Czy zamawiający ujmie w rocznym sprawozdaniu refundację za szkolenia pracowników?

Jedna ze szkół zwróciła się do nas z następującym pytaniem:

„Nauczyciel, gdy chce pozyskać zwrot za dokształcanie zawodowe, musi to wcześniej uzgodnić z dyrekcją. Nie jest z nim zawierana żadna umowa pisemna, ale nauczyciel wie, ile i za co otrzyma zwrot. Sam opłaca fakturę za kurs/studia/szkolenie. Przedstawia ją w księgowości, następnie księgowość zwraca mu całość lub uzgodnioną część kosztów. Z jednej strony na fakturze jest wyszczególniony nauczyciel, a nie szkoła, i to on płaci za studia/kurs/szkolenie, a następnie występuje do szkoły o zwrot. Z drugiej strony jest to wydatek ze środków publicznych i to po wcześniejszym uzgodnieniu jego wysokości. Czy należy uwzględnić refundację w sprawozdaniu?”

Refundacja kosztów szkoleń zrealizowanych przez pracowników zamawiającego (i przez nich opłaconych) nie jest zamówieniem publicznym. Nie podlega zatem ustawie Pzp i nie ma obowiązku wykazywania tego wydatku w rocznym sprawozdaniu. 

Określając zakres obowiązku sprawozdawczego, należy kierować się definicją zamówienia publicznego zawartą w art. 7 pkt 32 ustawy Pzp. Pod tym pojęciem rozumiemy odpłatną umowę między zamawiającym i wykonawcą, której przedmiotem było nabycie przez zamawiającego od wybranego wykonawcy robót budowlanych, dostaw lub usług. 

Bazując na tej definicji, należy przyjąć, że zawsze wówczas, gdy zamawiający refunduje pracownikowi koszty szkoleń, które pracownik wcześniej poniósł, nie udziela zamówienia publicznego. Dlaczego?

1. Po pierwsze, w wyniku refundacji, zamawiający nie otrzymuje żadnego świadczenia.
2. Po drugie zaś, umowa „szkoleniowa” zostaje zawarta pomiędzy pracownikiem, a jednostką, w ramach której odbywa się kształcenie, a tym samym stroną umowy nie jest zamawiający.

Obowiązek przekazania informacji w ramach rocznego sprawozdania o zamówieniach publicznych nie dotyczy zatem wszystkich wydatków ponoszonych przez zamawiającego, a jedynie udzielonych przez niego zamówień publicznych.

Szczegółowo o sprawozdaniu przeczytasz tutaj:

>> Roczne sprawozdanie o zamówieniach publicznych 2023

>> 8 praktycznych pytań o sprawozdanie o zamówieniach

Teraz o takich newsach możesz dowiadywać się jako pierwszy! Jak? Pobierz darmową aplikację „Twój asystent” i od dziś bądź zawsze na bieżąco! Więcej dowiesz się tutaj >> https://twojasystent.pl/portal-zamowienia-publiczne