Zakup sprzętu IT i oprogramowania w nowej ustawie Pzp

Uchwalając nową ustawę Pzp, ustawodawca nie wprowadził odmiennych szczegółowych zasad udzielania zamówień dotyczących sprzętu IT, komputerowego czy oprogramowania.

Przy udzielaniu zamówień poniżej progów unijnych dotyczących np. oprogramowania przydatne mogą być warianty trybu podstawowego, w których zamawiający:

1)     może prowadzić negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert, o ile przewidział taką możliwość, a po zakończeniu negocjacji zaprosić wykonawców do składania ofert dodatkowych, albo

2)     prowadzi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, a po zakończeniu negocjacji zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych (art. 275 pkt 2 i 3 ustawy Pzp).

Pierwszy wariant procedury można umiejscowić pomiędzy przetargiem nieograniczonym a negocjacjami z ogłoszeniem, drugi natomiast podobny jest do trybu negocjacji z ogłoszeniem.

W wariancie pierwszym postepowanie może przybrać postać prostej procedury, ale może także przeobrazić się w procedurę negocjacyjną. Postępowanie prowadzone w tym wariancie trybu podstawowego może mieć miejsce, gdy zamawiający jest w stanie bez problemu sporządzić SWZ. Jednak znając specyfikę rynku, wie, że przeprowadzenie negocjacji może stanowić pewną wartość dodaną dla jakości oferowanych przez wykonawców rozwiązań.

W drugim wariancie zamawiający sporządza opis potrzeb i wymagań, a dopiero po przeprowadzeniu negocjacji przygotowuje SWZ. W tym przypadku negocjacje mogą dotyczyć warunków zamówienia, w celu podniesienia jego efektywności.

W obu wariantach brak jest konieczności wystąpienia dodatkowych przesłanek, aby zamawiający mógł skorzystać z danego trybu. Stąd mogą być one użyteczne przy zamawianiu takich produktów jak oprogramowanie.

Odpowiadając na drugą część pytania, należy przypomnieć, że wciąż obowiązuje ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Wyłącza ona stosowanie przepisów ustawy Pzp do zamówień na usługi lub dostawy niezbędne do przeciwdziałania COVID-19, jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego (art. 6a ust. 1 ustawy antycovidowej).

Zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych (www.uzp.gov.pl) może to „znaleźć zastosowanie również do zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy sprzętu IT, czy też usługi z zakresu IT.

Potrzeby zamawiających w tym zakresie różnią się w zależności od specyfiki wykonywanej działalności. W związku z tym – jak w każdym przypadku – niezbędna jest każdorazowa analiza dokonana przez zamawiającego, polegająca na sprawdzeniu, czy planowane zamówienie na sprzęt IT lub usługę IT wypełnia przesłanki określone w ww. przepisie.

W tym zakresie należy zwrócić uwagę, że obecnie, w związku z zaistniałą sytuacją epidemiologiczną w kraju, pracodawcy (w tym podmioty publiczne) na podstawie art. 3 ustawy o COVID-19 polecają swoim pracownikom wykonywanie pracy poza miejscem jej stałego wykonywania (polecenie wykonywania pracy zdalnej).

W opinii Urzędu, art. 6 ustawy o COVID-19  może być zastosowany do zamówień publicznych, których przedmiotem jest wyposażenie stanowiska pracy (np. zakup laptopów, telefonów) do pracy zdalnej, czy też dostosowanie infrastruktury informatycznej zamawiającego w celu wprowadzenia i wykonywania pracy zdalnej. Podkreślić należy, że wyłączenie to nie jest »automatyczne« – w każdym przypadku konieczne jest ustalenie, że w stanie faktycznym konkretnej sprawy zaistniały omówione wcześniej przesłanki zastosowania przepisu art. 6 ustawy o COVID-19.

W związku z tym niezbędna jest każdorazowa analiza dokonana przez zamawiającego, polegająca na sprawdzeniu, czy planowane zamówienie na sprzęt IT, usługę IT lub wyposażenie stanowiska pracy wypełnia przesłanki określone w ww. przepisie”.

Korzystając z powyższego wyłączenia stosowania przepisów ustawy Pzp, zamawiający, w terminie 7 dni od dnia udzielenia zamówienia, zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych informację o udzieleniu tego zamówienia, w której podaje:

1)     nazwę (firmę) i adres siedziby zamawiającego,

2)     datę i miejsce zawarcia umowy lub informację o zawarciu umowy drogą elektroniczną,

3)     opis przedmiotu umowy, z wyszczególnieniem odpowiednio ilości rzeczy lub innych dóbr oraz zakresu usług,

4)     cenę albo cenę maksymalną, jeżeli cena nie jest znana w chwili zamieszczenia ogłoszenia,

5)     wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających udzielenie zamówienia bez zastosowania przepisów ustawy Pzp,

6)     nazwę (firmę) podmiotu albo imię i nazwisko osoby, z którymi została zawarta umowa (art. 6a ust. 2 ustawy antycovidowej).

Pamiętać należy, że od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje całkowita elektronizacja udzielania zamówień publicznych, w związku z czym nie ma potrzeby organizowania w szczególny sposób jawnego otwarcia ofert.