Poprawny opis przedmiotu zamówienia jest niezbędny do właściwego oszacowania wartości zakupu, a następnie wyboru trybu postępowania i odpowiedniej procedury, tj. pełnej, uproszczonej bądź zastrzeżonej. Przedmiot zamówienia należy opisać w sposób jednoznaczny, za pomocą szczegółowych i zrozumiałych określeń dla danego rodzaju zamówienia. Ponadto treść opisu nie może kolidować z zasadami uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Szczególne reguły obowiązują w przypadku opisywania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane.
Materię opisu przedmiotu zamówienia na roboty budowlane reguluje art. 103 ustawy Pzp. Przepis ten ma zastosowanie do każdego zamówienia w przedmiocie robót budowlanych, bez względu na jego wartość. Zasadą jest, iż zamawiający opisuje przedmiot zamówienia:
1) na roboty budowlane – za pomocą dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót budowlanych,
2) na zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych – za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego.
Także w odniesieniu do robót budowlanych zamawiający ma obowiązek opisać przedmiot zamówienia za pomocą odpowiednich i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności, które mogą mieć wpływ na wykonanie przedmiotu zamówienia. W ten sposób należy wyeliminować lub chociażby zminimalizować możliwość powstania sprzeczności w interpretacji sporządzonego opisu. W głównej mierze to na podstawie opisu przedmiotu zamówienia wykonawcy przygotowują swoje oferty oraz obliczając ceny za wykonanie zamówienia.
Szczegóły związane z opisem przedmiotu zamówienia znajdziesz w opracowaniach: