Brak możliwości otwarcia oferty – wskazówki UZP dotyczące działań zamawiającego

W postępowaniach, w których zamawiający komunikuje się z wykonawcami drogą elektroniczną, oferty oraz wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu a także oświadczenia (w tym JEDZ) są przekazywane za pomocą środków komunikacji elektronicznej, których użycie zapewnia spełnienie wymagań przewidzianych dla systemu teleinformatycznego w rozumieniu art. 2 pkt 3 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

W postępowaniach, w których oferty są składane za pośrednictwem miniPortalu, zamawiający pobiera przesłane pliki, następnie je odszyfrowuje i otwiera. Po otwarciu odczytuje informacje, o których mowa w art. 86 ust. 4 ustawy Pzp, tj. podaje nazwy (firmy) oraz adresy wykonawców, a także informacje dotyczące ceny, terminu wykonania zamówienia, okresu gwarancji i warunków płatności zawartych w ofertach.

UZP przypomina w swojej opinii o kilku ważnych kwestiach związanych z otwarciem ofert:

1.      Otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia.
2.      Zamawiający bezpośrednio po upływie terminu składania ofert, tj. w tym samym dniu, w którym termin ten upłynął, jest zobowiązany otworzyć oferty w postępowaniu.
3.      Otwarcie ofert powinno nastąpić najpóźniej do końca dnia, w którym upłynął termin ich składania tj. do godz. 24:00.
4.      Zamawiający nie może odroczyć otwarcia ofert w czasie ani przedłużyć terminu otwarcia. Nie jest również możliwe dokończenie przerwanego, czy nie w pełni przeprowadzonego otwarcia ofert.
5.      Publiczne otwarcie ofert nie może zostać powtórzone w postępowaniu, jest to bowiem czynność faktyczna oraz jednokrotna.

Niestety zdarza się, że zamawiający nie jest w stanie otworzyć danej oferty złożonej w postępowaniu. Wówczas z uwagi na powyższe – m.in. fakt, że czynność otwarcia ofert ma charakter jednokrotny – zamawiający może być nawet zobligowany do unieważnienia prowadzonej procedury. Od czego będzie zależeć jego decyzja w tej mierze?

Jeśli zamawiający nie jest w stanie otworzyć przesłanych przez wykonawców plików, mogących zawierać ofertę w postępowaniu, ma on obowiązek wyjaśnić, jaka jest tego przyczyna. Ma to następnie kluczowe znaczenie dla przebiegu postępowania i determinuje dalsze czynności zamawiającego w postępowaniu.

Istnieją dwie drogi działania:

1.      Jeśli w wyniku czynności wyjaśniających okaże się, że brak możliwości otwarcia przesłanych plików leży po stronie zamawiającego i spowodowany jest np. nieodpowiednim oprogramowaniem do otwarcia plików, czy problemami technicznymi w infrastrukturze informatycznej, zamawiający musi rozważyć unieważnienie postępowania zgodnie z art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy Pzp. Artykuł ten mówi o sytuacji, gdy postępowanie jest obarczone nieusuwalną wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej  umowy w sprawie zamówienia.
2.      Jeżeli natomiast okaże się, że przyczyna braku możliwości otwarcia plików leży po stronie wykonawcy, zamawiający jest uprawniony do uznania, że oferta nie została przez tego wykonawcę złożona.

Jednocześnie UZP przypomina, że z uwagi na zasadę jawności postępowania zamawiający ma w takiej sytuacji obowiązek:

• poinformowania danego wykonawcy w sposób jasny i niebudzący wątpliwości o uznaniu, że jego oferta nie została złożona, a także o przyczynach, które legły u podstaw takiej decyzji tj. o braku możliwości otwarcia pliku oraz o ustalonych przyczynach takiej sytuacji leżących po stronie wykonawcy,
• umieszczenia informacji na stronie WWW nie tylko o firmach oraz adresach wykonawców, którzy złożyli oferty w terminie (art. 86 ust. 5 ustawy Pzp), ale także dotyczących przesłanych plików, z których treścią podczas czynności otwarcia ofert nie był w stanie się zapoznać.

Więcej na temat elektronicznych ofert przeczytasz m.in. w artykule: Błędy wykonawców składających oferty elektroniczne – sprawdź je i uniknij we własnych procedurach

Źródło: www.uzp.gov.pl; Informator UZP nr 3/2019.

Opracowanie: