Prawo zamówień publicznych

Przetarg nieograniczony – od otwarcia ofert po ocenę i wybór oferty (część II)

Przetarg nieograniczony – od otwarcia ofert po ocenę i wybór oferty (część II)

Przetarg nieograniczony znajduje zastosowanie jedynie do udzielania zamówień o wartościach tzw. unijnych. Jego odpowiednikiem w procedurze krajowej jest tryb podstawowy w wersji bez negocjacji. W pierwszej części materiału pisaliśmy o tym, jak krok po kroku przejść przez przetarg nieograniczony aż do etapu składania ofert (LINK). W poniższym artykule znajdziesz wskazówki związane z wymogami dotyczącymi otwarcia ofert i ich oceny oraz dokumentami, jakie wykonawcy składają z ofertą. Na końcu publikujemy tabelę z różnicami między procedurą przetargu nieograniczonego a analogicznym otwartym trybem podstawowym bez negocjacji właściwym dla zamówień krajowych.

W tym artykule
  • Przed otwarciem złożonych ofert zamawiający musi opublikować na stronie internetowej przetargu informacje o budżecie przeznaczonym na realizację zamówienia.
  • Oferty powinny być otwarte niezwłocznie po terminie składania, jednak nie później niż dzień po upływie tego terminu. Informacje o ofertach, takie jak dane o firmach i oferowane ceny, są publikowane online.
  • Po otwarciu ofert, zamawiający analizuje złożone dokumenty pod kątem ich zgodności z wymaganiami oraz możliwych błędów, a także ocenia realność zaproponowanych cen.
  • Wykonawcy składają oświadczenia wstępne (JEDZ), które tymczasowo zastępuje inne wymagane dokumenty podmiotowe i potwierdza ich uprawnienia do uczestnictwa w przetargu.
  • Jeżeli wykonawca chce wykorzystać zasoby podmiotu trzeciego celem potwierdzenia warunków udziału w postępowaniu, musi to zgłosić w momencie składania oferty. Niedopełnienie tego obowiązku uniemożliwi mu późniejsze korzystanie z tych zasobów w przetargu.
Prawo zamówień publicznych – jednolita ustawa

Prawo zamówień publicznych – tekst jednolity 2024

Ustawa z 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (LINK DO USTAWY) od daty jej uchwalenia była już kilkukrotnie nowelizowana. Ustawodawca cztery razy wydał akt jednolity ustawy Pzp, aby ułatwić analizę jej przepisów. Ostatni ujednolicony tekst ustawy ukazał się 30 sierpnia 2024 r. Odnajdziemy go pod adresem: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320. Przypominam, że w naszym serwisie znajdziesz zawsze aktualną wersję Prawa zamówień publicznych – LINK: ustawa z 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 1320).

Czy opcja zmniejszająca zakres zamówienia jest dopuszczalna zgodnie z Pzp?

Pytanie:

Mam do zrealizowania usługę społeczną, którą wyceniam na około 2,5 mln zł netto (czyli trochę ponad 500 tys. euro). Rozumiem, że mogę zamówić ją w krajowym trybie podstawowym bez negocjacji. Wartość podstawowa zamówienia będzie wynosiła X godzin x cena wykonawcy w okresie 2 lat realizacji umowy. Może się jednak zdarzyć, że w którymś roku trzeba będzie zamknąć obiekt na 2 do 4 tygodni (nie wiadomo, kiedy i na ile czasu). Przyjmę zatem maksymalną liczbę godzin Y, kiedy nie trzeba będzie pracować (czyli 2 przerwy po 4 tygodnie po X godzin). Będzie to opcja zmniejszająca wartość zamówienia. Rozumiem, że na formularzu ofertowym wykonawca powinien wycenić zamówienie w maksymalnej liczbie godzin, bez uwzględniania ewentualnej przerwy i z zaznaczeniem, że kiedy takowa nastanie, to nie będzie miał pretensji i żadnych dodatkowych roszczeń?

Bez względu na sytuację zamawiający będzie rozliczał się według godzin za faktycznie wykonaną usługę zgodnie z zapisami umowy. Niestety, może się zdarzyć, że:

a)       zamówienie X (czyli na maksymalną liczbę godzin bez przerw) może zostać zwiększone o max. 2000 godzin (czyli opcja zwiększająca, gdzie wartość zamówienia wyniosłaby X godzin + 2000 x cena wykonawcy), albo

b)       zamówienie X będzie miało przerwę, a jednocześnie zaistnieje później konieczność dołożenia tych godzin z opcji zwiększającej.

Jaką wartość publikuję przed otwarciem ofert? Jak ma wyglądać oferta? Co wycenia wykonawca – jak to wszystko czytelnie opisać na formularzu ofertowym?

