Kiedy możesz zmienić termin wykonania umowy o zamówienie publiczne?

Udzieliliśmy zamówienia na remont przedszkola w trybie z wolnej ręki. Mieliśmy decyzję inspektora nadzoru budowlanego o tym, że musimy wykonać remont natychmiast albo placówka zostanie zamknięta ze względu na zagrożenie życia i zdrowia dzieci. Jednakże w chwili gdy wykonawca przystąpił do realizacji zamówienia okazało się, że nie ma gdzie przenieść dzieci, a rodzice nie zgodzili się na zamknięcie placówki. Przeprowadzono zatem tylko najpilniejsze prace, a resztę wykonawca dokończył w późniejszym terminie. Termin podany w umowie, zgodny z wytycznymi nadzoru to 30.06.2011 r., natomiast roboty zakończyły się w dniu 30.08.2011 r. Jak w takiej sytuacji powinniśmy byli postąpić i jak mamy się bronić przed ewentualnymi zarzutami? Wykonawcy oczywiście nie naliczyliśmy żadnych kar, nigdzie też nie było wzmianki o możliwości aneksowania umowy w kwestii terminu zakończenia prac.