Termin związania ofertą w Prawie zamówień publicznych 2024: prawo i praktyka dla zamawiających i wykonawców

Wykonawca ma prawo złożyć swoją ofertę jedynie do upływu terminu składania ofert.

Do czasu upływu terminu składania ofert wykonawca ma także – zgodnie z prawem – możliwość jej wycofania. Prawo to dezaktualizuje się wraz z upływem terminu. Od terminu złożenia oferty, wykonawca jest związany ofertą w zakresie realizacji zamówienia w terminie i na warunkach, jakie w niej zaproponował. Oznacza to, że nie może wycofać oferty, ale także nie może jej już zmienić.

Wykonawca w terminie związania ofertą jest także zobowiązany do podpisania umowy z zamawiającym, który zdecyduje się wybrać jego ofertę jako najkorzystniejszą. W przypadku uchylania się od zawarcia kontraktu poniesie natomiast związane z tym konsekwencje, głównie w zakresie zatrzymania przez zamawiającego wadium.

Obowiązek zawarcia umowy z zamawiającym trwa przez cały okres związania ofertą. Warto pamiętać, że pierwszym dniem okresu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert. Nie stosujemy tutaj zasady liczenia terminów zgodnej z przepisami Kodeksu cywilnego, która mówi, że pierwszym dniem liczenia terminu jest ten następujący po dniu, w którym wystąpiło zdarzenie będące początkiem terminu (art. 111 Kodeksu cywilnego).

Koniec terminu związania ofertą następuje w chwili zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którym jest:

• podpisanie umowy w sprawie zamówienia bądź
• unieważnienie procedury.

Zarówno początek terminu związania ofertą jak i jego maksymalna długość wynikają z przepisów Prawa zamówień publicznych. Zamawiający, wskazując termin w dokumentach zamówienia, jest związany tymi regulacjami i nie ma tutaj dowolności decyzji odnośnie do TZO.

Termin związania ofertą – tabela

W przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi w terminie związania ofertą, zamawiający przed upływem terminu, zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na jego przedłużenie o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż:

• 60 dni – w przypadku zamówień unijnych,
• 30 dni – w przypadku zamówień krajowych.

Zamawiający powinien – analogiczne do określania podstawowego terminu związania ofertą – wskazać datę, w której mija przedłużony termin.

Zgoda wykonawcy na przedłużenie terminu związania ofertą musi zostać złożona na piśmie, choć ustawa Pzp nie przewiduje tutaj wymogu określonego podpisu (np. kwalifikowanego). Oświadczenie powinno być natomiast wystawione przez osobę, która jest umocowana do działania w imieniu wykonawcy. W Komentarzu UZP do ustawy Pzp z 2019 roku czytamy, że: „Szczegółowy sposób złożenia oświadczenia wynikać będzie ze sposobu komunikacji przyjętego dla danego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego”.

W przypadku gdy zamawiający żądał od wykonawców wadium, wówczas przedłużenie
terminu związania ofertą, następuje wraz z przedłużeniem okresu ważności wadium albo, jeżeli nie jest to możliwe, z wniesieniem nowego wadium na przedłużony okres związania ofertą.

Jeśli wykonawca:

• nie zgodzi się przedłużyć TZO (bądź w ogóle nie odpowie na wezwanie zamawiającego),
• nie zgodzi się na wybór oferty po upływie terminu związania ofertą,
• zgodzi się przedłużyć termin związania ofertą, ale nie złoży wadium na przedłużony okres związania ofertą,

oferta wykonawcy podlega odrzuceniu (art. 226 ust. 1 pkt 12–14 ustawy Pzp).

Wszczęcie procedury przedłużenia terminu związania ofertą o okres 30/60 dni to obowiązek zamawiającego. O samodzielnym przedłużeniu terminu przez wykonawcę nasz ekspert pisze w artykule: Czy zgodnie z nowym Prawem zamówień publicznych wykonawca może sam przedłużyć termin związania ofertą?

Jeśli w postępowaniu, w którym minął już termin związania wykonawcy ofertą, zamawiający nadal nie wybrał oferty najkorzystniejszej, może on zwrócić się do pierwszego w rankingu ofert podmiotu do wyrażenia, w wyznaczonym terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.

