W znaczeniu prawnym zasada proporcjonalności to, w uproszczeniu, założenie, przy którym zamawiający w postępowaniu powinien podejmować tylko takie działania, które są konieczne i niezbędne do osiągniecia założonych celów. Chodzi np. o sprawdzenie zdolności wykonawcy do wykonania zamówienia poprzez sprawdzenie jego dotychczasowego doświadczenia (wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 15 grudnia 2016 r. sygn. akt KIO 2285/16).
Zgodnie z definicją zawartą w „Słowniku języka polskiego PWN” (www.sjp.pwn.pl) proporcjonalność to:
1. „harmonijny stosunek części składowych jakiejś całości do siebie nawzajem lub do tej całości”,
2. (mat. ) „zależność miedzy dwiema wielkościami, w której przy powiększeniu lub pomniejszeniu wartości jednej z nich, wartość drugiej zwiększa się tyleż razy lub tyleż razy sie zmniejsza”.
Środki zastosowane do realizacji tego celu muszą być proporcjonalne do jego istoty oraz odpowiednie, tj. takie, przy pomocy których ten cel da się osiągnąć i właściwe dla niego. Muszą być przy tym niezbędne – innymi słowy nie sposób osiągnąć danego celu lepiej za pomocą innego środka. Są one najwłaściwsze do osiągniecia zamierzonego celu oraz takie, które w najmniejszym stopniu ograniczają interesy i prawa wykonawców.