Ostatni moment na wypełnienie sprawozdania z zamówień za 2015 rok

Sprawozdanie roczne zamawiający muszą przekazać wyłącznie za pomocą interaktywnego formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego UZP. Odpowiada ono wzorowi określonemu w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 12 grudnia 2013 r. w sprawie zakresu informacji zawartych w rocznym sprawozdaniu o udzielonych zamówieniach, jego wzoru oraz sposobu przekazywania (Dz.U. poz. 1530).

W tym samym terminie, tzn. do 1 marca 2016 r., niektórzy zamawiający mają obowiązek przekazać także informację o stosowaniu klauzul społecznych w zamówieniach w 2015 roku.  Dotyczy to:

• ministrów w zakresie urzędu obsługującego ministra,
• kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych przez ministrów, jeżeli jednostki te zobowiązane są do prowadzenia audytu wewnętrznego na podstawie art. 274 ust. 2 lub art. 274 ust. 4–6 ustawy o finansach publicznych,
• kierowników jednostek podległych lub nadzorowanych przez Prezesa Rady Ministrów (m.in. GUS, UZP, UOKiK, Urzędu Regulacji Energetyki, Rządowego Centrum Legislacji),
• wojewodów oraz dyrektorów instytucji gospodarki budżetowej w administracji rządowej.

Podobnie jak przy standardowym sprawozdaniu rocznym, informację w zakresie klauzul społecznych należy przekazać, wypełniając interaktywny formularz umieszczony na stronach portalu internetowego UZP pod adresem http://klauzule.uzp.gov.pl/. Nie jest on jednak publicznie aktywny, lecz wymaga zalogowania się do aplikacji internetowej za pomocą otrzymanego przez podmiot zobowiązany tokena oraz przepisania kodu obrazkowego (CAPTCHA).

Zamawiający przed przystąpieniem do wypełniania sprawozdania rocznego w zakresie stosowania klauzul społecznych powinien przede wszystkim sprawdzić, czy i w których postępowaniach dokonał następujących czynności:

• w ogłoszeniu o zamówieniu zastrzegł, że o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, u których ponad 50% zatrudnionych pracowników stanowią osoby niepełnosprawne (art. 22 ust. 2 ustawy Pzp),
• w opisie przedmiotu zamówienia określił wymagania związane z realizacją zamówienia dotyczące zatrudnienia bezrobotnych lub młodocianych w celu przygotowania zawodowego niepełnosprawnych, innych osób znajdujących się w niekorzystnej sytuacji, wskazanych w przepisach o zatrudnieniu socjalnym (art. 29 ust. 4 pkt 1 ustawy Pzp),
• w opisie przedmiotu zamówienia określił wymagania związane z realizacją zamówienia dotyczące zatrudnienia na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawcę osób wykonujących czynności w trakcie realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, jeżeli jest to uzasadnione przedmiotem lub charakterem tych czynności (art. 29 ust. 4 pkt 4 ustawy Pzp).

Podstawową informacją, którą należy podać, jest łączna liczba postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia (tj. zawarciem umowy). Niezbędne jest przy tym wyszczególnienie liczby postępowań, w których zastosowano klauzule społeczne, oraz wskazanie, jaki procent stanowią te ostatnie w stosunku do łącznej liczby postępowań u zamawiającego (np. 1,21%). Na podobnych zasadach trzeba podać łączną wartość postępowań zakończonych udzieleniem zamówienia oraz wartość postępowań, w których zastosowano klauzule.

Podkreślić należy, że liczbę i wartość udzielonych zamówień publicznych oblicza się zgodnie z zasadami określonymi dla standardowego rocznego sprawozdania o udzielonych zamówieniach. To oznacza, że trzeba wziąć pod uwagę wartość w złotych netto bez VAT. Wymagane jest oprócz podania zastosowanych klauzul społecznych także zamieszczenie dość szczegółowych informacji takich jak numer ogłoszenia (nr - rok), rodzaj publikatora (BZP, Dziennik Urzędowy UE), w którym zamieszczono albo opublikowano ogłoszenie o zamówieniu z zastosowaniem klauzuli społecznej, rodzaj zamówienia (dostawa, usługa, robota budowlana), tryb udzielenia zamówienia, przedmiot zamówienia.

Warto zwrócić uwagę zwłaszcza na wymóg podania w sprawozdaniu kodu CPV oraz wartości umowy. Te dane powinny bowiem odpowiadać danym podanym w treści ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w odniesieniu do poszczególnych zamówień.

W przypadku gdy w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego, w których zastosowano klauzule społeczne, doszło do unieważnienia, informacja o tym też musi znaleźć się w sprawozdaniu. Nie wystarczy podanie rodzaju zamówienia i zastosowanych klauzul społecznych, ale zamawiający musi wymienić przyczyny unieważnienia, które miały związek z zastosowaniem klauzuli społecznej.