Jeśli ten wykonawca nie zgodzi się na wybór jego oferty po upływie TZO, wezwanie można wystosować do kolejnego podmiotu w rankingu, chyba, że zachodzą przesłanki do unieważnienia postępowania (art. 252 ust. 2 i 3 ustawy Pzp)

Pytanie:

Wykonawca odwołał się do KIO i Izba nakazała zamawiającemu unieważnić wybór najkorzystniejszej oferty oraz ponownie zbadać oferty. Zamawiający tak też uczynił (wyrok zapadł po terminie związania ofertą). Obecnie termin związania ofertą upłynął. Jeden z wykonawców, który miał uzupełnić dokumenty, nie odpowiedział na wezwanie. Czy zamawiający powinien wezwać kolejnego wykonawcę do złożenia podmiotowych środków dowodowych? Czy w kwestii terminu związania ofertą zamawiający powinien podjąć jakieś kroki? Czy należy po prostu badać kolejne oferty mimo upływu terminu?

Odpowiedź:

Jeżeli termin związania ofertą już upłynął, zamawiający nie ma podstaw, aby podejmować czynności zmierzające do jego przywrócenia. Wybór oferty powinien zostać poprzedzony procedurą z art. 252 ust. 2 ustawy Pzp.

Zgodnie z art. 220 ust. 3 oraz 307 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych, w przypadku gdy zamawiający nie może dokonać wybory oferty przed upływem terminu związania ofertą, określonego w dokumencie zamówienia, wówczas przed upływem tego terminu zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu o wskazywany przez niego okres. W procedurze krajowej czas ten wynosi maksymalnie 30 dni, w unijnej zaś, nie więcej niż 60 dni.

Jak wynika wprost z treści regulacji, zamawiający kieruje wezwanie, wyłącznie wówczas gdy spodziewa się, że wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumencie zamówienia. Taka sytuacja nie nastąpi jednak w przypadku wniesienia odwołania do KIO na wybór oferty najkorzystniejszej. Wybór bowiem w tej sytuacji nastąpił. Tym samym nie jest wymagane kierowanie obligatoryjnego wezwania do przedłużenia TZO.

W ustawie Pzp próżno szukać regulacji szczególnej stanowiącej o zawieszeniu biegu TZO w przypadku wniesienia odwołania, jak i o obowiązku wzywania wykonawcy, aby przedłużył TZO na czas trwania postępowania odwoławczego.

Takie regulacje są efektem wprowadzenia do ustawy Pzp przepisów umożliwiających wybór oferty po upływie terminu związania ofertą za zgodą wykonawcy na podstawie art. 252 ust. 2 i 3 ustawy Pzp. Tym samym, ponowny wybór powinien zostać poprzedzony zastosowaniem tej procedury.

Katarzyna Bełdowska

Pytanie:

Zamawiający prowadzi postępowanie w trybie podstawowym zgodnie z art. 275 pkt 2 ustawy Pzp. W postępowaniu złożono 7 ofert. Zastrzegł, że po złożeniu ofert wstępnych będzie prowadził negocjacje tylko z trzema najwyżej ocenionymi wykonawcami. Jesteśmy na etapie prowadzenia negocjacji i zbliża się koniec terminu związania ofertą. Czy zamawiający wysyła prośbę o wydłużenie terminu związania ofertą do wszystkich siedmiu wykonawców, czy tylko do trzech, z którymi właśnie prowadzi negocjacje?

Odpowiedź:

Odpowiedzi na zadane pytanie należy poszukiwać w art. 307 ust. 2 ustawy Pzp, który znajduje zastosowanie do postępowania prowadzonego w trybie podstawowym z negocjacjami.

Przepis ten stanowi, że w przypadku gdy wybór najkorzystniejszej oferty nie nastąpi przed upływem terminu związania ofertą określonego w dokumentach zamówienia, zamawiający przed upływem terminu związania ofertą zwraca się jednokrotnie do wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie tego terminu o wskazywany przez niego okres, nie dłuższy niż 30 dni.

