Zamawiający odmawia wystawienia referencji – wskazówki dla wykonawcy

Dowodem należytego wykonania umowy jest każdy dokument, który potwierdza rzetelne i terminowe wykonanie zobowiązania, jak też ogłoszenie o wykonaniu umowy. Faktura nie jest jednak dowodem należytego wykonania zamówienia.

Żaden przepis ustawy Pzp, ani aktu wykonawczego do niej nie nakłada na zamawiającego obowiązku wystawienia referencji. Jednak dla wykonawcy dowód należytego i terminowego wykonania prac ma istotne znaczenie przy ubieganiu się o kolejne zamówienia.

Zgodnie z § 9 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia o podmiotowych środkach dowodowych takimi dowodami są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego wykonano roboty budowlane, dostawy i usługi. Jeżeli wykonawca z przyczyn niezależnych od niego nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów, może złożyć inne odpowiednie dokumenty. Takimi dowodami oprócz referencji mogą być więc protokoły odbioru, bez zastrzeżeń, czy jakiekolwiek potwierdzenie wykonania umowy.

Krajowa Izba odwoławcza podkreśla, że dokument referencji nie musi wprost zawierać sformułowania „referencje”, ani też stwierdzać, że określona umowa została wykonana należycie czy też innych sformułowań ocennych, wskazujących na zadowalające, satysfakcjonujące wykonanie zadania. Istotne jest, aby z treści tego dokumentu wynikała prawidłowość wykonania prac, rozumiana nie tylko, jako fakt ich wykonania, ale realizacja zgodne z umową, w terminie i w sposób należyty.

Faktura oraz dowód przelewu nie są dowodem należytego wykonania umowy, na co wskazuje w wyroku Krajowa Izba Odwoławcza: „Można rozważać, czy zapłata jest dowodem na należyte wykonanie, ale również można takiej okoliczności zaprzeczać jako dowodowi na należyte wykonanie umowy. Jednoznacznie na podstawie dowodu zapłaty nie można wnioskować, że wykonawca należycie wykonał usługę, ponieważ w ocenie Izby jest to tylko uprawdopodobnienie, że skoro zamawiający zapłacił to znaczy, że usługę odebrał i nie ma do niej jakichkolwiek zastrzeżeń. Natomiast nie stanowi to wprost dowodu, że usługę wykonano należycie”.

Doskonałym dowodem należytego i terminowego wykonania zamówienia jest zaś ogłoszenie o wykonaniu umowy, które, zgodnie z treścią art. 448 ustawy Pzp, zamawiający zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych w terminie 30 dni od wykonania umowy. Znajdują się tam wszystkie informacje niezbędne dla oceny, czy zamówienie wykonał konkretny podmiot i zy zrobił to terminowo i należycie.

Dokument można pobrać samodzielnie, bezpośrednio w Biuletynie Zamówień Publicznych bez angażowania zamawiającego. To ogłoszenie zamawiający jest zobowiązany zamieścić i nie zwalnia go od tego ani brak chęci, ani negatywny stosunek subiektywny do wykonawcy. Z powodzeniem ogłoszenie to zastępuje referencje.

Jeśli jednak wykonawca nie dysponuje żadnym dokumentem należytego wykonania zamówienia i nie ma możliwości takowego uzyskać, może napisać oświadczenie własne w tym zakresie.

Należy mieć jedna na uwadze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej, która podkreśla, że wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego zobowiązany jest podjąć starania w celu pozyskania dokumentu potwierdzającego należyte wykonanie zamówienia od podmiotu, na rzecz którego było ono realizowane.

Zatem dopiero w sytuacji, gdy dokumentu takiego nie będzie w stanie pozyskać, uprawniony jest do złożenia w tym przedmiocie oświadczenia. Przy czym brak możliwości pozyskania ww. dokumentu musi wynikać z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze.

Z przepisu tego należy również wywieść, że składając zamawiającemu oświadczenie, o którym mowa powyżej, wykonawca powinien wskazać zamawiającemu, że nie był w stanie pozyskać stosownych dokumentów. Powinien więc również pokazać, że podjął środki w celu ich pozyskania, ale okazały się one nieskuteczne, a także określić przyczynę nieuzyskania takich dokumentów. Przy czym przyczyna ta powinna mieć obiektywny charakter.