Udostępnianie dokumentacji w trybie z wolnej ręki

Unieważniono postępowanie na zakup systemu informatycznego z powodu braku ofert. Z tego względu zostało wszczęte postępowanie z wolnej ręki, które jeszcze się nie zakończyło z uwagi na obecną sytuację epidemiczną. Tymczasem otrzymaliśmy wniosek od jednej z firm o dostęp do informacji publicznej. Firma prosi o przesłanie protokołu z postępowania wraz ze wszystkimi załącznikami, tj. np. ofertami, korespondencją z wykonawcami, podstawami wyboru wykonawcy czy podstawami dokonanego szacowania wartości zamówienia. O jaką podstawę wyboru wykonawcy chodzi? Przed wszczęciem procedury z wolnej ręki wysłaliśmy zapytanie do kilku podmiotów, czy są zainteresowani negocjacjami w ramach wynagrodzenia, jakim dysponujemy na sfinansowanie zamówienia. Tylko jeden podmiot uznał, że ma do zaoferowania system spełniający wymogi, na który nas stać. Na tej podstawie został zaproszony do negocjacji w trybie z wolnej ręki. Czy muszę te wszystkie dokumenty faktycznie tej firmie wysłać? Umowa jeszcze nie została podpisana, wykonawca nie potwierdził spełniania warunków udziału. Sprawa jest w toku.