Co do zasady do upływu terminu na wniesienie odwołania wobec czynności wyboru najkorzystniejszej oferty nie można wykluczyć możliwości, że zamówienie zostanie udzielone wykonawcy spoza kręgu tych, z którymi zamawiający prowadził negocjacje.

Skierowanie wezwania wyłącznie do trzech wykonawców, którzy aktualnie biorą udział w negocjacjach mogłoby zatem doprowadzić do sytuacji, że na etapie rozstrzygania postępowania część wykonawców jest związana swoimi ofertami, a część nie.

Zatem wezwanie do przedłużenia terminu związania ofertą wszystkich siedmiu wykonawców zapobiegnie takiej sytuacji i będzie zgodne z zasadą równego traktowania wykonawców.

Magdalena Grabarczyk

Pytanie:

Prowadzę przetarg na roboty budowlane. Zamówienia udzielam w trybie podstawowym na podstawie art. 275 pkt 1 ustawy według zapisów w SWZ „Wykonawca jest związany ofertą 30 dni od terminu składania ofert”. W ogłoszeniu o zamówieniu opublikowanym na portalu E-Zamówienia wskazano: „Termin związania ofertą: do 2024-12-04 Termin otwarcia ofert: 04.11.2024”.

Licząc 30 dni – koniec terminu wypada 3 grudnia 2024 r. – czy mam rację? Dnia 4 grudnia 2024 r. (termin podany w ogłoszeniu na E-Zamówienia) wykonawcy złożyli 2 oferty. Pierwszy wykonawca oświadczył, że jest związany ofertą do 4 grudnia 2024 r. Drugi oświadczył , że jest związany ofertą do 3 grudnia 2024 r. Która oferta zawiera właściwy termin związania ofertą? Czy jedna z nich podlega odrzuceniu?

Odpowiedź:

Jeżeli obydwaj wykonawcy są związani ofertą przez maksymalny okres 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert (wliczając ten dzień) wynikający z przepisów ustawy Pzp, to brak jest podstawy do odrzucenia złożonych przez nich ofert.

Zgodnie z art. 307 ust. 1 ustawy Pzp wykonawca jest związany ofertą do upływu terminu określonego datą w dokumentach zamówienia, jednak nie dłużej niż 30 dni od dnia upływu terminu składania ofert. Przy czym pierwszym dniem terminu związania ofertą jest dzień, w którym upływa termin składania ofert.

W trybie podstawowym bez negocjacji termin związania ofertą zamawiający określa zatem w dokumentach zamówienia (tj. w SWZ). Ponadto termin związania ofertą jest wskazywany w ogłoszeniu o zamówieniu. Nie można przy tym pomijać, że ani SWZ ani ogłoszenie o zamówieniu nie mają mocy wyższej rangi niż przepisy ustawy Pzp.

Ustawa Pzp ogranicza natomiast możliwość swobodnego określenia przez zamawiającego terminu związania ofertą. Dopuszczalny okres związania wykonawcy ofertą to tym przypadku maksymalnie 30 dni.

W opisanym przypadku – jak wskazano w pytaniu – termin otwarcia ofert wyznaczono na 4 listopada 2024 r. Przy założeniu, że:

• w tym dniu upływał termin składania ofert (brak o tym informacji w pytaniu),
• dopuszczalny maksymalny termin związania ofertą to 30 dni,

termin związania ofertą upływa 3 grudnia 2024 r.

Pierwszym dniem, od którego zaczyna się bowiem okres związania wykonawcy złożoną przez niego ofertą, nie jest (tak jak w przepisach Kodeksu cywilnego) dzień następny po dniu będącym ostatnim dniem terminu składania ofert. Jest nim dzień, w którym upływa termin składania ofert.

Oznacza to, że podany w ogłoszeniu o zamówieniu dzień 4 grudnia 2024 r. jako termin związania ofertą został określony z naruszeniem przepisów ustawy Pzp.

