Siedem zasad dotyczących umów o zamówienia publiczne

Zasada 1. Do umów w sprawie zamówień publicznych należy stosować regulacje Kodeksu cywilnego, chyba że przepis ustawy Pzp stanowi inaczej. Jeśli więc dana kwestia związana z umową nie została uregulowana w ustawie Pzp, zamawiający będzie musiał zastosować przepisy kc.

Zasada 2. Istotne dla stron postanowienia treści umowy, ogólne warunki umowy bądź jej wzór są obowiązkowym elementem siwz.

W przypadku zamówień niezbyt skomplikowanych czy standardowych (np. na dostawę komputerów, drukarek czy artykułów biurowych) warto, aby zamawiający uczynił wzór umowy elementem siwz. W pozostałych przypadkach lepszym rozwiązaniem będzie, jeśli umieści w siwz jedynie istotne postanowienia umowy, a ostateczny kształt nada jej podczas bezpośrednich rozmów z wykonawcą.

Zasada 3. Umowę oraz zmiany do umowy należy zawsze sporządzać w formie pisemnej, pod rygorem nieważności. Do zachowania formy pisemnej wystarcza złożenie własnoręcznych podpisów na dokumencie umowy (art. 78 § 1 kc). Umowa zawarta ustnie będzie nieważna.

Zasada 4. Postanowienia umowy o zamówienie publiczne muszą uwzględniać zasadę uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców oraz współżycia społecznego. Przykładem naruszenia tych zasad jest sytuacja, gdy zamawiający zastrzegł, że kary umowne będzie płacić jedynie wykonawca wówczas, gdy nie wywiąże się ze swoich zobowiązań, np. spóźni się ze spełnieniem świadczenia), natomiast zamawiający w stosunku do siebie takiej kary nie będzie przewidywał.

Zasada 5. Formułując warunki umowy, zamawiający powinien unikać sztywnych postanowień. Ich stosowanie uniemożliwi w trakcie realizacji zamówienia dostosowanie umowy do zmieniających się realiów. Szczególną uwagę należy zwróć na to, aby elastycznie określić wynagrodzenie wykonawcy.

Zasada 6. Zamawiający musi pamiętać, że jeśli przewidział możliwość składania ofert częściowych, wówczas każda część zamówienia będzie przedmiotem odrębnej umowy, nawet jeśli podpisuje je z tym samym wykonawcą.

Zasada 7. Do elementów, które powinna zawierać każda umowa o zamówienie publiczne, zaliczyć należy określenie: stron, przedmiotu umowy i ceny realizacji zamówienia, terminu realizacji.