Przesłanki łącznego szacowania zamówień

W naszej jednostce realizujemy bardzo dużo postępowań na organizację konferencji i spotkań ze środków budżetu i projektów unijnych. Przedmiot zamówienia obejmuje kompleksową obsługę składającą się z zapewnienia sali konferencyjnej, koordynowania działań, cateringu, usług noclegowych, przygotowania materiałów informacyjnych, zaproszeń i wiele innych. Udzielamy również zamówienia na usługi hotelarskie w zakresie organizacji konferencji w których zawieramy tylko wynajęcie sali konferencyjnej w hotelu, obsługę gastronomiczną hotelu i usługi noclegowe. Czy w planie zamówień publicznych mamy obowiązek łączenia tych zamówień tzn. usług na organizację konferencji i usług hotelarskich jak również łączenia wszystkich postępowań w ramach organizacji konferencji? Obecnie tak robimy, mimo iż do końca nie wiemy jaka będzie ilość uczestników, opieramy się tylko na wysokości przyznanych środków w planie finansowo-rzeczowym.