Magdalena Grabarczyk

Pytanie:

Zamawiający w trybie podstawowym z możliwością negocjacji (nie żądał wadium) pomylił się w SWZ, określając termin związania ofertą (30 dni policzono, nie wliczając terminu składania ofert, lecz od dnia następnego). Przykładowo: termin składania ofert wyznaczono na 20 czerwca 2024 r. a termin związania ofertą na 20 lipca 2024 r. (zamiast 19 lipca 2024 r.)

W SWZ widniał oczywiście zapis „Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Dzień ten jest pierwszym dniem terminu związania ofertą”. Co powinien zrobić zamawiający?

Odpowiedź:

Należy zmienić ogłoszenie o zamówieniu oraz SWZ, wskazując prawidłową datę, w której upływa termin związania ofertą.

Zamawiający powinien zmienić ogłoszenie o zamówieniu w zakresie terminu związania ofertą tj. poprzez wskazanie prawidłowej daty związania ofertą (art. 271 ust. 1 ustawy Pzp) oraz dokonać analogicznej zmiany SWZ (art. 286 ust. 1 ustawy Pzp).

Jednocześnie z przepisów wynika, iż w przypadku gdy zmiana treści:

• ogłoszenia o zamówieniu jest istotna, w szczególności dotyczy określenia przedmiotu, wielkości lub zakresu zamówienia, kryteriów oceny ofert, warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełniania, zamawiający przedłuża termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie lub wprowadzenie zmian we wnioskach albo ofertach;
• SWZ jest istotna dla sporządzenia oferty lub wymaga od wykonawców dodatkowego czasu na zapoznanie się ze zmianą treści SWZ i przygotowanie ofert,

zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny na ich przygotowanie.

Biorąc pod uwagę, że zmiana polega na wskazaniu wcześniejszej daty terminu związania ofertą a nie późniejszej w stosunku do 20.07.2024 r., wydaje się że nie wywoła to po stronie wykonawców konieczności dokonania nowych czynności, które sprawią, że ich oferta będzie ważna.

Gdyby zamawiający zmieniał termin związania ofertą z 19 lipca na 20 lipca, to faktycznie wymuszałoby to podjęcie przez wykonawców działań polegających na wydłużeniu terminów wskazywanych w pozyskiwanych dokumentach wadialnych, czy zabezpieczeniu wadium w pieniądzu na dłuższy okres i tym samym zasadne byłoby przedłużenie terminu składania ofert. Tymczasem w okolicznościach tej sprawy zmiana jest w pewnym sensie korzystna dla wykonawców i dlatego uważam, że nie powinna pociągać za sobą zmiany terminu składania ofert.

Anna Żochowska

Pytanie:

Zamawiający zwrócił się do wykonawców o przedłużenie terminu związania ofertą. Dwóch z nich nie wyraziło zgody. Czy zamawiający powinien zwrócić wadium tym wykonawcom po upływie pierwotnego terminu związania ofertą czy dopiero po upływie przedłużonego?

Odpowiedź:

W przypadku, gdy wykonawca na wezwanie zamawiającego nie przedłużył terminu związania ofertą, wadium należy zwrócić najpóźniej w terminie 7 dni od upływu pierwotnego terminu związania.

W obecnym stanie prawnym, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia wystąpienia m.in. okoliczności takich jak upływ terminu związania ofertą (art. 98 ust. 1 ustawy Pzp).

We wskazanym przypadku nastąpiła taka sytuacja, gdyż wykonawca nie przedłużając terminu związania ofertą na wezwanie zamawiającego, spowodował, że termin ten wygasł w dniu wskazanym pierwotnie w dokumentach zamówienia.

Termin na zwrot wadium przepis określa jako niezwłoczny. Dla zamawiającego oznacza to dokonanie tej czynności najszybciej jak to możliwe – bez zbędnej zwłoki. Ponadto czas na zwrot, licząc odpowiednio od dnia wystąpienia okoliczności (tu: dzień upływu terminu związania ofertą), wynosi maksymalnie 7 dni.

Iwona Bujak

Praca zbiorowa: Justyna Rek-Pawłowska, Katarzyna Bełdowska, Magdalena Grabarczyk, Anna Żochowska, Iwona Bujak