Skan oferty z podpisem elektronicznym – czy jest dopuszczalny wg opinii UZP?
Czy wykonawca może wypełnić interaktywny formularz oferty na platformie zakupowej, wydrukować go, zeskanować, podpisać odpowiednim podpisem i przesłać zamawiającemu? Zgodnie z opinią Urzędu Zamówień Publicznych zarówno formularz interaktywny stanowiący ofertę jak i oferta, która została złożona na innym wzorze, sporządzone pierwotnie w postaci papierowej, w sytuacji gdy zostały opatrzone wymaganym właściwym w świetle art. 63 ustawy Pzp podpisem, należy uznać za złożone prawidłowo.
Interaktywny formularz w opisanej sytuacji stanowi ofertę składaną w postępowaniu o udzielenie zamówienia. W art. 63 ustawy Pzp, ustawodawca przewidział, w jakiej formie mają być składane m.in. oferty. W przypadku postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursu o wartości równej lub przekraczającej progi unijne, wymienione dokumenty, będą mieć pod rygorem nieważności formę elektroniczną tj. postać elektroniczną opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Postępowanie krajowe poza formą elektroniczną dopuszcza również ofertę w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub osobistym.
Oryginał na piśmie, skan z podpisem
Można zatem wskazać, że „punktem wyjścia” do prawidłowego złożenia oferty jest nadanie jej postaci elektronicznej. Pojęcie postaci elektronicznej odwołuje się do sposobu wyrażenia woli przez dany podmiot. Postać elektroniczną ma zatem zarówno plik stworzony pierwotnie jako dokument elektroniczny, jak i plik stworzony pierwotnie w postaci pisemnej, a następnie przekształcony w dokument elektroniczny.
Postać elektroniczną ma zarówno oferta sporządzona jako dokument elektroniczny poprzez wypełnienie „na komputerze” stosownego formularza, jak i oferta sporządzona pierwotnie w postaci pisemnej a następnie „przeobrażona” poprzez zeskanowanie/zrobienie zdjęcia, w postać elektroniczną. Taka postać musi być jednak podpisana zgodnie z wytycznymi zawartymi w ustawie Pzp.
Podpisany skan oferty nie jest elektroniczną kopią dokumentu
W tej materii wypowiedział się również UZP, który w opinii prawnej „Dopuszczalność »skanu oferty« w postępowaniu o zamówienie publiczne”, wskazał m.in., że:
„(…) 1. Ofertę pierwotnie sporządzoną w postaci papierowej następnie przekształconą do postaci elektronicznej np. poprzez jej zeskanowanie, winno uznać się za dokument elektroniczny.
2. Nie każdy dokument elektroniczny, podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stanowiący odwzorowanie dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w postaci papierowej (np. skan w PDF), będzie uznany za elektroniczną kopię. W każdym przypadku należy brać pod uwagę kontekst wystawienia i złożenia danego oświadczenia lub dokumentu.
3. W przypadku zeskanowania oferty wykonawcy pierwotnie wytworzonej przez niego w postaci papierowej, tj. przekształcenia jej w postać elektroniczną, a następnie opatrzenie powstałego w ten sposób dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wykonawcy, oznacza wolę złożenia oferty, nie zaś kopii oferty.
4. Ofertę, stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy, należy uznać za dokument elektroniczny (ofertę złożoną w postaci elektronicznej) niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna powstała wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci papierowej do postaci elektronicznej, jeżeli tylko dokument elektroniczny zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
Powiązane treści
