Ostatni moment na złożenie sprawozdania z udzielonych zamówień za 2014 rok

Sprawozdawczość w zamówieniach publicznych dotyczy także takich zamówień, których udzielanie nie wymaga stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami zakres informacji, które mają znaczenie w obszarze sprawozdawczości z zamówień wyłączonych z ustawy obejmuje:

1. ich liczbę i łączną wartość (w przypadku zamówień udzielonych na podstawie wyłączeń obowiązku stosowania ustawy określonych w art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138) albo
2. tylko ich łączną wartości (w przypadku zamówień udzielonych na podstawie wyłączenia obowiązku stosowania ustawy określonego w art. 4 pkt 8).

Ten jasny zakres sprawozdawczości wynikający z brzmienia art. 98 ust. 2 ustawy Pzp ulega jednak zaciemnieniu w przepisach wykonawczych. Stanowiące konkretyzacje woli ustawodawcy rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania uszczegóławia obowiązek sprawozdawczy wywołuje m. in. następujące problemy praktyczne związane ze sprawozdawczością w zamówieniach publicznych wyłączonych z ustawy Prawo zamówień publicznych:

1. Kwestia trafnej rejestracji zdarzeń jakimi jest udzielanie zamówień publicznych wyłączonych z ustawy Pzp;
2. Kwestia trafnej identyfikacji podstawy
3. Kwestia trafnej identyfikacji wartości udzielonych zamówień

Udzielnie zamówienia publicznego dokonuje się poprzez zawarcie umowy. Przy czym w przypadku zamówień publicznych wyłączonych z Pzp forma zawarcia takiej umowy jest dowolna. Oznacza to, że udzielenie zamówienia niepodlegającego Pzp może przybrać postać umowy pisemnej, albo umowy ustnej. Przy czym w zakresie umów pisemnych wskazać można różne przykłady takich form, jak tradycyjny kontrakt/umowa, czy pisemne zlecenie przyjęto przez wykonawcę do realizacji itp. W praktyce zamówień publicznych terminem „umowa pisemna” określa się tradycyjną postać umowy, zredagowanej przy zastosowaniu paragrafów lub punktów, podpisaną przez obie strony umowy.

W przypadku zamówień publicznych nie udzielanych w formie pisemnej (np. kupno towaru „z półki” w sklepie), dokumentem świadczącym o udzielenie zamówienia będzie faktura lub rachunek. Dokumenty te nie będąc umowami o zamówienie publiczne świadczą ex post o ich zawarciu.

W procesie rejestracji zamówień publicznych wyłączonych z Pzp należy więc mieć na względzie różnorodność dokumentów świadczących o udzielenia zamówienia np.:

• występujące w różnej postaci umowy pisemne, oraz
• faktury i rachunku dokumentujące udzielenia zamówienia ex post.

Jak wspomniano wyżej w tabeli II Sprawozdania zamawiający podają dane dotyczące zamówień udzielonych z wyłączeniem stosowania procedur przewidzianych przepisami ustawy Pzp. W przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia – zamawiający podają jedynie łączną wartość udzielonych zamówień, a w przypadku wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia – podają także liczbę udzielonych zamówień. Podając łączną wartość zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp w związku z treścią art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia każdą umowę zawartą w formie pisemnej lub ustnej, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane w rozumieniu przepisów ustawy Pzp, za realizację której wykonawca otrzyma wynagrodzenie większe niż 0 zł, lecz nie przekraczające równowartości 14.000/30.000 euro. 

W sprawozdaniu za 2014 r. zamawiający zobowiązani są uwzględnić wszystkie zamówienia udzielone od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. Dla powstania obowiązku sprawozdawczego za dany rok decydujące znaczenie ma data zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. W związku z tym, w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach przekazywanym za 2014 r., w części dotyczącej udzielonych zamówień należy zawrzeć informacje o zamówieniach, w odniesieniu do których umowa została podpisana w 2014 r. Powyższa zasada dotyczy zarówno umów w sprawie zamówień publicznych zawartych na czas określony, jak i na czas nieokreślony.