Wizja lokalna w Prawie zamówień publicznych

Kiedy zamawiający może wymagać odbycia wizji lokalnej przez wykonawcę wg Prawa zamówień publicznych?

Prawo zamówień publicznych umożliwia zamawiającemu, aby ten wymagał bądź dawał możliwość przeprowadzenia przez wykonawców wizji lokalnej przed złożeniem ofert. Wizja lokalna jest uzasadniona w przypadku zamówień tzw. specyficznych, jak np. roboty budowlane, do realizacji których niezbędna jest właściwa ocena terenu budowy, podłoża, infrastruktury towarzyszącej itp. Konieczność odbycia wizji lokalnej nie powinna natomiast zastępować obowiązku rzetelnego opisu przedmiotu zamówienia przez zamawiającego i jest to podkreślane przez ekspertów. W opracowaniu omawiamy problemy, jakie może napotkać zarówno zamawiający jak i wykonawcy w związku z obowiązkiem i możliwością odbycia wizji lokalnej. Podpowiadamy też, kiedy w związku z wizją trzeba określić terminy składania ofert dłuższe niż minimalne.

W tym artykule
  • Wizja lokalna to oględziny miejsca, w którym wykonawca będzie realizował zamówienie. Prawo zamówień publicznych umożliwia organizowanie wizji lokalnej dla wykonawców przed złożeniem ofert, co jest szczególnie istotne w przypadku udzielania zamówień wymagających dokładnej oceny warunków ich realizacji, np. w robotach budowlanych, które odbywają się w obiekcie wpisanym na listę zabytków. Wizja nie zastępuje obowiązku rzetelnego opisu przedmiotu zamówienia przez zamawiającego.
  • Ustawa Pzp wyznaczając zasady dotyczące określania terminów składania wniosków oraz ofert, wskazuje, że w przypadkach wymagających odbycia wizji lokalnej lub sprawdzenia dokumentacji przez wykonawcę, zamawiający musi określić terminy dłuższe niż minimalne, by zapewnić czas na przygotowanie oferty.
  • Dokumenty zamówienia muszą wyraźnie wskazywać na obowiązek lub możliwość odbycia wizji a także określać warunki odbycia wizji lokalnej. Nieodbycie wizji, jeśli jest wymagane, skutkuje odrzuceniem oferty.
  • Zamawiający może na wniosek wykonawcy zdecydować o zorganizowaniu wizji lokalnej, nawet jeśli nie została ona pierwotnie przewidziana. Będzie to wymagać modyfikacji dokumentów zamówienia i wydłużenia terminów składania ofert, aby zapewnić równe traktowanie wykonawców i zachowanie zasady uczciwej konkurencji. Wyznaczenie dodatkowego terminu na wizję lokalną może być rozważane w celu zwiększenia liczby ważnych ofert.
  • Zamawiający może wymagać od wykonawcy oświadczenia o odbyciu obowiązkowej wizji lokalnej, jednak kluczowe jest rzeczywiste uczestnictwo w wizji. Sposób przeprowadzenia wizji powinien umożliwić zamawiającemu weryfikację udziału w niej wykonawcy (np. podczas wizji konieczna jest obecność pracownika zamawiającego).
  • Udział w wizji lokalnej w ramach wcześniejszego, unieważnionego postępowania może zwalniać wykonawcę z obowiązku odbycia wizji w kolejnym postępowaniu o tym samym zakresie, pod warunkiem, że zostanie to odpowiednio opisane w dokumentach zamówienia.
  • Zalecenie odbycia wizji lokalnej przez zamawiającego także wymaga wydłużenia minimalnego terminu składania ofert, aby zapewnić wykonawcom czas na odpowiednie przygotowanie się do złożenia oferty.
Wstępne konsultacje rynkowe krok po kroku

Wstępne konsultacje rynkowe według Prawa zamówień publicznych

Wstępne konsultacje rynkowe to etap poprzedzający wszczęcie zamówienia publicznego, który w założeniu ma pomóc zamawiającemu w jego przygotowaniu. Nie do końca znasz rynek zamawianych usług, dostaw bądź robót? Wiesz, że istnieją nowe rozwiązania technologiczne, ale potrzebujesz wsparcia profesjonalisty w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia? Być może wstępne konsultacje rynkowe są dla Ciebie. Wysiłek włożony w przeprowadzenie WKR przełoży się z całą pewnością na dobry opis przedmiotu zamówienia i jego oszacowanie, co pozwoli Ci kupić dokładnie to, czego potrzebujesz, w ramach budżetu, jakim dysponujesz. Sprawdź, jakie inne korzyści wiążą się z WKR oraz jak przeprowadzić je krok po kroku, aby w pełni wykorzystać potencjał tego narzędzia. 

