Przegląd wydatków, które trzeba uwzględnić w rocznym sprawozdaniu o zamówieniach z 2024 roku

Pewien zamawiający przygotowuje sprawozdanie o zamówieniach publicznych udzielonych w 2024 roku i w związku z tym ma kilka wątpliwości dotyczących ujęcia w nim określonych wydatków. Przeczytaj opracowanie i sprawdź, gdzie uwzględnić poszczególne zamówienia. 

1.          Zamawiający planował zakupy materiałów biurowych i atramentów do drukarek i kserokopiarek o wartości szacunkowej powyżej 130.000 zł. Chciał udzielić tego zamówienia w III częściach (co kwartał). Pierwszy i drugi  przetarg przeprowadził w trybach ustawowych. Zmiany w instytucji zamawiającego wpłynęły na to, że kolejne postępowanie okazało się niepotrzebne, bo wystąpiły duże oszczędności na dwóch pierwszych umowach. Gdzie należy ująć wydatek w sprawozdaniu – jako zakup powyżej czy poniżej 130.000 zł?

Wydatek poniesiony w związku z zakupem materiałów biurowych, powinien zostać ujęty w zestawieniu zamówień powyżej 130.000 zł. Istotna jest bowiem podstawa udzielenia zamówienia. Każda z części była procedowana wedle założenia zamawiającego, zgodnie z którym planowano udzielenie zamówienia w częściach, a procedura została zastosowana stosownie do ich łącznej wartości. Nie ma przy tym znaczenia, że finalnie, zamawiający odstąpił od realizacji jednej z części.

2.          W 2023 roku w przetargu nieograniczonym z prawem opcji zakupiliśmy specjalistyczne urządzenia. Jednak montaż tych urządzeń został objęty prawem opcji, z którego skorzystaliśmy w 2024 roku. Gdzie powinnam ująć ten wydatek? Dodam, że zamówienie objęte prawem opcji stanowi wartość do 130.000 zł.

W sprawozdaniu zamieszcza się informacje o zamówieniach udzielonych w roku poprzedzającym złożenie sprawozdania. Będą to zatem wyłącznie informacje o postępowaniach, które w roku objętym sprawozdaniem zakończyły się podpisaniem umowy lub umowy ramowej. Zamówienie objęte prawem opcji jest udzielane na podstawie aneksu do umowy zawartej w 2023 roku. Dotyczy zatem umowy, której zamawiający nie wykazuje w tegorocznym sprawozdaniu za rok 2024.

3.          W 2024 roku urząd podpisał umowę na partycypowanie w kosztach remontu budynku starostwa powiatowego, w którym od lat wynajmujemy pomieszczenia. W tym roku udział w kosztach został określony na kwotę ponad 130.000 zł. Nie byliśmy jednak zamawiającym. W związku z tym nie wiem, czy powinnam wykazywać wydatek w sprawozdaniu.

Jeżeli zamawiający partycypował w kosztach w taki sposób, że w wyniku zawartej z wykonawcą remontu umowy, był zobowiązany do wypłaty części wynagrodzenia, wówczas finansowaną przez siebie część zamówienia powinien ująć we własnym sprawozdaniu. W przypadku przekazania środków na remont w inny sposób, nie ma możliwości dokonania oceny sytuacji bez szczegółowej analizy.

4.     Wybudowaliśmy windę. Teraz co roku musi ona przejść obowiązkowy przegląd, którego dokonuje Urząd Dozoru Technicznego. Czy ten wydatek (coroczny) powinnam ująć w sprawozdaniu w rubryce dot. zamówień do 130.000 zł czy ze względu na to że jest to obligatoryjna opłata wynikająca z przepisów dotyczących eksploatacji dźwigów osobowych, może zostać pominięta w sprawozdaniu?
5.     Czy w sprawozdaniu należy uwzględnić opłaty za przejazd autostradą?

Wydatki, które nie odpowiadają definicji zamówienia publicznego z art. 7 pkt 32 ustawy Pzp nie podlegają ujawnieniu w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach. Opłaty ponoszone na podstawie aktów prawa powszechnie obowiązującego, nie zaś na podstawie umowy, nie stanowią zamówienia publicznego. Tak będzie w odniesieniu do opłaty na rzecz UDT w wysokości narzuconej odgórnie w odpowiednim rozporządzeniu. Podobna sytuacja jest w przypadku opłat za przejazd autostradą, gdy podmiotem uprawnionym do pobierania opłat jest Generalny Dyrektor Dróg Krajowych i Autostrad.

Sprawdź także: 12 praktycznych pytań o sprawozdanie z zamówień do UZP