Przekroczyłeś całkowitą wartość finansową zamówienia publicznego? Sprawdź, co powinieneś zrobić!

W roku ubiegłym przeprowadziliśmy postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego na zakup opału na sezon grzewczy 2009/2010. W siwz podaliśmy szacunkową ilość poszczególnych asortymentów węgla, opierając się na średnim ich zużyciu w okresie dwóch ostatnich sezonów grzewczych. W umowie zamieściliśmy następujący zapis: Zamawiający ma prawo zmienić wielkości poszczególnych ilości asortymentów opału w stosunku do ilości określonych w postępowaniu przetargowym. Faktyczna ilość zakupionego towaru będzie uzależniona od rzeczywistych potrzeb zamawiającego wynikających z panujących warunków atmosferycznych w sezonie grzewczym i nie przekroczy całkowitej wartości finansowej zamówienia, określonej w ofercie i umowie. Panujące warunki i ilość już zakupionego opału pozwalają twierdzić, że będziemy musieli zakupić większą ilość węgla, niż to wynikało z naszych szacunków, a tym samym zwiększy się wartość naszego zamówienia. Co powinniśmy zrobić w takiej sytuacji? Czy ogłosić kolejny przetarg, czy jeżeli wartość dodatkowego zakupu nie przekroczy 14.000 euro, zawrzeć umowę z pominięciem stosowania przepisów ustawy Pzp? Nadmieniam, że w ogłoszeniu i siwz nie przewidzieliśmy udzielenia zamówień uzupełniających. Jak uchronić się przed podobnymi sytuacjami w przyszłości?