ŚRODKI KOMUNIKACJI ELEKTRONICZNEJ

Komunikacja w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego i w konkursie, w tym składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wymiana informacji oraz przekazywanie dokumentów lub oświadczeń między zamawiającym a wykonawcą, z uwzględnieniem wyjątków określonych w ustawie, odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Wymagania wobec tych środków komunikacji elektronicznej, zostały określone w art. 64 oraz 66–69 ustawy Pzp, a także § 11 i § 12 rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie.

Bazując na treści przywołanych regulacji,można wskazać następujące wytyczne w zakresie stosowanych w postępowaniu środków komunikacji elektronicznej:

1. Zamawiający korzysta w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, tylko z takich narzędzi i urządzeń komunikacji elektronicznej, które są niedyskryminujące, ogólnie dostępne oraz interoperacyjne z produktami powszechnie używanymi służącymi elektronicznemu przechowywaniu, przetwarzaniu i przesyłaniu danych, i które nie ograniczają wykonawcom dostępu do postępowania o udzielenie zamówienia lub konkursu. Jeżeli zamawiający wymaga użycia narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne, oferuje wykonawcom pełny, bezpośredni i bezpłatny dostęp, przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, do alternatywnych narzędzi, a adres strony internetowej, na której są dostępne narzędzia, podaje w ogłoszeniu lub dokumencie wszczynającym postępowanie (zob. art. 66 ustawy Pzp).
2. Środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu lub konkursie służące do odbioru dokumentów elektronicznych zawierających wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski o udział w systemie kwalifikowania wykonawców, oferty oraz prace konkursowe:

• zapewniają zachowanie integralności, autentyczności, nienaruszalności danych i ich poufności w ramach wymiany i przechowywania informacji, w tym zapewniają możliwość zapoznania się z ich treścią wyłącznie po upływie terminu na ich składanie;
• spełniają wymagania przewidziane dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 3 pkt 3 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne odpowiadające minimalnym wymaganiom określonym w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne;
• zapewniają zachowanie poufności i integralności danych w ramach wymiany i przechowywania tych dokumentów;
• zapewniają autentyczność źródła danych i niezmienność danych po ich kompresji do pliku zawierającego skompresowane dane,
• zapewniają identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty oraz ustalenie dokładnego czasu i daty odbioru tych dokumentów;
• zapewniają ochronę przed nieautoryzowanym dostępem do treści tych dokumentów przed upływem wyznaczonych terminów ich otwarcia albo składania;
• umożliwiają ustalanie oraz zmiany ustalonych terminów pierwszego zapoznania się z treścią tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego;
• umożliwiają podczas poszczególnych etapów postępowania lub konkursu dostęp do całości lub części treści tych dokumentów wyłącznie osobom uprawnionym przez zamawiającego oraz zapewniają rozliczalność tych działań;
• umożliwiają, po określonej dacie, udostępnianie osobom trzecim całości lub części treści tych dokumentów wyłącznie przez osoby uprawnione przez zamawiającego oraz zapewniają rozliczalność tych działań;
• zapewniają ochronę informacji zawierających dane osobowe oraz innych informacji podlegających prawnej ochronie;
• umożliwiają usunięcie oferty albo wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie i zapoznanie się przez użytkowników z ich treścią;
• posiadają wbudowane funkcje umożliwiające okresowe automatyczne wykonywanie kopii bezpieczeństwa;
• zapewniają możliwość praktycznego zagwarantowania jednoznacznego wykrycia ewentualnego naruszenia lub próby naruszenia powyższych wymagań.

3. Użycie środków komunikacji elektronicznej służących do odbioru dokumentów elektronicznych zawierających wnioski, oferty lub prace konkursowe, jest uzależnione od podania danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację użytkownika, a także akceptacji zasad korzystania ze środków komunikacji elektronicznej udostępnianych przez zamawiającego, o ile zostały one określone.
4. Środki komunikacji elektronicznej w postępowaniu lub konkursie służące do odbioru dokumentów elektronicznych zawierających informacje, oświadczenia lub dokumenty, inne niż wnioski, oferty czy prace konkursowe, umożliwiają identyfikację podmiotów przekazujących te dokumenty elektroniczne oraz ustalenie dokładnego czasu i daty ich odbioru. Za pomocą środków spełniających takie minimalne wymogi, zamawiający może odbierać m.in. oświadczenia wstępne, podmiotowe środki dowodowe, w tym oświadczenie wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 117 ust. 4 ustawy Pzp, zobowiązanie podmiotu udostępniającego zasoby, przedmiotowe środki dowodowe, pełnomocnictwo, dokumenty składane przez zakłady pracy chronionej, o których mowa w art. 94 ust. 2 ustawy Pzp.
5. Zamawiający udostępnienia wykonawcom w dokumencie zamówienia lub w ogłoszeniu wszczynającym postępowanie, informacje o:

• środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których będzie komunikował się z wykonawcami,
• wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej, w tym specyfikacji połączenia, formatu przesyłanych danych oraz szyfrowania i oznaczania czasu przekazania i odbioru danych.

