PROTOKÓŁ

Tak definiujeto pojęcie ustawa z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych w art. 2 pkt 7b.Procedury odnoszące się do sporządzenia protokołu sprecyzowano w art. 96 i 97 Pzp, w Dziale II rozdziale 5 pt. Dokumentowanie postępowań.

Artykuł 96 Pzp w ust. 1 wskazuje, że w trakcie prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia zamawiający sporządza protokół zawierający co najmniej:

1)      opis przedmiotu zamówienia,

2)      informację o trybie udzielenia zamówienia,

3)      dane zamawiającego oraz wykonawcy, którego ofertę wybrano jako najkorzystniejszą, szeroko pojęte okoliczności wyboru,

4)      okoliczności ewentualnego wykluczenia, odrzucenia ofert, wyboru trybu postępowania,informacje dotyczące osób wykonujących czynności związane z przygotowaniem i prowadzeniem postępowania itd.

Listę wymogów wobec zawartości protokołu sformułowano w 12 punktach.

Według ust. 1a tego artykułu: Protokołu nie sporządza się w przypadku zamówień udzielanych na podstawie umów ramowych zawartych z jednym wykonawcą lub z kilkoma wykonawcami zgodnie z warunkami umowy, bez ponownego poddania zamówienia procedurze konkurencyjnej.

Oferty, opinie biegłych, oświadczenia, informacja z zebrań, zawiadomienia, wnioski, inne dokumenty i informacje składane przez zamawiającego i wykonawców, a także umowa w sprawie zamówienia publicznego – stanowią natomiast załączniki do protokołu. Podobnie – okoliczności przeprowadzenia dialogu technicznego, jeśli miało ono miejsce w toku postępowania.

Protokół wraz z załącznikami jest jawny. Załączniki do protokołu udostępnia się po dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty lub unieważnieniu postępowania, z tym że oferty udostępnia się od chwili ich otwarcia, oferty wstępne od dnia zaproszenia do składania ofert, a wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od dnia poinformowania o wynikach oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu (art. 96 ust. 3 Pzp).

Protokół wraz z załącznikami przechowuje zamawiający przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, a w przypadku gdy czas trwania umowy przekracza ten okres – przez cały czas jej trwania.

Istotne elementy regulacji dotyczących protokołu określa rozporządzenie Ministra Rozwoju z 26 lipca 2016 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Wydane na podstawie art. 96 ust. 5 ustawy Pzp rozporządzenie określa wzór protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz zakres dodatkowych informacji zawartych w protokole, w zależności od zastosowanego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także sposób oraz formę udostępniania zainteresowanym protokołu wraz z załącznikami, które, co do zasady, następuje przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub w miejscu wyznaczonym przez zamawiającego. Bez zgody zamawiającego wnioskodawca w trakcie wglądu do protokołu lub załączników nie może samodzielnie kopiować lub utrwalać jego elementów.

Wzory dokumentów przedstawione są w formie druków do wypełnienia.

Patrz: Postępowanie o udzielenie zamówienia; Umowa ramowa.