Jak oszacować zamówienia na usługi psychologiczne, gdy trudno przewidzieć dokładne zapotrzebowanie?

Realizujemy projekt unijny skierowany do osób z niepełnosprawnościami (dzieci, oraz ich rodziców i opiekunów). Na początku przeanalizowaliśmy szczegółowo budżet oraz przeprowadziliśmy analizę pod kątem tożsamości czasowej, podmiotowej i przedmiotowej zamówień. Jednak po kilku miesiącach realizacji projektu pojawiły się wątpliwości, czy prawidłowo podzieliliśmy zamówienia, tj. usługi psychologiczne.

W projekcie mamy psychologa, który w jednym zadaniu wykonuje diagnozę potrzeb i potencjału uczestników, w kolejnych dwóch zadaniach świadczy wsparcie i poradnictwo psychologiczne. Usługi (którym przypisaliśmy ten sam kod CPV) połączyliśmy w jedno zamówienie − jego wartość nie przekroczyła 50.000 zł netto (nie obowiązywała nas zasada konkurencyjności, a jedynie rozeznanie rynku).

W projekcie mamy również tzw. spotkania tematyczne (średnio 4h w miesiącu) skierowane do rodziców. Polegają one na szkoleniu, informowaniu, warsztatach tematycznych − zajęciach prowadzonych przez różnych specjalistów „dobieranych” do potrzeb beneficjentów (może to być szkolenie pierwszej pomocy, warsztaty radzenia sobie ze stresem, efektywnej komunikacji albo problematyki sytuacji prawnej osoby z niepełnosprawnością intelektualną). Liczba godzin tych zajęć jest także dostosowywana do potrzeb uczestników − trudno z wyprzedzeniem wskazać, ile łącznie godzin z danego zakresu będzie potrzebnych. W ciągu realizacji projektu okazało się, że mamy zapotrzebowanie na warsztaty, których tematyka mieści się w kompetencjach psychologa (komunikacja interpersonalna). Zapotrzebowanie na ten rodzaj zajęć spowoduje, że wartość wszystkich usług psychologicznych przekroczy 50.000 zł.

Nie wiemy, czy usługi psychologa prowadzącego spotkania tematyczne powinniśmy łączyć z pozostałymi usługami psychologicznymi (i zlecić je w ramach zasady konkurencyjności), czy nie? A co z innymi specjalistami realizującymi tę formę (np. seksuologiem, lekarzem, prawnikiem)? Może jednak w tej sytuacji nie jest spełnione kryterium tożsamości czasowej, ponieważ nie mieliśmy na początku i nie mamy w dłuższej perspektywie czasowej wiedzy, jakiego rodzaju specjalista będzie potrzebny (nie można oszacować wartości zamówienia, ani podać rodzaju/czasu/wymiaru, w jakim będzie realizowana usługa)?

Z kolei, gdybyśmy mieli udzielać zamówień etapami (w częściach), to biorąc pod uwagę usługi psychologa, można by to zrobić, ale inni specjaliści prowadzący spotkania tematyczne nie będą już według nas spełniali kryterium tożsamości podmiotowej (są to osoby o innych kompetencjach). Reprezentuję stowarzyszenie − nie obowiązuje nas ustawa Pzp, ale wytyczne unijne, które nakładają obowiązek stosowania tego samego rozumowania przy podziale zamówień, jak dla podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp.