Wzrost minimalnego wynagrodzenia za pracę od 2024 roku a umowy w sprawie zamówień publicznych

Studium przypadku:

Pewien zamawiający podpisał umowę o zamówienie publiczne 17.04.2023 r. Następnie zwaloryzowano ją 1.07.2023 r. w zakresie minimalnej kwoty za godzinę pracy w wysokości 31,18 zł netto. Obecnie wykonawca zwrócił się do zamawiającego z wnioskiem o waloryzację wynagrodzenia z tytułu wzrostu płacy minimalnej od 01.01.2024 r. Wyliczenia waloryzacyjne wynikające ze wzrostu płacy minimalnej wykonawca wyliczył dla bazowych kosztów osobowych w 2023 roku w stawce 51,72 zł netto za godzinę pracy. Wykonawca waloryzuje zatem wyższą podstawę niż 100% oferty (31,18 zł netto). Zamawiający jest świadomy, że nie może zgodzić się na waloryzację od kwoty wyjściowej równej ponad 165% wartości oferty. Pytanie zatem, jaki procent wartości oferty w przeliczeniu na stawkę za godzinę pracy mogą stanowić koszty osobowe? Nawet gdyby wykonawca chciał waloryzować 100% wartości oferty (1 godzina pracy = 31,18 zł netto), to czy koszty osobowe mogą stanowić 100% oferty wykonawcy? Nasz ekspert spróbuje poniżej wyjaśnić następujące wątpliwości związane ze stanem faktycznym:

• Jaki jest maksymalny próg procentowego udziału kosztów osobowych w ofercie wykonawcy?
• Na jakiej podstawie można wezwać wykonawcę, na etapie obowiązywania umowy, do wskazania procentowego udziału kosztów osobowych w złożonej ofercie? Czy wykonawca może odmówić udzielenia zamawiającemu takiej informacji i czy wtedy trzeba zgodzić się na jego wyliczenia bazujące na 100% wartości umowy?
• Czy po wielokrotnym przesłaniu przez wykonawcę rażąco błędnych wyliczeń waloryzacyjnych zamawiający może w ogóle nie zgodzić się na waloryzację wynagrodzenia z tytułu wzrostu płacy minimalnej?
• Czy wykonawca może żądać od zamawiającego odpowiednich wyliczeń i ewentualnej propozycji podniesienia wynagrodzenia w przeliczeniu na godzinę pracy?

Wyjaśnienie ekspertki:

Waloryzacja wynagrodzenia zgodnie z art. 436 pkt 4 lit. b–d ustawy Pzp jest prawem wykonawcy, o ile udowodni on faktyczny wzrost kosztów związanych z realizacją zamówienia wynikający ze zmiany przepisów. W omawianej sytuacji bezsprzeczne jest to, że wykonawca usiłuje nadużyć przysługującego mu prawa.

Brak odpowiednich zapisów umowy uniemożliwia wskazanie jednej i właściwej ścieżki procedowania. Bez szczegółowej analizy dokumentów, w tym w szczególności informacji od wykonawcy, mogę podpowiedzieć jedynie, aby zamawiający oszacował procentowy wzrost kosztów minimalnego wynagrodzenia, zestawiając to aktualne i planowane na 2024 rok i nie dopuścił do waloryzacji w wyższym zakresie.

Sugerowałabym również skierowanie żądania o przedłożenie dowodów tj. zawartych umów o pracę wraz ze stosownymi aneksami podwyższającymi wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 436 pkt 4 lit. b ustawy Pzp, w przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż 12 miesięcy, umowa zawiera postanowienia określające w szczególności zasady wprowadzania zmian wysokości wynagrodzenia w przypadku wystąpienia zmiany w 4 obszarach:

1)     wysokości stawki podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego,

2)     wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej,

3)     zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne,

4)     zasad gromadzenia i wysokości wpłat do pracowniczych planów kapitałowych.

Obowiązek wykazania wpływu zmiany przepisów prawa na koszty wykonania zamówienia leży po stronie wykonawcy. Wniosek o zmianę wysokości wynagrodzenia powinien zawierać uzasadnienie kierowanego żądania. Jak wskazuje UZP w komentarzu do ustawy Pzp: „Uzasadnienie może składać się z pisemnego zestawienia wynagrodzeń (zarówno przed, jak i po zmianie) pracowników świadczących usługi, wraz z określeniem zakresu (części etatu), w jakim wykonują oni prace bezpośrednio związane z realizacją przedmiotu umowy, oraz części wynagrodzenia odpowiadającej temu zakresowi, a także niezbędnej dokumentacji dowodowej”.

Poza przekazaniem przygotowanego wyliczenia zadaniem wykonawcy jest więc wykazanie jego zgodności ze stanem faktycznym. Następuje to z kolei za pomocą stosownych dokumentów potwierdzających wysokość wynagrodzenia przed zmianami w przepisach prawa oraz już po ich uwzględnieniu.

W opisanym przypadku powyższe zasady waloryzacji powinny skutkować tym, że zamawiający:

1)     pouczy wykonawcę o zakresie możliwej waloryzacji oraz skieruje do niego żądanie w zakresie przekazania stosownych wyliczeń wraz z dowodami, że znajdują one uzasadnienie w stanie faktycznym (zestawienie kosztów płac ponoszonych w 2023 roku i tych, które w związku ze zmianą wynagrodzenia wykonawca będzie zobowiązany ponosić w 2024 roku);

2)     dopilnuje, by waloryzacja nie wyniosła więcej niż różnica minimalnych kosztów pracy w 2023 i 2024 roku.

Powyższe wyliczenie to symulacja, która może okazać się niepełna, gdyż waloryzacja powinna obejmować również koszty płacowe leżące po stronie wykonawcy tj. np. składki ZUS itd. Warto jednak zaznaczyć, że przygotowanie kompleksowego wyliczenia leży po stronie wykonawcy.

Nie ma jednoznacznej i zasadnej w każdych okolicznościach odpowiedzi na pytanie o to, czy koszty płacowe mogą stanowić 100% wartości oferty. Co do zasady wykonawca ponosi również inne koszty realizacji zamówienia oraz wypracowuje zysk. Niemniej, trudno wskazać tutaj próg dopuszczalnego udziału kosztów płacowych, gdyż to zależy od okoliczności faktycznych sprawy.

Na etapie realizacji umowy wykonawca może, ale nie musi wskazać zamawiającemu procentowy udział kosztów płacowych. Powinien on jednak być możliwy do ustalenia na podstawie informacji przekazanych przez wykonawcę w celu dokonania waloryzacji. To bowiem wykonawca jest zobowiązany do wykazania faktycznego poziomu wzrostu kosztów płacowych stosownymi zestawieniami i dokumentami. Jeżeli nie wykaże powyższego, zamawiający nie ma obowiązku waloryzować wynagrodzenia umownego. W tym procesie bowiem nie chodzi o to żeby wypłacić wykonawcy wyższe wynagrodzenie, ale o to by zrekompensować mu koszty, które zobowiązany jest on ponieść w związku z decyzją ustawodawcy.

Sprawa wymaga oczywiście szczegółowych i pogłębionych konsultacji i ustaleń w oparciu o precyzyjnie określony stan faktyczny bazujący na treści dokumentów.