Szacowanie wartości zamówienia krok po kroku – jak w praktyce je przeprowadzić?

Prawo zamówień publicznych zawiera w sobie liczne regulacje (art. 28–36 ustawy Pzp) dotyczące szacowania wartości przedmiotu zamówienia, np. w podziale na usługi ciągłe lub powtarzające się, roboty budowlane itd. Co do zasady nie wskazuje jednak, jaką w praktyce  przyjąć metodę szacowania. 

Najważniejszą regulacją związaną z szacowaniem wartości zamówienia jest art. 28 ustawy Pzp. Stosownie do brzmienia tego przepisu podstawą ustalenia wartości szacunkowej jest całkowite wynagrodzenie szacunkowe wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością. Zatem sposób szacowania wartości zamówienia, ma przede wszystkim gwarantować należytą staranność.

Należyta staranność przejawia się przede wszystkim w uwzględnieniu w wartości szacunkowej wszystkich warunków, jakie towarzyszą aktualnie, w momencie szacowania, danemu rynkowi.

Odpowiedź rynku – w wyniku zapytania zamawiającego o wycenę danego przedmiotu zamówienia – jest jedną z lepszych metod, które gwarantują pozyskanie najbardziej aktualnych cen na dany produkt czy usługę.

Jeśli istnieje możliwość pozyskania cen z ogólnodostępnych cenników – to również jest to jedna z dobrych metod, w sytuacji gdy takie cenniki istnieją. Zazwyczaj dotyczy to produktów i usług wystandaryzowanych, co do których cenniki znajdują się na stronach internetowych przedsiębiorców.

Z kolei jeśli zamawiający decyduje się oszacować zamówienie na podstawie ubiegłych lat (np. zrealizowanych już umów lub informacji od innego zamawiającego co do jego kontraktów z poprzednich lat) musi pamiętać, że należy uwzględnić nowe ceny i ilości zamówienia.