Zamawiający sam dokonuje wyboru narzędzi komunikacji elektronicznej, z których będzie korzystał w toku postępowania. Tym samym, może on prowadzić postępowania korzystając z bezpłatnego narzędzia udostępnionego przez Urząd Zamówień Publicznych (Platforma e-Zamówienia) lub może podjąć decyzję o korzystaniu z narzędzia komercyjnego spośród wielu dostępnych na rynku.

Zamawiający jest uprawniony do wskazania jednej, właściwej i ogólnodostępnej ścieżki komunikacji w postępowaniu, a o tym, jakie środki komunikacji elektronicznej są właściwe, zamawiający informuje w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości w dokumencie zamówienia.

Odstąpienie od elektronicznej komunikacji jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych, określonych w art. 61 ust. 2 oraz 65 ust. 1 ustawy Pzp, sytuacjach.

1. Po pierwsze, zamiast komunikacji elektronicznej, w toku negocjacji lub dialogu oraz w odniesieniu do informacji, które nie są istotne, w szczególności nie dotyczą ogłoszenia o zamówieniu lub dokumentów zamówienia, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, potwierdzenia zainteresowania, ofert lub prac konkursowych, ustawodawca dopuścił komunikację ustną. Treść informacji przekazanych w toku takiej komunikacji, powinna zostać udokumentowana.

2. Zamawiający może również odstąpić od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej, jeżeli zajdzie jedna z 7 enumeratywnie wskazanych okoliczności, tj. jeżeli:

1)       z uwagi na wyspecjalizowany charakter zamówienia użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby narzędzi, urządzeń lub formatów plików, które nie są ogólnie dostępne lub nie są obsługiwane za pomocą ogólnie dostępnych aplikacji;

2)       aplikacje do obsługi formatów plików, które nadają się do przygotowania ofert lub prac konkursowych, korzystają z formatów plików, których nie można obsługiwać za pomocą żadnych innych aplikacji otwartoźródłowych lub ogólnie dostępnych, lub są one objęte licencją i nie mogą zostać udostępnione do pobierania lub zdalnego wykorzystania przez zamawiającego;

3)       użycie środków komunikacji elektronicznej wymagałoby pozyskania przez zamawiającego specjalistycznego sprzętu biurowego;

4)       zamawiający wymaga przedstawienia modelu fizycznego, modelu w skali lub próbki, których nie można przekazać przy użyciu środków komunikacji elektronicznej;

5)       jest to niezbędne z powodu naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej;

6)       jest to niezbędne z uwagi na potrzebę ochrony informacji szczególnie wrażliwych, której nie można zagwarantować w sposób dostateczny przy użyciu środków komunikacji elektronicznej lub innych narzędzi, lub urządzeń, które są ogólnie dostępne dla wykonawców lub które mogłyby być udostępnione przez zamawiającego;

7)       zamówienie jest udzielane lub konkurs jest organizowany przez placówkę zagraniczną Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu ustawy z 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej (Dz.U. z 2020 r. poz. 1854) w państwie trzecim, niebędącym członkiem Unii Europejskiej, z którym Unia Europejska nie zawarła umowy o wzajemnym uznawaniu usług zaufania, o której mowa w art. 14 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylającego dyrektywę 1999/93/WE (Dz.Urz. UE L 257 z 28 sierpnia 2014 r., str. 73), oraz wartość tego zamówienia lub konkursu jest mniejsza niż progi unijne.

W przypadku odstąpienia od elektronicznej komunikacji, SWZ (tak krajowa, jak i unijna), zawiera informacje o sposobie komunikowania się zamawiającego z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Kreując właściwe zapisy SWZ, zamawiający powinien mieć na uwadze, że:

·       wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, wnioski, o których mowa w art. 371 ust. 3 ustawy Pzp, oferty, prace konkursowe, oświadczenia, o których mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp, podmiotowe środki dowodowe, przedmiotowe środki dowodowe, oraz inne informacje, oświadczenia lub dokumentymogą być sporządzone w postaci innej niż elektroniczna, w szczególności w postaci papierowej jako model fizyczny, model w skali lub próbki, w sposób i w zakresie określonym przez zamawiającego (§ 2 ust. 3 rozporządzenia wydanego na podstawie art. 70 ustawy Pzp);

·       w przypadku odstąpienia przez zamawiającego od wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej,w szczególności w odniesieniu do wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub konkursie, oferty, pracy konkursowej albo ich części, podmiotowego środka dowodowego lub przedmiotowego środka dowodowego, można je przekazać, zgodnie z wyborem zamawiającego, za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz.U. z 2020 r. poz. 1041), osobiście lub za pośrednictwem posłańca (art. 65 ust. 2 ustawy Pzp).

Zamawiający jest zobowiązany do opisania w protokole postępowania powodów odstąpienia od wymogu użycia środków komunikacji elektronicznej.

Zobacz także: KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA, PODPIS ELEKTRONICZNY