Jaki podpis elektroniczny wybrać do przetargów?

Od początku 2021 roku wszystkie czynności około przetargowe, dotyczące zamawiających i wykonawców, realizowane są jedynie w formie elektronicznej. Za sprawą nowych przepisów (które określa Ustawa z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych, Dz. U. z 2019, poz. 2019), w jednostkach administracji publicznej nie mamy już do czynienia z jawnym otwieraniem ofert w wersji papierowej, zawartych w kopertach. Oznacza to, że każdy przedsiębiorca, który chce oferować swoje produkty i usługi jednostkom administracji publicznej, musi sprawnie posługiwać się podpisem elektronicznym. Wymóg dotyczy zarówno zamówień poniżej progów unijnych, jak przetargów powyżej progów unijnych.

Od 18 października 2018 do końca 2020 roku część postępowań w ramach zamówień przeprowadzano już w trybie elektronicznym. Dotyczyło to zamówień równych i wyższym progom unijnym. Teraz elektroniczne muszą być również przetargi krajowe poniżej progów unijnych. W zależności od specyfiki działalności przedsiębiorców, nowe prawo zamówień publicznych nakłada na nich obowiązek posługiwania się konkretnym rodzajem e-podpisu. Wymóg ten dotyczy całego procesu ofertowania, który obejmuje oferty wstępne, oferty podlegające negocjacjom, oferty ostateczne, a także dodatkowe, wariantowe oraz częściowe.

- W przypadku zamówień poniżej progów unijnych, wykonawcy mogą korzystać z profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Ten pierwszy jest bezpłatny i służy przystępowaniu do zamówień i konkursów jedynie na terytorium Polski. W przypadku zamówień krajowych o wartości powyżej progów unijnych może to być jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny, który jest rozwiązaniem komercyjnym dającym zdecydowanie szersze możliwości. Poza przystępowaniem do przetargów i konkursów ofert, kwalifikowanym podpisem elektronicznym jesteśmy w stanie prowadzić firmę całkowicie zdalnie, oszczędzając przy tym mnóstwo czasu jak i środków przeznaczanych na dokumentację papierową, coraz szersze zastosowanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych możemy zaobserwować również w sferze prywatnej, tą jedną usługą możemy wziąć pożyczkę finansową, podpisać umowę leasingu, podpisać umowy na dostawę prądu czy usług telekomunikacyjnych, coraz więcej firm przyjmuje dokumenty podpisane w takiej formie, trudno im się dziwić, dla klientów jest to zdecydowane ułatwienie i przyspieszenie spraw, kwalifikowany podpis elektroniczny może uzyskać każda osoba fizyczna za pośrednictwem firmy certyfikującej – mówi Adam Furtak z Centrum Certyfikacji Eurocert.

Wybierając rodzaj podpisu elektronicznego, należy wiedzieć, że podpis kwalifikowany umożliwia przedsiębiorcom przystępowanie do zamówień, przetargów i konkursów na terenie całej Unii Europejskiej. Jest to możliwe również w Wielkiej Brytanii pomimo Brexitu, dzięki rozporządzeniu eIDAS, które jest głównym rozporządzeniem Unii Europejskiej w kwestii usług zaufania, do których kwalifikowany podpis elektroniczny się zalicza. Według danych z oficjalnej bazy zamówień Unii Europejskiej TED, w 2020 roku Polscy przedsiębiorcy uzyskali 109 kontraktów na realizację zamówień na rynku Unii Europejskiej notując tym samym zyski na poziomie kilku miliardów PLN.

W stosunku do profilu zaufanego, który służy do potwierdzenia tożsamości głównie w kontaktach z polskimi jednostkami administracji publicznej, kwalifikowany podpis elektroniczny ma zdecydowanie szersze zastosowanie. Może służyć do podpisywania wszystkich typów dokumentów od szeregu umów cywilno-prawnych na oficjalnej dokumentacji urzędowej kończąc.  Koszt wdrożenia Kwalifikowanego Podpisu Elektronicznego jest relatywnie niski i wynosi około 300 zł na przestrzeni 2 lat. Daje to równowartość jednej przesyłki kurierskiej miesięcznie przez ten sam okres czasu, w skali miesiąca Kwalifikowany Podpis Elektroniczny pozwala zaoszczędzić środki przeznaczane na tradycyjny, papierowy obieg dokumentów.

Kwalifikowane podpisy elektroniczne wydawane są w specjalnych centrach certyfikujących, które podlegają kontroli Ministerstwa Cyfryzacji i Narodowego Centrum Certyfikacji. Aby uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny, należy więc podpisać umowę z dostawcą takich usług. Ważnym aspektem uzyskania tej usług jest weryfikacja tożsamości, dlatego w celu otrzymania kwalifikowanego podpisu elektronicznego trzeba udać się najczęściej do siedziby firmy, jej oddziału lub współpracującego punktu partnerskiego. Niezbędny będzie oczywiście dowód osobisty jako potwierdzenie naszej osoby.

Każdy dostawca ma swój własny sposób wdrażania podpisów kwalifikowanych, Centrum Certyfikacji EuroCert oferuje uzyskanie podpisu w 15 minut w jednym z 300 punktów partnerskich na terenie całego kraju lub w przypadku, w którym dysponujesz niewielką ilością wolnego czasu, kwalifikowany podpis elektroniczny może Ci być dostarczony pod same drzwi mieszkania lub biura, wystarczy umówić się na spotkanie z przedstawicielem firmy.

A co jeśli nie przebywasz w Polsce? W tym przypadku kwalifikowany podpis elektroniczny może zostać wystawiony na odległość, jedynym wymogiem aby uzyskać do niego dostęp jest uzyskanie poświadczenia danych osobowych u dowolnego, lokalnego notariusza z kraju, w którym aktualnie się znajdujesz.

Wśród przedsiębiorców pojawia się wiele pytań o praktyczną stronę wykorzystywania podpisów kwalifikowanych w postępowaniach przetargowych. Należy pamiętać, że prawo nie wskazuje konkretnej osoby, która podpisuje się pod ofertą przetargową. Ważne jest, aby była to osoba związana z firmą oraz miała niezbędne upoważnienia do reprezentowania jej w danym konkursie. Osoba uzyskująca Kwalifikowany Podpis Elektroniczny może poprosić o wprowadzenie danych firmowych do podpisu, nie jest to w żadnym razie wymogiem prawnym a jedynie dobrą wolą właściciela podpisu. Oznacza to, że podpis może zawierać nazwę przedsiębiorstwa, NIP, adres oraz nazwę stanowiska pracownika.

- Centrum certyfikacji EuroCert, w którym uzyskujemy podpis kwalifikowany, może wydać kwalifikowany podpis elektroniczny również obcokrajowcowi bez polskiego obywatelstwa, który np. pracuje na terenie Polski czy Unii Europejskiej. Dostarczenie podpisu może mieć miejsce również za granicą, bez konieczności przyjeżdżania do Polski – dodaje Adam Furtak z Eurocert.

Pełne informacje dotyczące usług związanych z kwalifikowanym podpisem elektronicznym można uzyskać w Centrum Certyfikacji Eurocert – kontaktując się z przedstawicielem firmy Panem Adamem Furtakiem 790-216-959.

Artykuł sponsorowany