związanie ofertą

  Termin związania ofertą w Prawie zamówień publicznych 2024: prawo i praktyka dla zamawiających i wykonawców

Termin związania ofertą w Prawie zamówień publicznych 2024: prawo i praktyka dla zamawiających i wykonawców

Termin związania ofertą to czas, w którym wykonawca ma obowiązek zawrzeć z zamawiającym umowę na warunkach określonych w złożonej ofercie. Termin ten – zgodnie z przepisami Prawa zamówień publicznych – musi wskazać w dokumentach zamówienia sam zamawiający. Czyni to, podając konkretną datę, w której mija TZO. W artykule piszemy o tym, jakie terminy związania ofertą obowiązują w postępowaniach unijnych a jakie w krajowych oraz jakie są reguły przedłużania tego terminu. Dodatkowo przeczytasz 5 case studies, które rozwiązują problemy zamawiających i wykonawców w tym obszarze.

W tym artykule
  • Jeżeli termin związania ofertą już upłynął, zamawiający nie ma podstaw, aby podejmować czynności zmierzające do jego przywrócenia. Wybór oferty powinien zostać poprzedzony procedurą z art. 252 ust. 2 ustawy Pzp.
  • Z brzmienia art. 307 ust. 2 Pzp nie wynika możliwość ograniczenia kręgu wykonawców, do których zamawiający skieruje wezwanie o przedłużenie terminu związania ofertą, wyłącznie do wykonawców biorących udział w negocjacjach.
  • Zamawiający powinien wezwać do przedłużenia terminu związania ofertą wszystkich wykonawców, którzy w dniu wezwania ubiegają się o udzielenie zamówienia w tym postępowaniu.
  • Jeśli zamawiający pomylił się z określeniem terminu związania ofertą, powinien zmienić w tym zakresie ogłoszenie o zamówieniu, wskazując prawidłową datę związania ofertą (art. 271 ust. 1 ustawy Pzp) oraz dokonać analogicznej zmiany SWZ (art. 286 ust. 1 ustawy Pzp). Jeśli zmiana ogłoszenia i SWZ polega na wskazaniu wcześniejszej daty terminu związania ofertą a nie późniejszej w stosunku do właściwego terminu, wydaje się że nie wywoła to po stronie wykonawców konieczności dokonania nowych czynności, które sprawią, że ich oferta będzie ważna.
  • W przypadku, gdy wykonawca na wezwanie zamawiającego nie przedłużył terminu związania ofertą, wadium należy zwrócić mu najpóźniej w terminie 7 dni od upływu pierwotnego terminu związania.

Czy przedłużenie terminu związania ofertą po jego upływie może być skuteczne?

Pytanie:

W postępowaniu powyżej progu unijnego zamawiający 8 listopada 2019 r. wezwał wykonawców do wyrażenia zgody na przedłużenie terminu związania ofertą o 60 dni (nie wymagano wadium). Zamawiający wskazał, że oświadczenia w tym zakresie oczekuje od wykonawców do 17 listopada 2019 r. (niedziela – ostatni dzień terminu związania ofertą). W wezwaniu wskazał, że prosi o przedłużenie terminu o 60 dni i podał omyłkowo datę graniczną 15 stycznia 2019 r. zamiast 15 stycznia 2020 r. Jednocześnie poinformował wykonawców, że brak zgody na przedłużenie terminu związania ofertą spowoduje jej odrzucenie na podstawie art. 89 ust. 1 pkt 7a ustawy Pzp. Jeden z wykonawców nie udzielił odpowiedzi na wezwanie w wyznaczonym terminie. Dnia 19 listopada 2019 r. (2 dni po upływie terminu związania ofertą) wykonawca za pośrednictwem platformy zakupowej, na której prowadzone jest postępowanie, przekazał zamawiającemu dwa e-maile o następującej treści:

1) „wyrażamy zgodę na przedłużenie obowiązywania oferty na 60 dni. Przepraszamy za późną odpowiedź. Jeśli potrzebują Państwo do tego oficjalnego dokumentu, przygotujemy go”

2) „właśnie przesłałem umowę jako dokument. W razie dalszych pytań proszę się ze mną skontaktować w dowolnym momencie”.

Wykonawca nie załączył do wiadomości żadnych plików. Czy zamawiający powinien odrzucić jego ofertę z powodu złożenia oświadczenia po upływie terminu związania nią?

Zadbaj o to, by wykonawca był związany ofertą także w dacie podpisywania umowy

Pytanie:

Przeprowadzamy postępowanie na remont bloku operacyjnego o wartości ok. 3.000.000 zł. Termin składania ofert upłynął 19 stycznia 2018 r. Wpłynęły dwie oferty a wykonawcy byli nimi związani do 19 lutego 2018 r. Żądaliśmy wniesienia wadium w wysokości 70.000 zł. Dnia 13 lutego 2018 r. wybraliśmy najkorzystniejszą ofertę wykonawcy A. W tym samym dniu wysłano mu informację o konieczności należytego zabezpieczenia umowy w wysokości wymaganych 5%. Termin na zawarcie umowy to 5 dni, czyli przypada na 20 lutego 2018 r. Po dokonaniu wyboru, przesłaniu informacji wykonawcom i zamieszczeniu ich na stronie internetowej, kontakt z wybranym oferentem urwał się. W dniu 15 lutego 2018 r. wykonawca potwierdził gotowość osobistego podpisania umowy w najbliższym możliwym terminie, tj. 20 lutego 2018 r. w siedzibie zamawiającego. Tego samego dnia ponownie wezwaliśmy go do podpisania umowy, na co ten odpisał, że nie przedłużyliśmy terminu związania ofertą, co – w jego ocenie – powoduje nieważność złożonej oferty i w związku z tym nie ma możliwości podpisania umowy. Ubezpieczyciel nie chce wypłacić wadium. Nie mogę wybrać kolejnego wykonawcy, bo jego oferta jest droższa o 300.000 zł. Wykonawca A naraził nas na szkodę, bo nie mamy możliwości uzyskania wadium a musimy wybrać ofertę droższą o 300.000 zł. Czy termin związania ofertą to czas na podjęcie decyzji o wyborze oferty czy termin na podpisanie umowy?