Najwięcej problemów w praktyce może powodować wypełnienie części IV sprawozdania w zakresie dotyczącym odpowiedzi na pytanie (tak/nie), czy w postępowaniach zakończonych udzieleniem zamówienia, do których stosuje się przepisy ustawy Pzp, zastosowano inne instrumenty uwzględniające aspekty społeczne. Wśród „innych instrumentów” wymienia się wprost: kryteria oceny ofert i opis przedmiotu zamówienia.

Choć nie wynika to z treści formularza, który operuje ogólną wskazówką „podaj opis”, to – w świetle posiadanych danych z UZP – wypełniając pole „Opis” przy „Kryterium oceny ofert”, należy podać nazwę kryterium, jego wagę (znaczenie) oraz informację, czy w umowie zawarte zostały zapisy dotyczące postawionych wymagań w kryterium społecznym, czy może zamawiający dokonał wyboru jedynie na podstawie złożonego w ofercie oświadczenia. Zamawiający jest tu dodatkowo ograniczony liczbą znaków – maksymalnie 1000. To oznacza, że musi to być bardzo zwięzła informacja, zwłaszcza gdy zamawiający zastosował społeczne kryteria oceny ofert w większej liczbie postępowań.

Warto zwrócić uwagę, że zakresem danych niezbędnych do podania w sprawozdaniu o klauzulach społecznych objęto także postępowania zakończone udzieleniem zamówienia, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, czyli nie tylko ze względu na wartość zamówienia (np. do 30.000 euro). W takim przypadku trzeba podać, czy zastosowano w nich klauzule społeczne lub inne instrumenty uwzględniające aspekty społeczne. Zaznaczenie opcji „tak” wymusza krótkie (do 300 znaków) opisanie informacji.

Standardowe sprawozdanie roczne z udzielonych zamówień publicznych za 2015 rok obejmuje wszelkie zamówienia publiczne, a więc udzielone z zastosowaniem ustawy Pzp oraz wyłączone spod jej rygorów. Co istotne, nie ma określonej minimalnej kwoty decydującej o tym, że zamówienia nie wlicza się do sprawozdania rocznego. Każde zamówienie, za którego realizację wykonawca otrzyma więcej niż 0 zł, a więc także za symboliczną złotówkę, powinno zostać wliczone do łącznej kwoty zamówień wykazywanych w sprawozdaniu.

Wyjątkowo nie są objęte obowiązkiem sprawozdawczym zamówienia, których zamawiający udzielił na podstawie wyłączeń z art. 4 pkt 8a, z art. 4 pkt 8b i z art. 4 pkt 8c ustawy Pzp.

Przy sprawozdaniu rocznym za 2015 rok wątpliwości może wywoływać, czy wypełniając tabelę V – „Zamówienia o wartości równej lub przekraczającej kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 ustawy” (tzw. progi unijne), zamawiający ma uwzględnić zamówienia, kierując się progami unijnymi obowiązującymi do końca 2015 roku, czy nowym” progami unijnymi wprowadzonymi od 1 stycznia 2016 r. Te ostatnie nie stanowią odniesienia do sprawozdania rocznego za 2015 rok, ponieważ nie mają zastosowania do zamówień udzielonych w 2015 roku.

Przy sporządzeniu obecnego sprawozdania zamawiający powinien przyjąć zatem wartości progów unijnych z 2015 roku określone w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. poz. 1735).

Sporządzając standardowe sprawozdanie roczne zamawiający często ujmują w niewłaściwej tabeli informacje dotyczące zamówień dodatkowych lub uzupełniających. Ze względu na to, że są to odrębne zamówienia, należy je uwzględnić w sprawozdaniu analogicznie do pozostałych zamówień. Jeżeli zatem udzielono zamówienia uzupełniającego lub dodatkowego o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro, jego wartość podlega zsumowaniu z pozostałymi zamówieniami udzielonymi bez stosowania ustawy Pzp.

Trzeba pamiętać, że na potrzeby rocznego sprawozdania zamówienie, w którym zamawiający dopuścił składanie ofert częściowych i zawarł więcej niż jedną umowę, traktuje się jako jedno zamówienie. Zamawiający w celu określenia wartości umowy powinien więc zsumować ceny netto określone w zawartych umowach częściowych.

Podkreślić należy, że do objęcia sprawozdaniem znaczenie ma data zawarcia umowy. W przypadku gdy umowa została zawarta w 2015 roku, nawet gdy nie przekraczała 30.000 euro, jej wartość podlega uwzględnieniu w rocznym sprawozdaniu za 2015 rok. Jeżeli umowa jest wieloletnia (na 24 lub 36 miesięcy), zamawiający musi uwzględnić w sprawozdaniu rocznym całkowitą wartość umowy, czyli za cały okres jej trwania.          

Przy umowach wieloletnich (np. na usługi powyżej 10 mln euro), zamawiający musi pamiętać, aby w przypadku wypełniania tabeli VI podać w sprawozdaniu sporządzanym za rok, w którym trwa umowa, pierwotnie przyjętą wartość umowy, bez względu na ewentualne późniejsze zmiany wynagrodzenia.