PODPIS ELEKTRONICZNY W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

Ramy prawne dla podpisów elektronicznych ustanawia:

• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (dalej: rozporządzenie eIDAS) oraz
• ustawa z 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.

Od 1 stycznia 2021 r. obowiązuje pełna elektronizacja zamówień publicznych, która przejawia się m.in. w komunikacji elektronicznej między wykonawcami a zamawiającym.

Zgodnie z art. 63 ustawy Pzp w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości równej lub przekraczającej progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, wniosek, o którym mowa w art. 371 ust. 3, oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia lub konkursie o wartości mniejszej niż progi unijne ofertę, wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia lub w konkursie, oświadczenie, o którym mowa w art. 125 ust. 1, składa się, pod rygorem nieważności, w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.

W ramach podpisu elektronicznego do przetargów wyróżniamy:

• podpis elektroniczny (zwany „zwykłym”),
• podpis zaawansowany oraz
• kwalifikowany podpis elektroniczny.

Podpis elektroniczny „zwykły” oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis. Zwykły podpis elektroniczny to podstawowy rodzaj podpisu elektronicznego, znacznie mniej zaawansowany technologicznie niż podpis zaawansowany i kwalifikowany.

Zaawansowany podpis elektroniczny oznacza podpis elektroniczny, który spełnia następujące wymogi:

1)       jest unikalnie przyporządkowany podpisującemu,

2)       umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego,

3)       jest składany przy użyciu danych służących do składania podpisu elektronicznego, których podpisujący może, z dużą dozą pewności, użyć pod wyłączną swoją kontrolą,

4)       jest powiązany z danymi podpisanymi w taki sposób, że każda późniejsza zmiana danych jest rozpoznawalna.

Do podpisów zaawansowanych zaliczymy podpis zaufany i podpis osobisty.

Kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym w jednym państwie członkowskim jest uznawany za kwalifikowany podpis elektroniczny we wszystkich pozostałych państwach członkowskich.

Kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego oznacza z kolei certyfikat podpisu elektronicznego, który jest wydawany przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania i spełnia wymogi określone w załączniku 1 do rozporządzenia eIDAS.

Podpisem elektronicznym nie jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna stanowiąca odpowiednik pieczątki firmowej w formie elektronicznej. Zawiera nazwę, adres i inne dane przedsiębiorstwa i jest wykorzystywana do uwierzytelniania i zapewniania integralności firmowych e-dokumentów. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna nie jest jednak alternatywą dla podpisu elektronicznego, który jest niezbędny do złożenia oświadczenia woli przez konkretną osobę. Podpis elektroniczny jest zatem przypisany do osoby, kwalifikowana pieczęć elektroniczna zaś do podmiotu.

Podpis elektroniczny znajduje zastosowanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego do podpisywania formularza oferty i wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń wstępnych z art. 125 ustawy Pzp, podmiotowych i przedmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów i oświadczeń składanych przez wykonawców.

Ustawodawca zastrzega, że składanie ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczeń wstępnych, wymaga, pod rygorem nieważności:

• formy elektronicznej (w postępowaniu o wartości równej lub przekraczającej progi unijne forma elektroniczna to postać elektroniczna opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym);
• formy elektronicznej lub postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (w postępowaniu o wartości mniejszej niż progi unijne). Wymagane jest zatem użycie kwalifikowanego lub zaawansowanego podpisu elektronicznego.

Oświadczenie woli podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoważne pod względem skutków prawnych z podpisem własnoręcznym. Dlatego umowa o zamówienie publiczne, wymagająca dla swej ważności formy pisemnej, opatrzona podpisami kwalifikowanymi przez osoby reprezentujące jej strony, uznawana jest za ważną i wiążącą.

O walidacji czy weryfikacji podpisu piszemy TUTAJ.

Zobacz także: KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY W ZAMÓWIENIACH, URZĄD ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH, PEŁNOMOCNICTWO W PRZETARGU, OFERTA WYKONAWCY, JEDZ