób określony w SWZ.
Możliwość ich uzupełnienia, choć dopuszczona przez ustawodawcę, nie może spowodować, że przesuwa się moment potwierdzenia spełnienia wymagań tj. z okresu złożenia oferty na dzień uzupełnienia dokumentów. Uzupełnione w trybie art. 107 ust. 2 ustawy Pzp dokumenty muszą potwierdzać, że na moment złożenia oferty oferowany produkt spełniał wymagania wskazane w SWZ. Zatem, w przypadku spornego certyfikatu powinno wynikać, że obowiązywał on co najmniej od dnia 19 stycznia 2023 r. [tj. od terminu składania ofert – przyp. Autora]” (wyrok KIO z 8 marca 2023 r., sygn. akt KIO 482/23).
Osobiście opowiadam się za podejściem wynikającym z pierwszego z ww. cytowanych wyroków, z uwagi na cel, w jakim żąda się złożenia przedmiotowych środków dowodowych.
