Dokumenty składane przez wykonawcę w wyniku wezwania zamawiającego muszą odpowiadać ustalonym przez zamawiającego wymogom. Przede wszystkim powinny być złożone w wyznaczonym terminie (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 22 stycznia 2018 r., sygn. akt KIO 18/18).
Definicja „określonego terminu” na złożenie wyjaśnień zamawiającemu oznacza, że informacje i dowody przedstawione przez wykonawcę muszą być znane zamawiającemu na konkretnym etapie postępowania przetargowego (celem umożliwienia mu podjęcia decyzji co do ewentualnego przyjęcia oferty lub jej odrzucenia), a nie w toku postępowania odwoławczego lub skargowego.
Przedstawienie wniosków dowodowych dla wykazania tej okoliczności na tym etapie postępowania jest niedopuszczalne. Ich uwzględnienie prowadziłoby do niczym nieuzasadnionego przedłużenia terminu udzielonego na przedstawienie wyjaśnień. Konwalidacja, uzupełnianie wyjaśnień na tak późnym etapie postępowania stałoby także w sprzeczności z zasadą uczciwej konkurencji.