KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA

Pod pojęciem środkach komunikacji elektronicznej należy rozumieć rozwiązania techniczne, w tym urządzenia teleinformatyczne i współpracujące z nimi narzędzia programowe, które umożliwiają indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi, a w szczególności pocztę elektroniczną. Warto przypomnieć, że aktualnie obowiązuje pełna elektronizacja zamówień publicznych.

Wymagania wobec wykorzystywanych w postępowaniu środków komunikacji elektronicznej określają:

• ustawa Pzp – art. 64, art. 66 i art. 68,
• rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie, wydane na podstawie delegacji ustawowej z art. 70 ustawy Pzp – § 11 i § 12.

Bazując na treści przywołanych przepisów, można wskazać następujące wytyczne w zakresie stosowanych w postępowaniu środków komunikacji elektronicznej:

1)     zamawiający korzysta, w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, tylko z takich narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami powszechnie używanymi służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, i które nie ograniczają wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu. Jeżeli zamawiający wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne, oferuje wykonawcom pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do alternatywnych narzędzi, a adres strony internetowej, na której są dostępne narzędzia, podaje w ogłoszeniu lub dokumencie wszczynającym postępowanie;

2)     środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu lub konkursie służące do odbioru dokumentów elektronicznych zawierających formularze wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski o udział w systemie kwalifikowania wykonawców, oferty oraz prace konkursowe:

• zapewniają integralność, autentyczność, nienaruszalność danych i ich poufność w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniają możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie;
• spełniają wymagania przewidziane dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne odpowiadające minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
• zapewniają poufność i integralność danych w ramach wymiany i przechowywania tych dokumentów;
• zapewniają autentyczność źródła danych i niezmienność danych po ich kompresji do pliku zawierającego skompresowane dane;
• zapewniają identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty oraz ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru tych dokumentów;
• zapewniają ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do treści tych dokumentów przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia albo składania;
• umożliwiają ustalanie oraz zmianę ustalonych terminów pierwszego zapoznania się z treścią tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego;
• umożliwiają podczas poszczególnych etapów postępowania lub konkursu dostęp do całości lub części treści tych dokumentów wyłącznie osobom uprawnionym przez zamawiającego oraz zapewniają rozliczalność tych działań;
• umożliwiają, po określonej dacie, udostępnianie osobom trzecim całości lub części treści tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego oraz zapewniają rozliczalność tych działań;
• zapewniają ochronę informacji zawierających dane osobowe oraz innych informacji podlegających prawnej ochronie;
• umożliwiają usunięcie oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią;
• posiadają wbudowane funkcje umożliwiające okresowe automatyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
• zapewniają możliwość praktycznego zagwarantowania jednoznacznego wykrycia ewentualnego naruszenia lub próby naruszenia powyższych wymagań.

3)     użycie środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych zawierających wnioski, oferty lub prace konkursowe, zależy od podania danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację użytkownika, a także akceptacji zasad korzystania ze środków komunikacji elektronicznej udostępnianych przez zamawiającego, o ile je określono;

4)     środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu lub konkursie służące do odbioru dokumentów elektronicznych zawierających informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wnioski, oferty czy prace konkursowe, umożliwiają identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty elektroniczne oraz ustalenie dokładnego czasu i daty ich odbioru. Za pomocą środków spełniających takie minimalne wymogi, zamawiający może odbierać m.in. oświadczenia wstępne, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty składane przez zakłady pracy chronionej , o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp;

5)     zamawiający udostępnienia wykonawcom w dokumencie zamówienia lub w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie, informacje o:

• środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami,
• wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, w tym specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych.

Zważywszy na powyższe wytyczne, przekazanie ofert nie może nastąpić za pośrednictwem poczty elektronicznej e-mail, ponieważ wedle wytycznych następuje ono wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia ochronę przed dostępem do treści tych dokumentów przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia.

Przekazanie podmiotowych środków dowodowych, wyjaśnień oraz pozostałych informacji, może (o ile zamawiający to dopuścił) odbyć się za pośrednictwem poczty e-mail. Takie postępowanie umożliwia bowiem identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty elektroniczne oraz ustalenie dokładnego czasu i daty ich odbioru.

Zamawiający sam wybiera środek komunikacji elektronicznej, z którego będzie korzystał w toku postępowania. Tym samym, może on:

• prowadzić postępowania, korzystając z bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Urząd Zamówień Publicznych (Platforma e-Zamówienia) lub
• podjąć decyzję o korzystaniu z narzędzia komercyjnego, których na rynku jest wiele.

Odstąpienie od stosowania środków komunikacji elektronicznej jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych, określonych w art. 61 ust. 2 oraz 65 ust. 1 ustawy – Prawo zamówień publicznych, opisanych poniżej sytuacjach.

1. Po pierwsze, zamiast przekazywania dokumentów w postaci elektronicznej i formie elektronicznej, w toku negocjacji lub dialogu oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, potwierdzenia zainteresowania, ofert lub prac konkursowych, ustawodawca dopuścił komunikację ustną. Treść informacji przekazanych w toku takiej komunikacji, powinna zostać udokumentowana.
2. Zamawiający może odstąpić od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, jeżeli zajdzie jedna z 7 enumeratywnie wskazanych okoliczności, tj. jeżeli:

1)     z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;

2)     aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwarto źródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;

3)     użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego;

4)     zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

5)     jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;

6)     jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi, lub urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców lub które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego.

7)     zamówienie jest udzielane lub konkurs jest organizowany przez placówkę zagraniczną Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu ustawy z 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1854) w państwie trzecim, niebędącym członkiem Unii Europejskiej, z którym Unia Europejska nie zawarła umowy o wzajemnym uznawaniu usług zaufania, o której mowa w art. 14 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28.08.2014, str. 73), oraz wartość tego zamówienia lub konkursu jest mniejsza niż progi unijne.

W przypadku zaistnienia sytuacji, o której mowa w art. 65 ust. 1 ustawy Pzp, SWZ zawiera informacje o sposobie komunikowania się zamawiającego i wykonawców w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Kreując właściwe zapisy SWZ, zamawiający powinien mieć na uwadze:

• § 2 ust. 3 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r., w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie – „w przypadku gdy zamawiający, (..) odstąpił od wymagania lub nie dopuścił użycia środków komunikacji elektronicznej, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumenty mogą być sporządzone w postaci innej niż elektroniczna, w szczególności w postaci papierowej jako model fizyczny, model w skali lub próbki, w sposób i w zakresie określonym przez zamawiającego”;
• art. 65 ust. 2 ustawy Pzp – „w przypadku odstąpienia przez zamawiającego od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, (…) w szczególności w odniesieniu do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, oferty, pracy konkursowej albo ich części, podmiotowego środka dowodowego lub przedmiotowego środka dowodowego, można je przekazać, zgodnie z wyborem zamawiającego, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041), osobiście lub za pośrednictwem posłańca”.

Zamawiający jest zobowiązany opisać w protokole postępowania powody odstąpienia od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej.

Zobacz także: PODPIS ELEKTRONICZNY, KATALOG ELEKTRONICZNY (W PRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH), AUKCJA ELEKTRONICZNA