Zamawiający niezadowoleni z nowego Pzp, wykonawcy bardziej

O te i inne zagadnienia zapytaliśmy uczestników rynku zamówień publicznych podczas badania ankietowego opracowanego przez niezależną firmę badawczą we współpracy z firmą szkoleniową ApexNet. W badaniu przeprowadzonym od października do stycznia 2022 r. wzięło udział 815 osób, w tym 603 zamawiających i 82 wykonawców.

Zapraszamy do zapoznania się z podsumowaniem wyników badań. Wyniki komentuje prawnik, Ekspert Prawa zamówień publicznych i trener ApexNet Iwona Holka.

Z badania wynika, że nowa ustawa Prawo zamówień publicznych wpłynęła pozytywnie na pracę blisko 29% zamawiających, jednak więcej, bo blisko 38% ocenia zmiany negatywnie. 34 spośród nich nie są w stanie ocenić, czy zmiany przyniosły negatywny, czy pozytywny skutek. Co ciekawe, to osoby z wyższym stażem pracy oceniają zmiany bardziej negatywnie. Ponad 36% badanych ze stażem pracy powyżej 10 lat ocenia wprowadzenie nowej Pzp jako zmianę negatywną oraz zdecydowanie negatywną. Osoby z młodszym stażem oceniają zmiany bardziej pozytywnie, szczególnie te, których staż pracy nie przekracza 1 roku, co wskazuje zapewne na fakt, że ci zamawiający nie mieli okazji stosować poprzedniego Pzp w praktyce. Inaczej wyniki rozkładają się w przypadku wykonawców – aż 82% z nich ocenia zmiany zdecydowanie pozytywnie lub pozytywnie, a negatywnie jedynie niecałe 4%.

Rys.1. Ocena pływu nowej ustawy Pzp na codzienną pracę zamawiających. Opracowanie własne autora

Rys 2.. Ocena nowej ustawy Pzp na pracę wykonawców. Opracowanie własne autora

Powyższy pozytywny wynik oceny nowego Pzp przez wykonawców nie powinien dziwić, komentuje Iwona Holka: „Wykonawcy mają powody do zadowolenia z nowej ustawy, gdyż nowe przepisy ułatwiły im w kilku obszarach procedurę ubiegania się o zamówienie – przez chociażby przeniesienie ciężaru dopilnowania terminu związania ofertą na zamawiających.

Zdecydowanie korzystne dla wykonawców zmiany objęły postanowienia umów o zamówienie publiczne, wprowadzając zarówno zakazane jak i obowiązkowe postanowienia umów.

Z perspektywy zamawiających wprowadzone zmiany są dość istotne, więc zamawiający z dłuższym stażem muszą radykalnie zmienić podejście do niektórych aspektów proceduralnych. Osoby, które dopiero się uczą zamówień nie mają problemów z dotychczas wypracowanymi schematami, stąd jest im łatwiej wdrożyć się od razu do nowych regulacji.”

Warto przy okazji zaznaczyć, że negatywna ocena zamawiających w stosunku do zmian wprowadzonych nową ustawą nie ma przełożenia na ocenę własnego przygotowania do stosowania przepisów w praktyce. Ponad 65% z nich ocenia swój stopień przygotowania jako pozytywny i zdecydowanie pozytywny. Wykonawcy oceniają swoje przygotowanie jeszcze lepiej, bo blisko 82% z nich uważa się za dobrze przygotowanych do stosowania zmian.

Rys.3. Ocena własnego przygotowania przez zamawiających do stosowania przepisów Pzp w praktyce. Opracowanie własne autora

Rys.4. Ocena własnego przygotowania przez wykonawców do stosowania przepisów Pzp w praktyce. Opracowanie własne autora

Kolejnym obszarem poruszanym w badaniu była kwestia elektronizacji zamówień publicznych, która według zamawiających w 31% przyczyniła się do efektywniejszego wydawania publicznych pieniędzy. Niestety więcej, bo blisko 34% respondentów uważa, że przeciwnie – elektronizacja nie przyniosła zakładanego rezultatu. W przypadku wykonawców zapytanych o ocenę obowiązku elektronizacji aż 85% oceniło ją zdecydowanie pozytywnie i pozytywnie.

Wejście pełnej elektronizacji zamówień publicznych usprawniło pracę zarówno zamawiającym, jak i wykonawcom podczas trwającej pandemii, na co zwraca uwagę Iwona Holka: Czas lockdownu pokazał, jak ważne dla sprawnego udzielania zamówień jest przejście w pełni na komunikację elektroniczną. Przez pierwsze miesiące pandemii mieliśmy kwarantannę dokumentów, otwarcia ofert na dziedzińcach urzędów z komisją odgrodzoną taśmami, jakby co najmniej zabezpieczano miejsce zbrodni i inne problemy związane z fizycznie dostarczanymi dokumentami. Do dziś pamiętam historię, jak jeden z wykonawców w kosmicznym kombinezonie próbował dostarczyć ofertę, a ochrona budynku z pistoletem na wodę wypełnionym płynem dezynfekującym próbowała go od tego powstrzymać twierdząc, że wyłącznie kurier i listonosz mogą wejść do środka.

Czas tych problemów skończył się wraz z przejściem na elektroniczne składanie ofert. Oczywiście sprawdzanie podpisów i różne problemy z tym związane są większe niż w przypadku ofert papierowych, ale elektronizacja niewątpliwie usprawnia cały system zamówień.

Zamawiający zapytani o największe problemy w codziennej pracy w zamówieniach publicznych wskazali za dużo obowiązków – 69% badanych, niejednoznaczne orzecznictwo – 79% badanych oraz niesatysfakcjonującą wysokość wynagrodzenia – blisko 75%. Z podanych odpowiedzi najmniejszym problemem dla zamawiających okazała się współpraca z wykonawcami oraz brak szkoleń i możliwości dokształcania. W pytaniu pojawiły się również odpowiedzi otwarte, z których blisko 14% osób zwróciło uwagę na problemy z działaniem platformy e-zamówienia, a blisko 16% na niekompetencje swoich przełożonych.  Z kolei dla wykonawców podane problemy w większości nie stanowiły problemów, choć z częściej pojawiających się odpowiedzi były to – skomplikowane przepisy – 38% oraz długość trwania procedur.

Z czego wynikają problemy zamawiających? Według Iwony Holki: „osoby pracujące w komórkach zamówieniowych, wydziałach zamówień publicznych, ponoszą ogromną odpowiedzialność. Oprócz znajomości ustawy PZP muszą znać szereg innych przepisów, nie tylko pod kątem formalno – prawnym, ale również merytorycznym, przy znacznej różnorodności udzielanych zamówień. Wiele rzeczy jest do tzw. przypilnowania proceduralnie, a do tego dochodzi jeszcze ocena ofert i weryfikacja pod kątem rażąco niskiej ceny, wątpliwości co do tajemnicy przedsiębiorstwa i zgłaszane zastrzeżenia wykonawców, nie tylko poprzez przysługujące środki ochrony prawnej, ale również przez bieżące informacje w trakcie procedury.

Pracownicy muszą realizować szereg obowiązków, zapoznawać się z orzecznictwem (często niejednolitym), szukać rozwiązań problemów w trakcie postępowań, działać pod presją czasu, bo trzeba szybko zawrzeć umowę.

To wszystko sprawia, że obciążenie osób wykonujących tę pracę jest bardzo duże, a niestety nie idzie za tym odpowiednie wynagrodzenie. Jednym z najbardziej skrajnych przypadków są wynagrodzenia w wojsku dla pracowników cywilnych.

Prowadzi to do sytuacji, gdzie pracownicy zamawiających przechodzą do pracy po stronie wykonawców, gdzie czekają ich lepsze zarobki.

Być może w sprawach wynagrodzeń potrzebne jest systemowe rozwiązanie, podobne jak w przypadku wynagrodzeń dla ekspertów odpowiedzialnych za cyberbezpieczeństwo.”

Z badania wynika, że blisko 37% zamawiających korzysta z bezpłatnego rozwiązania do elektronicznych zamówień tj. platformy miniPortal, jednak większość z nich zdecydowało się na zakup platformy komercyjnej (59%). Z kolei niespełna 4% zamawiających posiada własną platformę. Większość zamawiających (64%) pozytywnie ocenia wykorzystywaną platformę. Chociaż część wykonawców dostrzega problem różnorodności platform, z których korzystają zamawiający, to w 2021r. blisko 60% badanych złożyła ofertę w ponad 20 zamówieniach. Z drugiej strony, mimo uproszczenia procedur wciąż 10% badanych w ciągu ostatniego roku nie złożyło więcej niż 5 ofert.

Rys.5. Zamawiający korzystają głównie z komercyjnych platform zakupowych i miniPortalu. Opracowanie własne autora

Ekspert Iwona Holka dostrzega niewątpliwe zalety platform komercyjnych, jednak przypomina o dalszej pracy nad platformą bezpłatną:Pamiętajmy, że miniPortal jest rozwiązaniem tymczasowym i będzie można ocenić rozwiązanie rządowe po wdrożeniu Platformy ezamówienia w pełnej funkcjonalności.

Platformy komercyjne mają tę niewątpliwą przewagę, że umożliwiają elektronizację całego procesu zakupowego, w tym również zamówień do progu 130.000 zł netto. Zawierają również moduły umów, pozwalające na sprawną kontrolę realizowanych zamówień np. przy dostawach sukcesywnych.

Niektóre platformy udostępniają również możliwość przeprowadzenia walidacji kwalifikowanej podpisów elektronicznych, archiwizacji elektronicznej, jak i sprawne i służące pomocę help deski. To wszystko sprawia, że zamawiający może czuć się elektronicznie „zaopiekowany” na wysokim poziomie, w sposób dostosowany do jego indywidualnych potrzeb.

Respondenci chętnie biorą udział w szkoleniach z zamówień publicznych. Chociaż zdecydowana większość (50%) z nich wybiera chętniej szkolenia stacjonarne, to w dobie pandemii chętnie korzystają również z form online, w tym bezpłatnych webinarów. Dlaczego wybierają szkolenia stacjonarne? Aż 80% ankietowanych ceni osobisty kontakt z trenerem oraz możliwość wymiany doświadczeń z innymi uczestnikami. Z drugiej strony szkolenia online nie wymuszają na szkolących się wychodzenia z domu lub pracy, a co za tym idzie oszczędzają czas na dojazdy i nie ogranicza ich konieczność transportu np. do innego miasta.

Ankietowani szukając szkoleń z zamówień publicznych najczęściej zwracają uwagę na trenera prowadzącego, zakres merytoryczny, czyli program szkolenia oraz firmę szkoleniową i jej renomę.

Wybierając szkolenie dla siebie respondenci kierują się głównie dobrymi wrażeniami z przeszłości (ponad 60% osób), szerokim wyborem szkoleń (ponad 40%) i renomą firmy szkoleniowej (ponad 30%). Najchętniej wybieraną firmą szkoleniową wg. 67% respondentów została firma szkoleniowa ApexNet.

Pełny raport z badania możesz pobrać tutaj >>>

Szukasz szkoleń z zamówień publicznych? Sprawdź szeroką ofertę szkoleń ApexNet i wybierz szkolenie dla siebie >>>

Autorzy:

Agata Greguła – Specjalista ds. Marketingu w ApexNet

Iwona Holka – Prawnik, Ekspert Prawa zamówień publicznych, Trener i doradca w ApexNet