Zgodnie z opinią UZP w części sprawozdania odnoszącej się do podania liczby i wartości zamówień udzielonych bez stosowania przepisów ustawy Pzp, w związku z zastosowaniem wyłączenia z treści w art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zamawiający uwzględnia wyłącznie te zamówienia (bez względu na formę prawną zawartej umowy), których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość 14.000/30.000 euro. Innymi słowy, jeżeli zamawiający udzielił zamówienia bez stosowania przepisów ustawy Pzp powołując się przy tym na jedną z przesłanek określonych art. 4 pkt 1-3, 6, 7 i 10-13 oraz art. 136-138 ustawy Pzp, zaś było to zamówienie podprogowe, zamawiający nie uwzględnia przedmiotowego zamówienia w tabeli II w części dotyczącej wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na inne przesłanki niż wartość zamówienia. W powyższej sytuacji zamówienie to powinno zostać włączone do tabeli II w części odnoszącej się do wyłączenia procedur określonych przepisami ustawy z uwagi na wartość zamówienia.

Należy jednak zauważyć, że powyższe stanowisko UZP zaburza w sprawozdawczości czytelny podział na zamówienia wyłączone z Pzp ze względu na jego wartości, albo na innej podstawie.

Źródłem podobnych niejasności jest też stwierdzenie zawarte w opinii UZP, zgodnie z którym w przypadku udzielenia zamówienia uzupełniającego lub dodatkowego o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, jego wartość podlega zsumowaniu z pozostałymi zamówieniami udzielonymi bez stosowania ustawy Pzp i ujawnieniu w tabeli II pkt 1 formularza rocznego sprawozdania. W sytuacji udzielenia zamówienia uzupełniającego lub dodatkowego o wartości przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość 14.000/30.000 euro, zamawiający zobowiązany jest wykazać takie zamówienie odrębnie od zamówienia podstawowego w odpowiedniej, ze względu na konkretne okoliczności, tabeli rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach.

Określenie wartości udzielonego zamówienia będzie odpowiednio łatwiejsze w przypadku zamówień udzielonych w formie pisemnych umów określających całkowitą kwotę wynagrodzenia wykonawcy. Natomiast w sytuacji, gdy w umowie nie została wskazana wysokość wynagrodzenia wykonawcy, a jedynie określone zostały ceny jednostkowe, za wartość zamówienia należy przyjąć iloczyn przewidywanej ilości lub zakresu usług (np. roboczogodziny) oraz cen jednostkowych określonych w umowie (np. stawek godzinowych).

W przypadku zamówień udzielonych w formie ustnej, dokumentem źródłowym, który pozwoli zidentyfikować wartość udzielonego zamówienia będzie faktura lub rachunek. Należy jednak przypomnieć, że wartość zamówienia umieszczana w sprawozdaniu będzie odpowiadać cenie wyrażonej na fakturze, ale pomniejszonej o podatek VAT, o ile taki jest.

Zgodnie z opinią UZP w przypadku udzielenia zamówienia publicznego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia obowiązuje ogólna zasada podawania w rocznym sprawozdaniu wartości wynagrodzenia wykonawcy ustalonego w zawartej umowie w sprawie zamówienia publicznego bez podatku od towarów i usług (jeżeli w danym przypadku występuje). Wskazany sposób podawania w rocznym sprawozdaniu informacji w zakresie wartości zamówienia udzielonego osobie fizycznej na podstawie umowy zlecenia koresponduje z zasadami obowiązującymi odnośnie ustalania szacunkowej wartości takiego zamówienia.

Zgodnie z tymi zasadami, ustalając wartość zamówienia, które ma zostać udzielone osobie fizycznej na postawie umowy zlecenia, zamawiający uwzględnia obok wyceny samego świadczenia także kwoty składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które są finansowane przez ubezpieczonych, tj. potrącane są z należnego im wynagrodzenia. Szacując wartość takiego zamówienia zamawiający nie uwzględnia natomiast dodatkowych kosztów, jakie będzie ponosił w związku z zawarciem umowy zlecenia z osobą fizyczną (tzw. kosztów pochodnych od wynagrodzenia), tj. finansowanych przez niego kwot składek (lub ich części) na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, gdyż nie rzutują one na wycenę wynagrodzenia wykonawcy.

Zobacz również:

• Czas przygotować sprawozdania z udzielonych zamówień za 2014