Można żądać dokumentów od podmiotu, który faktycznie realizuje zamówienie

Faktyczny udział podmiotu trzeciego w realizacji zamówienia nie budzi wątpliwości w przypadku podmiotów udostępniających wiedzę i doświadczenie. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że taki podmiot nie będzie uczestniczył w realizacji zamówienia, niezależnie od tego, czy będzie to podwykonawstwo, doradztwo czy inna forma uczestnictwa oraz niezależnie od tego, czy prowadzi on działalność gospodarczą.

Bez wątpienia, w sytuacji gdy wykonawca powołuje się na wiedzę i doświadczenie podmiotu trzeciego, zobligowany jest do złożenia dla tego podmiotu dokumentów i oświadczeń żądanych przez zamawiającego. Przeciwne działania zamawiającego lub twierdzenia wykonawcy doprowadziłyby de facto do fikcyjnego udostępniania tych zasobów. Odmiennie natomiast w przypadku, gdy wykonawca powołuje się na potencjał kadrowy czy techniczny innego podmiotu. Nie oznacza to automatycznie, że podmiot użyczający będzie uczestniczył w realizacji części zamówienia. W przypadku gdy podmiot udostępnia jedynie sprzęt czy osoby, które zostaną skierowane do realizacji zamówienia, a sam nie będzie brał udziału w realizacji tego zamówienia, nie będzie zobowiązany do złożenia dokumentów i oświadczeń żądanych przez zamawiającego. Do złożenia takich oświadczeń i dokumentów nie będzie zobowiązana także osoba, która udostępnia „sama siebie” wykonawcy, na zasadzie dysponowania bezpośredniego. Nie ma przy tym znaczenia fakt, czy osoba ta prowadzi działalność gospodarczą, czy nie.

W celu ustalenia, czy podmiot trzeci zobowiązany jest do złożenia oświadczeń i dokumentów, zamawiający powinien zwrócić się do wykonawcy o wyjaśnienia w trybie art. 26 ust. 4 ustawy Pzp z pytaniem, czy podmiot, na zasoby którego powołuje się wykonawca, będzie brał udział w realizacji części zamówienia, przy której wykorzystywane będą udostępnione zasoby. Procedurę ewentualnego wezwania do uzupełnienia zamawiający powinien wszcząć dopiero po uzyskaniu takich wyjaśnień od wykonawcy.

Na marginesie, w praktyce zamawiający najczęściej poprzestają na żądaniu złożenia przez podmiot trzeci, który będzie brał udział w realizacji zamówienia, oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z udziału w postępowaniu. Poza tym, że znacznie ogranicza to czas weryfikacji dokumentów i oświadczeń, to dodatkowo niejednokrotnie pozwala uniknąć skomplikowanych problemów, które mogą wystąpić, gdy podmiotem trzecim jest podmiot zagraniczny. W przypadku takich podmiotów ustalenie katalogu dokumentów, wystawianych w kraju, w którym podmiot ten ma siedzibę lub miejsce zamieszkania, oznacza z reguły żmudną i długotrwałą procedurę wyjaśniania, a następnie oceny prawidłowości.