W tym artykule
  • WKR to mechanizm wskazany w ustawie o zamówieniach publicznych, który umożliwia instytucjom publicznym dialog z potencjalnymi wykonawcami przed oficjalnym rozpoczęciem procedury zamówienia. Poprzez konsultacje zamawiający mogą zgłębiać wiedzę o dostępnych na rynku produktach i usługach, jednocześnie informując dostawców o swoich planach i wymaganiach.
  • Konsultacje rynkowe przed zamówieniem publicznym dają zamawiającym szansę na interakcję z rynkiem, pozwalając na wykorzystanie doświadczenia i wiedzy potencjalnych wykonawców. Są one otwarte na różnorodne formy współpracy, umożliwiając korzystanie z porad ekspertów, organów administracji oraz samych wykonawców. Ta procedura zapewnia dogłębne zrozumienie potrzeb i oczekiwań obu stron zamówienia publicznego, co przekłada się na skuteczniejsze przygotowanie zamówień.
  • Wstępne konsultacje rynkowe muszą odpowiadać zasadom przejrzystości postępowania i równości w traktowaniu wszystkich uczestników oraz promować uczciwą konkurencję.
  • Zamawiający mają pełną swobodę w wyborze metody przeprowadzenia WKR, mogąc organizować je zarówno w formie bezpośrednich spotkań, jak i zdalnie, przy użyciu nowoczesnych narzędzi komunikacyjnych. Daje to możliwość dostosowania procesu konsultacji do specyfiki danego zamówienia i preferencji uczestników, co zwiększa efektywność i skuteczność wymiany informacji.
  • Informacje o planowanych konsultacjach rynkowych zamawiający publikują na własnych stronach internetowych, przedstawiając cel i zakres przewidywanych rozmów. Takie ogłoszenie powinno zawierać kluczowe informacje, które pozwolą zainteresowanym firmom zdecydować o udziale w WKR.
  • Zamawiający ustalają zasady zgłaszania chęci udziału w konsultacjach, które mogą obejmować różnorodne formy kontaktu. Udział w konsultacjach jest w pełni dobrowolny.
  • Regulamin konsultacji określa sposób ich przeprowadzenia oraz prawa i obowiązki uczestników. Dzięki jasnym zasadom, proces konsultacji jest transparentny i efektywny, co sprzyja budowaniu wzajemnego zaufania między zamawiającymi a wykonawcami.
  • Urząd Zamówień Publicznych udostępnia wzory dokumentów, które mogą być wykorzystywane przez zamawiających w celu usprawnienia procesu WKR. Koniec

Zmiana zakresu przedmiotowego umowy PZP – kiedy i na jakich warunkach jest dopuszczalna?

Pytanie:

Czy możliwa jest zmiana umowy w zakresie zmiany części zakresu przewidzianego do wykonania w ramach zamówienia na inny – tożsamy z pierwotnym zakresem zamówienia, w sytuacji gdy zamawiający nie przewidział takiej możliwości w SWZ? Na podstawie umowy na roboty budowlane zawartej w czerwcu 2022 roku wykonawca realizuje zamówienie w formule „zaprojektuj i wybuduj”. Zadanie jest finansowane z Polskiego Ładu. Z uwagi na wytyczne BGK odnośnie do finansowania inwestycji oraz ryzyko utraty dofinansowania w przypadku nierozstrzygnięcia postępowania na cały zakres inwestycji wynikającej z promesy zamawiający, prowadząc postępowanie o udzielenie tego zamówienia, nie zdecydował się na podział zamówienia na części, a w ramach zamówienia przewidziane jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych odnoszących się do 8 różnych odcinków dróg. W grudniu 2024 roku upłynie termin wykonania zadania. Istnieje uzasadnione prawdopodobieństwo, że zakres zamówienia objęty umową nie zostanie w pełni zrealizowany z uwagi na to, że w odniesieniu do jednej z dróg nie będzie możliwe uzyskanie pozwolenia na budowę. Zamawiający nie przewidział możliwości ograniczenia zakresu zamówienia czy zmiany umowy polegającej na realizacji robót zamiennych. Czy istnieje możliwość wprowadzenia zmiany umowy zgodnej z przepisami Prawa zamówień publicznych, która pozwoli na:

  • ograniczenie zakresu realizowanej inwestycji z powodu braku możliwości realizacji jednej z dróg bądź
  • wprowadzenie robót zamiennych polegających na przebudowie drogi o tej samej długości i powierzchni w miejscowości Y w zamian za niemożliwy do wykonania zakres zamówienia polegający na przebudowie drogi w miejscowości X?