Raport z realizacji zamówienia – wskazówki UZP dotyczące sporządzania dokumentu

Wprowadzenie obowiązku sporządzania raportu ma na celu realizację zasady efektywności w praktyce. Zasada efektywności oznacza, że zamawiający ma za zadanie uzyskać możliwie najwyższą jakość dostaw, usług oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach posiadanych przez siebie środków finansowych.

Zamówienie powinno także przynieść najlepsze efekty zamówienia w stosunku do poniesionych nakładów, w tym efekty społeczne, środowiskowe oraz gospodarcze, jeżeli są one możliwe do osiągnięcia z uwagi na przedmiot danego zamówienia. Z tego względu szczególnie ważne stało się także odpowiednie zarządzanie wykonaniem umowy w sprawie zamówienia.

Raport z realizacji zamówienia ma służyć zwiększeniu efektywności wydatkowania środków publicznych (art. 446 ustawy Pzp).

Do sporządzenia raportu są zobowiązani zamawiający udzielający:

• zamówień klasycznych, 
• zamówień sektorowych.

Obowiązek nie dotyczy:

• zamawiających udzielających zamówień z dziedzin obronności i bezpieczeństwa oraz
• umowy ramowej. 

Raportu nie trzeba publikować ani przekazywać do innych instytucji np. do Urzędu Zamówień Publicznych. Jest to dokument na wewnętrzne potrzeby zamawiającego.

Opracowanie raportu z realizacji zamówienia łączy się z wystąpieniem sytuacji niepożądanych podczas wykonywania umowy. UZP podsuwa 4 pytania, na które powinien odpowiedzieć zamawiający, analizując wystąpienie obowiązku raportowania. Odpowiedź twierdząca na co najmniej jedno z nich zobowiązuje do sporządzenia raportu. Wymieniamy je poniżej wraz z krótkim komentarzem:

1.     Czy na realizację zamówienia była wydatkowana kwota wyższa o co najmniej o 10% od wartości ceny ofertowej?

Należy tutaj porównać kwotę wydatkowaną na realizację zamówienia z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą oferty albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie była podana cena jednostkowa lub ceny jednostkowe.

Ustawa Pzp nie odnosi się zatem do wynagrodzenia wykonawcy, ale ogólnie do zwiększenia wydatków zamawiającego związanych z realizacją umowy.

2.     Czy na wykonawcę nałożono kary umowne w wysokości co najmniej 10% wartości ceny ofertowej?

Wystarczy tutaj sytuacja, w której zamawiający złoży wykonawcy oświadczenie o naliczeniu kary umownej, czyli poinformuje go o tym i wezwie do zapłaty. Naliczenie kary nie oznacza automatycznie nienależytej realizacji umowy.

3.     Czy wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:

• 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro,
• 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20.000.000 euro, a dla dostaw lub usług – 10.000.000 euro?

Opóźnienie może dotyczyć zarówno ostatecznego jak i pośrednich terminów realizacji umowy wynikających z harmonogramu. Nie ma przy tym znaczenia fakt zawinienia bądź braku winy wykonawcy w opóźnieniu.

4.     Czy zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części?

Nie ma tu znaczenia przyczyna odstąpienia oraz jego zakres a także wina bądź brak winy wykonawcy/zamawiającego. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron nie stanowi okoliczności, która zobowiązuje do sporządzenia raportu.

Zamawiający ma jeden miesiąc na sporządzenie raportu z realizacji zamówienia, licząc od dnia:

• sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
• rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.

Wykonanie umowy to realizacja przez wykonawcę umówionego przedmiotu świadczenia głównego. Wykonanie umowy nie obejmuje okresu gwarancji ani rękojmi.

Źródło: https://www.gov.pl/web/uzp/raport-z-realizacji-zamowienia--publikacja-uzp

Opracowanie: